Архивын баримт бичиг үдэж, хавтаслан архивлахад тодорхой дүрэм журамд нийцүүлэн хийх ёстой байдаг бөгөөд энэ нь улсын стандартын дагуу хийж гүйцэтгэснээр хадгагалтын хугацааг уртасгах, нэг стандарттай байх шаардлагыг даган мөрдөж буй хэрэг билээ.
Архивын ажил нарийн гүйцэтгэл, анхаарал төвлөрөл болон цаг хугацаа их зарцуулагддаг тул сүүлийн үед хувийн болон төрийн байгууллагууд ажлыг хөнгөвчлөх, бүтээмжийг дээшлүүлэх зорилгоор баримт үдэгч машин хэрэглэх болсон.
Та бүхэндээ баримт үдэхэд хэрэгтэй байх болов уу хэмээн бяцхан мэдээллийг бэлтгэн хүргэж байна.
Баримт үдэхийн өмнө бэлтгэх зүйлс:
- хуудсыг дугаарлах
- төмөр үдээсийг авах
- бичвэрийн толгойг зөв харуулах
- хэвтээ байрлалд бичигдсэн баримтын гарчгийг үдэх тал руу харуулах
- А5 хэвлэмэл хуудсыг А4 хэвлэмэл хуудастай ижил босоо байрлуулах
- ашиглалтын болон баталгааны хуудсыг хийх зэрэг болно
Баримтыг үдэх үед:
- Баримтын бичвэр, огноо, санал, цохолт, тамга, тэмдгийн дардас зэргийг чөлөөтэй уншиж, хувилж болох зай авч үдэх
- Хавтасны дээд болон доод захаас 60 мм, зүүн захаас 10-15 мм зайд, хоорондоо тэнцүү байхаар 4 мм-ийн диаметртэйгээр 3-4 цоолох /Архивын баримт бичиг үдэхдээ архивын баримт үдэгч машин хэрэглэдэг бол Шидэт Шогол 13-р салбараас зөвлөгөө мэдээлэл, засвар үйлчилгээ болон сэлбэг хэрэгсэл гээд бүх үйлчилгээг нэг дороос авах боломжтой.
- Эхлээд эх баримтыг үдэх
- Эх баримтыг үдсэний дараа зориулалтын картоноор үдэх
- Эх баримтыг хамгаалах зорилгоор ар, өвөр талд нь хамгаалалтын цаас барьж үдэж болно.
- Гараар үдэх үед баримтыг олсон утсаар үдэж, утсан дээр цавуутай цаас /норгож наадаг/ нааж өгнө.
- Баримтыг тоос шорооноос хамгаалж зориулалтын хайрцагт хадгална.
Мөн та бүхэндээ Архивын Ерөнхий газраас бэлтгэсэн АРХИВЫН БАРИМТ ҮДЭЖ ХАВТАСЛАХ ЗААВАР бичлэгийг хүргэж байна. Эх сурвалж: Бичлэгийн Архивын Ерөнхий газрын вебсайтаас авсан болно.