Та бүхэнд архивын баримт бичиг хадгалах стандартын талаар Монгол улсын хэмжээнд ямар дүрэм журам баримталдаг талаар товч мэдээллийг энэхүү блогоороо хүргэхээр бэлтгэлээ.
АРХИВЫН ТУХАЙ ҮНДСЭН ОЙЛГОЛТ
- Энэхүү зааврыг Сангийн яам, түүний системийн байгууллагууд /цаашид “байгууллага” гэх/- ын үйл ажиллагааны дүнд бий болсон баримт бичгүүдийг эмхлэн цэгцлэх, хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх, яамны архивт хүлээж авахад дагаж мөрдөнө.
- Архивын баримтыг хүлээн авах, хадгалж хамгаалах, зориулалтын дагуу ашиглуулах үүрэг бүхий байгууллага нэгжийг архив гэнэ.
- Өөр хоорондоо гарал үүсэл, учир зүйн холбоотой, энэ шинжээрээ нэгэн цогц болж хадгалагдаж байгаа архивын баримтуудыг архивын сан хөмрөг гэнэ.
- Байгууллага нь өөрийн архивыг эмхлэн байгуулж төрийн архивт бүртгүүлэн архивын гэрчилгээ авна.
4.3.2. Чийг, дулааны горим
4.3.2.1. Агааржуулалтын системээр тоноглогдсон хадгаламжийн сангийн өрөөнд баримтын төрөл зүйлийн онцлогийг харгалзан чийг, дулааны хамгийн тохиромжтой горимыг баримтална. Үүнд: зургаас харна уу?
4.3.2.2. Хадгаламжийн сангийн өрөө чийг, дулааны эрс хэлбэлзэлгүй байна. Агааржуулалтын системгүй хадгаламжийн сангийн өрөөнд агаар чийгшүүлэх, хуурайшуулах техник хэрэгсэл ашиглах, халаалт тохируулах, агаар оруулах арга хэмжээ авна. Агаарын харьцангуй чийгшил 70-80% хүртэл удаан хугацаагаар хадгалагдах тохиолдолд дээрх нөхцөлийг хэвийн болгох зорилгоор эрчимтэй агааржуулах, салхилуулах, хуурайшуулах, чийгшил ихдэж буй шалтгааныг арилгах арга хэмжээ авна.
4.3.2.3. Хадгаламжийн сангийн чийг, дулааны горимонд агаарын параметрийг тогтмол хэмжих замаар хяналт тавина. Агааржуулагчтай өрөөнд 7 хоногт нэг удаа, агааржуулагчгүй өрөөнд 7 хоногт хоёр удаа, хадгалалтын горим зөрчигдсөн тохиолдолд өдөр бүр хяналт тавьж шалгана.
4.3.2.4. Чийг, дулаан хэмжигч /термометр, психрометр, гигрометр/-ийг халаалт, салхивчийн системээс хол, гол гарц дахь тавиурын хэсэгт байрлуулна. Чийг, дулааны хэмжээг тогтмол хянаж тэмдэглэнэ.
4.3 Баримтын хадгалалтын горим
Баримт нь хүрээлэн буй орчны хорт нөлөөлөл болон гэмтэх, үрэгдэхээс бүрэн хамгаалагдсан нөхцөлд хадгалагдана.
4.3.1. Гэрлийн горим
4.3.1.1. Хадгаламжийн сан дахь баримтыг харанхуй нөхцөлд хадгална. Ажлын үед гэрэлтүүлэг хязгаарлагдмал түвшинд байна.
4.3.1.2. Хадгаламжийн сан байгалийн болон зохиомол гэрэлтүүлэгтэй байж болно.
4.3.1.3. Хадгаламжийн сангийн өрөөний цонхонд бараан өнгийн хөшиг татах, цонхыг гэрэл бууруулагч шилээр шиллэх, будах зэргээр байгалийн гэрлийг аль болохоор багасгана. Баримтыг байгалийн гэрлээс хамгаалахын тулд тэдгээрийг хайрцаг, хавтас болон тавиур бүхий битүү шүүгээнд хадгална.
4.3.1.4. Зохиомол гэрэлтүүлгэнд толигор гадаргуутай, битүү бүрхүүл бүхий чийдэн ашиглана. Мөн ЛБ, ЛХБ, ЛТБ маркийн хязгаарлагдмал ягаан туяа бүхий өдрийн гэрэл ашиглаж болно.
4.3.1.5. Хадгаламжийн санд 25-40 вт-ын өдрийн чийдэнг, баримтаас дээш 50 см-ийн зайд байрлуулна./АЕГ-ын 2016-А/85 тушаалаар өөрчлөлт орсныг тусгав/
4.4. Хадгаламжийн санд баримт байрлуулах
4.4.1. Хадгаламжийн санд баримт байрлуулахдаа тэдгээрийн тоо бүртгэлийн баримт бичгийн дагуу дараалуулан иж бүрдлээр нь байрлуулна.
4.4.2. Хадгалалтын хэрэгсэл
4.4.2.1. Хадгаламжийн санг зориулалтын төмөр тавиур буюу нягтруулсан шүүгээгээр тоноглох бөгөөд туслах чанарын хэрэгсэлд сейф, тавиур бүхий битүү шүүгээ зэргийг ашиглана.
4.4.2.2. Хадгаламжийн сангийн өрөөний талбайн хэмжээ, цонхны байрлал зэргийг харгалзан тавиурыг оновчтой зөв байрлуулна. Тавиурыг барилгын хана болон дулааны эх үүсвэрт шахаж байрлуулахыг хориглоно.Тавиурын байрлалын хэмжээ нь:
- тавиурын эгнээний хоорондох зай /гол гарц/ -120 см
- тавиурын хоорондох зай /гарц/ – 75см
- тавиурын тавцангийн хоорондох зай – 45 см
- хана, тавиурын хоорондох зай – 75см
- шал, тавиурын суурь тавцангийн хоорондох зай 30 см-ээс доошгүй байна.
4.4.2.3. Анхан шатны хадгалалтын хэрэгсэл болох хайрцаг, хавтас, дугтуй зэргийг ашиглан баримтын төрөл зүйл, тоо хэмжээ, гадаад онцлогийн дагуу тавиур, шүүгээнд байрлуулна.
4.4.2.4. Баримтыг шал, цонхны тавцан дээр байрлуулах, замбараагүй овоолж хураахыг хориглоно.
4.4.2.5. Нууц баримтыг Төрийн нууцын тухай хууль, Байгууллагын нууцын тухай хууль, тэдгээртэй нийцүүлэн гаргасан заавар, журмын дагуу нууцлалын код бүхий сейфэнд хадгална.
4.4.3. Хадгаламжийн нэгжийн байрлал
4.4.3.1. Баримтын эрэл хайлтыг шуурхай болгох, хадгалалтын үйл ажиллагааг сайжруулах зорилгоор хадгаламжийн сангийн өрөө, тавиур, шүүгээ тус бүрийг дугаарлана.
4.4.3.2. Хадгаламжийн сангийн тавиурыг орох хаалганы зүүн гар талаас эхлэн баруун гар тийш, тэдгээрийн тавцанг дээрээс доош дугаарлана. Энэ дугаарыг ашиглан хадгаламжийн нэгжийн байрлалын заагуур /11 дүгээр хавсралт/ үйлдэнэ.
4.4.3.3. Баримтыг зүүн гар талын тавиурын дээд тавцангаас эхлэн он цаг, зохион байгуулалтын нэгж, хадгаламжийн нэгжийн дугаарын дарааллаар байрлуулж, он тус бүрийн баримтыг зааглагчаар тусгаарлана. Зааглагчид: баримтын он, зохион байгуулалтын нэгжийн нэр, данс, бүртгэлийн дугаар, хадгаламжийн нэгжийн эхний болон сүүлчийн дугаарыг зааж бичнэ.
4.4.3.4. Хадгаламжийн сангийн тавиур тус бүрт хадгаламжийн нэгжийн байрлалын заагуур үйлдэж, тавиурын гол гарц талын дээд хэсэгт байрлуулна.
4.4.3.5. Сейф болон нягтруулсан шүүгээнд хадгаламжийн нэгжийг байрлуулахдаа зүүн гар талын дээд тавцангаас эхлэн он цаг, зохион байгуулалтын нэгж, хадгаламжийн нэгжийн дугаарын дарааллаар байрлуулж, тэдгээрийн байрлалыг харуулсан заагуур үйлдэн сейф, шүүгээний гадна талд байрлуулна.
4.4.3.6. Баримтыг зориулалтын хайрцаг, хавтас, дугтуйд хийж хадгалахдаа тэдгээрийн гадна талд баримтын он цаг, дансны дугаар, хадгаламжийн нэгжийн эхний болон сүүлчийн дугаарыг зааж бичнэ.
4.6. Баримтын физик, химийн шинж чанарыг хамгаалах
4.6.1. Механик болон биологийн гэмтэлтэй /баримтын зарим хэсэг урагдсан, үгүй болсон, нугарч хугарсан, бичвэр нь баларч бүдгэрсэн, хөгц болон хорхой шавьжинд идэгдсэн, тоосжилт, бохирдолтын хэмжээ их гэх мэт/ байнга хадгалах баримтыг бүртгэж, тэдгээрийн физик, химийн шинж чанарыг хамгаалах, бүрэн бүтэн байдлыг хангах зорилгоор ариутгах, сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх, хуулбар хувь үйлдэх зэрэг тодорхой арга хэмжээ авч хэрэгжүүлнэ.
4.6.2. Хадгаламжийн санд баримт хүлээн авах, архивын баримтанд тооллого явуулах, баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах, байнгын хадгалалтанд баримт шилжүүлэх үед механик болон биологийн гэмтэлтэй баримтыг илрүүлж бүртгэнэ. Бүртгэлд баримтын он цаг, данс, бүртгэлийн дугаар, нэр, хадгаламжийн нэгжийн болон хуудасны дугаар зэргийг тусгана.
4.6.3. Архив нь тоос шороотой, бохирдсон баримтыг ариутгаж цэвэрлэх, баримтын урагдсан, хугарч нугарсан хэсгийг сэлбэн засах, бэх толбыг арилгах зэрэг анхан шатны сэлбэн засах ажлыг хийж гүйцэтгэнэ. Архивын баримт сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх ажлын талаар Үндэсний архивын газраас арга зүйн баримт бичиг боловсруулна.
4.6.4. Баримтын үнэ цэнээс үл хамааран хөгц болон хорхой шавьжинд идэгдэж гэмтсэн хадгаламжийн нэгж, баримтыг бусад баримтаас тусгаарлаж яаралтай ариутгах, халдваргүйжүүлэх, хорхой шавьжийг устгах арга хэмжээ авна.
Архивын баримтын зохион байгуулалт
5.1. Байгууллагын баримтын болон архивын хөмрөг
5.1.1. Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн нийт баримтаас байгууллагын баримтын хөмрөг үүснэ.
5.1.2. Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн баримтыг хадгалах хугацааны хувьд:
-байнга хадгалах баримт,
-түр хадгалах баримт гэж ангилна.
Түр хадгалах баримтыг дотор нь 10 жил хадгалах баримт, 10-аас дээш жил удаан хугацаагаар хадгалах баримт гэж ангилан хуваана.
Түүх, соёл, улс төр, эдийн засаг, шинжлэх ухаан, нийгмийн ач холбогдолтой байнга хадгалах баримтаас Үндэсний архивын сан хөмрөгийн салшгүй бүрэлдэхүүн хэсэг болсон байгууллагын архивын хөмрөг үүснэ.
Баримтын хадгалах хугацааг тэдгээрийн үнэ цэнийг нягтлан шалгасны үндсэн дээр тогтооно. /энэ зааврын 2.1- 2.4-ийг үзнэ үү/
5.1.3. Архивын хөмрөг нь дараах төрөлтэй байна. Үүнд:
- архивын хөмрөг. Тухайн байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн байнга хадгалах баримтаас бүрдэж буй хөмрөг
- хувийн гаралтай баримтын хөмрөг. Хувь хүн, гэр бүл, ураг төрлийн хүмүүсийн амьдрал, үйл ажиллагааны явцад үүссэн, архивын хадгалалтанд хүлээн авсан баримтын хөмрөг
5.1.4. Гарал үүслийн хувьд өөр өөр баримтыг тэдгээрийн нэр төрөл, асуудал сэдэв, зохиогч, он цагийн аль нэг шинж буюу хэд хэдэн шинжээр нэгтгэн төрөлжүүлсэнийг архивын цуглуулга гэнэ. Архивын цуглуулгыг архивын хөмрөгтэй адилтган үзнэ.
Та бүхэндээ энэхүү блогоор Архивын баримт бичиг хадгалах стандартын талаар Монгол улсад мөрдөгдөж буй дүрэм журмаас танилцууллаа. Хэрвээ танд Архивлах ажлыг хялбаршуулах шаардлага байгаа бол Шидэт Шогол бичгийн хэрэгслийн бөөний төвийн албан ёсоор оруулж ирдэг архивын баримт үдэгч машинууд болон сэлбэг, туслах хэрэгслийг нэг дороос шийдэх боломжтойг дуулгахад таатай байна.
Танд амжилт хүсье!
Бусад холбоотой блогууд унших: