Албан байгууллагын ширээн дээрх замбараагүй цаас, хавтас, чухал баримт бичгээ олох гэж зарцуулсан үр ашиггүй цаг хугацаа танд танил санагдаж байна уу? Бичиг хэргийн эмх цэгц, архивын зөв зохион байгуулалт нь байгууллагын үр ашгийг нэмэгдүүлээд зогсохгүй, цаг хугацаа, орон зайг хэмнэх гол түлхүүр болдог. Гэвч архивын ажилд шаардлагатай бүх хэрэгслийг нэг бүрчлэн цуглуулах нь өөрөө цаг авсан, төвөгтэй ажил байх нь элбэг.
Тэгвэл энэ бүх асуудлыг нэг дор шийдэх ухаалаг арга зам бий. Энэ бол www.Shogol.mn-ийн санал болгож буй иж бүрэн архивын багц юм. Энэхүү блог нийтлэлээр бид яагаад эмх цэгцтэй архив чухал болох, мөн шидэт шоголын ухаалаг багцууд таны ажлыг хэрхэн хөнгөвчилж, цаг зав, зардлыг тань хэмнэх талаар дэлгэрэнгүй танилцуулах болно.
1.Эмх цэгцтэй Архивийн ач холбогдол: Яагаад энэ ЧУХАЛ вэ?
Баримт архивлах үйл явц нь зүгээр нэг хуучин цаасыг хайрцагт хийхээс хамаагүй илүү гүн утгатай. Энэ бол байгууллагын мэдээллийн санг системтэйгээр удирдах, хамгаалах, хэрэгцээт үед хурдан шуурхай ашиглах боломжийг бүрдүүлдэг стратегийн үйл ажиллагаа юм. Зөв зохион байгуулагдсан эмх цэгцтэй архив нь дараах гол давуу талуудыг бий болгодог.
1.1 – Цаг хугацаа ба үр ашгийн хэмнэлт
Судалгаагаар ажилтнууд ажлын цагийнхаа багагүй хувийг шаардлагатай бичиг баримтыг хайхад зарцуулдаг нь тогтоогджээ. Харин бүх зүйл ангилал, төрлийн дагуу цэгцтэй байвал та хэдхэн минутын дотор хүссэн мэдээллээ олж, үндсэн ажилдаа илүү их цаг зарцуулах боломжтой болно. Энэ нь байгууллагын нийт бүтээмжийг шууд нэмэгдүүлдэг.
1.2 – Мэдээллийн аюулгүй байдал ба хуулийн хариуцлага
Санхүүгийн тайлан, гэрээ, хүний нөөцийн материал зэрэг чухал бичиг баримтыг найдвартай бичиг хэрэг хадгалах нь мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахад чухал үүрэгтэй. Мөн хууль, эрх зүйн байгууллагын шаардлагын дагуу тодорхой хугацаанд баримт бичгийг хадгалах үүрэгтэй байдаг. Эмх цэгцтэй архив нь эдгээр үүргээ биелүүлж, болзошгүй эрсдэлээс сэргийлэхэд тусална.
Таны хэрэгцээнд нийцсэн шидэт архивын багцууд
Танд хэрэгтэй бүхнийг нэг дор багтаасан шидэт архивын багц нь оффис хангамжийн асуудлыг тань бүрэн шийднэ. Бид таны ажлын онцлог, хэрэгцээнд тохируулан 3 төрлийн иж бүрэн багцыг санал болгож байна. Та жижиг оффистой, эсвэл томоохон байгууллагын архив хариуцдаг байсан ч ялгаагүй, бид танд хамгийн тохирох шийдлийг санал болгож, үнэгүй хүргэлт хийх болно.
Нэг багцад багтсан бүх зүйлс: Таны ажлыг хөнгөвчлөх иж бүрэн хэрэгсэл
Манай багц тус бүрд архив цэгцлэх ажилд зайлшгүй шаардлагатай дараах албан тасалгааны хэрэгсэл багтсан болно.
- Баримт үдэгч (1ш): Баримт бичгүүдийг хооронд нь эмх цэгцтэйгээр үдэж, нэгтгэхэд зориулагдсан.
- Хайрцган бор хавтас (10ш): Эзэлхүүн ихтэй, олон тооны баримтыг нэг дор багтаан хадгалах хайрцаг.
- Нуруутай бор хавтас (20ш): Баримтуудыг ангилан цэгцэлж, тавиур дээр өрөхөд хялбар, нуруун дээрээ тэмдэглэгээ хийх боломжтой.
- Дамартай утас (2ш) ба Тэвнэ зүү (1ш): Зузаан баримт, материалыг нэвт сүвлэж, үдэхэд зориулагдсан уламжлалт бөгөөд найдвартай арга.
- Булан баригч (1ш) ба Баримт хавчигч (1ш): Цаас цоолохгүйгээр баримтыг түр хугацаанд тогтоох, хавчихад ашиглана.
- Бор скоч (5см-1ш, 3см-1ш): Хайрцаг, хавтас зэргийг битүүмжлэх, бэхлэхэд зориулагдсан бат бөх скоч.
2.2 – Яагаад багцаар нь авах нь илүү ухаалаг сонголт вэ?
Эдгээр архивын хэрэгсэлийг тус бүрд нь хайж, худалдан авах нь цаг алдахаас гадна, заримдаа шаардлагатай зүйлээ мартах эрсдэлтэй байдаг. Харин Shogol-ийн бэлдсэн багцыг сонгосноор та:
- Цаг хэмнэнэ: Нэг захиалгаар бүх хэрэгцээгээ хангана.
- Зардал хэмнэнэ: Багцын үнэ нь тус бүрд нь авснаас илүү хэмнэлттэй.
- Иж бүрэн байдал: Архив цэгцлэхэд хэрэгтэй бүх зүйл багтсан тул юуг ч орхигдуулахгүй.
Онлайн амжилтад хүрэх арга замууд
Зөвхөн бодит архив гэлтгүй, дижитал орчинд ч эмх цэгц чухал. Танай вэбсайтын Page Authority, Domain Authority зэрэг үзүүлэлтүүд нь Google-ийн хайлтын системд танай байгууллагыг хэр найдвартай гэж үзэж буйн илрэл юм. Бидний санал болгож буй энэхүү блог шиг чанартай, хэрэгцээт мэдээлэл бүхий контент нь эдгээр үзүүлэлтийг сайжруулахад тусалдаг.
Сайн зохион байгуулалттай, хэрэглэгчдэд ээлтэй вэбсайт нь Bounce Rate (хэрэглэгчид орж ирээд шууд гарах хувь)-ийг бууруулж, Average Time On Page (нэг хуудсанд зарцуулах дундаж хугацаа)-ийг нэмэгдүүлдэг. Энэ нь яг л цэгцтэй архив шиг, хэрэглэгчид хүссэн мэдээллээ хялбархан олж, танай брэндэд илүү итгэх итгэлийг төрүүлдэг гэсэн үг. Манай Shogol архивын багц таны ажлын бүтээмжийг нэмэгдүүлэх шиг, зөв контент таны онлайн бүтээмжийг өсгөх болно.
МЭДЛЭГЭЭ ШАЛГАЯ: БОГИНО АСУУЛТ ХАРИУЛТ
Асуулт 1: Shogol-ийн архивын багцыг яагаад сонгох хэрэгтэй вэ? Хариулт: Учир нь энэ нь архивын ажилд шаардлагатай бүх хэрэгслийг нэг дор багтаасан тул цаг хугацаа, зардал хэмнэсэн ухаалаг, иж бүрэн шийдэл юм.
Асуулт 2: Багцад ямар төрлийн хавтаснууд байдаг вэ? Хариулт: Багцад 10ш хайрцган бор хавтас болон 20ш нуруутай бор хавтас багтсан.
Асуулт 3: Багц худалдан авахад хүргэлт хийх үү? Хариулт: Тийм ээ, Shogol таны сонгосон багцыг үнэгүй хүргэж өгнө.
Асуулт 4: Баримт үдэхэд зориулсан ямар хэрэгслүүд байгаа вэ? Хариулт: Баримт үдэгч, дамартай утас, тэвнэ зүү гэсэн хоёр төрлийн хэрэгсэл багтсан.
Асуулт 5: Нийт хэдэн төрлийн багц байгаа вэ? Хариулт: Хэрэглэгчийн хэрэгцээнд нийцүүлсэн 3 төрлийн багц бий.
Асуулт 6: Багцаар авах нь ямар эдийн засгийн хэмнэлттэй вэ? Хариулт: Багцын нэгдсэн үнэ нь бүтээгдэхүүнүүдийг тус бүрд нь худалдан авснаас илүү хямд байдаг.
Асуулт 7: Нуруутай бор хавтасны давуу тал юу вэ? Хариулт: Баримтыг ангилж, тавиур дээр цэгцтэй өрөхөд хялбар бөгөөд нуруун дээр нь тэмдэглэгээ хийх боломжтой.
Асуулт 8: Багцыг хэн хэрэглэхэд тохиромжтой вэ? Хариулт: Жижиг оффисоос эхлээд томоохон байгууллага, хувь хүн гээд архивын ажлаа цэгцлэх хүсэлтэй хэн бүхэнд тохиромжтой.
Асуулт 9: Хайрцган бор хавтас юунд ашиглагддаг вэ? Хариулт: Их хэмжээний, эсвэл стандарт бус хэмжээтэй баримт бичгийг нэг дор хийж хадгалахад тохиромжтой.
Асуулт 10: Shogol-той хэрхэн холбогдож, захиалга өгөх вэ? Хариулт: Та манай вэбсайт, сошиал хуудсаар холбогдон, өөрт тохирох багцын талаар зөвлөгөө авч, захиалга өгөх боломжтой.
Дүгнэлт
Эмх цэгц бол амжилтын үндэс. Таны ширээн дээрх, шүүгээн доторх эмх цэгцтэй байдал нь таны ажлын үр дүн, бүтээмжид шууд нөлөөлдөг. Архивын ажлаа хойш тавьж, үнэт цагаа бүү үрээрэй. Shogol-ийн санал болгож буй иж бүрэн, ухаалаг багцын тусламжтайгаар бүхнийг нэг дороос, хамгийн хялбар аргаар шийдээрэй.
Танд аль багц нь хамгийн тохиромжтойг мэдэхийг хүсвэл бидэнтэй яг одоо холбогдоорой! Бид танд зөвлөгөө өгч, ажлыг тань хөнгөвчлөхдөө таатай байх болно.