Орчин үеийн бизнесийн өрсөлдөөнт орчинд байгууллагын ашигт ажиллагааг нэмэгдүүлэх хамгийн найдвартай бөгөөд шууд нөлөөлөх арга бол үйл ажиллагааны зардлыг оновчтойгоор бууруулах явдал юм. Компанийн удирдлагууд болон санхүүгийн менежерүүд үргэлж илүү үр ашигтай ажиллах гарцыг эрэлхийлж байдаг бөгөөд үүний тулд олон төрлийн стратегиудыг туршиж үздэг. Энэхүү дэлгэрэнгүй нийтлэлээр бид Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд болон тэдгээрийг хэрхэн бодит амьдрал дээр амжилттай хэрэгжүүлэх талаар гүнзгийрүүлэн судлах болно. Зардал хэмнэнэ гэдэг нь зөвхөн ажилчдын цалинг хасах эсвэл хэрэгцээт зүйлсээсээ татгалзах гэсэн үг биш бөгөөд харин ухаалаг зохион байгуулалт, технологийн дэвшил, зөв дадал зуршлыг нэвтрүүлэх замаар илүү их үнэ цэнийг бүтээх үйл явц юм. Бид эрчим хүчний хэмнэлтээс эхлээд хүний нөөцийн оновчлол, програм хангамжийн аудит зэрэг 30 гаруй өөр өөр чиглэлээр нарийвчилсан зөвлөмжүүдийг хүргэх болно. Эдгээр аргуудыг системтэйгээр хэрэгжүүлснээр танай байгууллага санхүүгийн хувьд илүү тогтвортой, уян хатан болж, зах зээлийн аливаа хэлбэлзэлд тэсвэртэй байж чадна.
1. Одоогийн зардлын бүтцэд дүн шинжилгээ хийх
Зардлаа хэмнэхийн тулд хамгийн түрүүнд одоогийн санхүүгийн тайлангаа нарийвчлан судалж, шаардлагагүй урсгал зардлуудыг илрүүлэх хэрэгтэй.
Байгууллагын санхүүгийн эрүүл мэндийг сайжруулахын тулд хамгийн түрүүнд одоогийн нөхцөл байдлаа бодитоор үнэлэх шаардлагатай. Энэ нь цаашдын стратеги төлөвлөлтийн үндэс суурь болдог бөгөөд удирдлагын багт чухал мэдээлэл өгнө.
Санхүүгийн тайлан, баланс, орлого үр дүнгийн тайланг нарийвчлан судлах нь далд зардлуудыг илрүүлэх боломжийг олгоно. Ингэснээр байгууллагын үнэт нөөцийг хэрхэн зөв, оновчтой хуваарилах талаар үнэтэй мэдээлэл олж авдаг.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд нь зөвхөн мөнгө хадгалах бус, харин үйл ажиллагааны үр ашгийг нэмэгдүүлэхэд чиглэгддэг. Тиймээс зардлын зүйл анги бүрийг нэгбүрчлэн шалгаж, үр ашиггүй хэсгийг танах нь зүйтэй.
Өнгөрсөн жилийн тайлангуудыг харьцуулан судалснаар улирлын чанартай хэлбэлзэл болон тогтмол өсөлттэй байгаа зардлуудыг тодорхойлж болно. Энэхүү гүнзгий дүн шинжилгээ нь бодит хэмнэлт хийх цэгүүдийг тодорхой зааж өгнө.
Мөн ажилтнуудаас санал асуулга авч, өдөр тутмын үйл ажиллагаанд хаана илүү зардал гарч байгааг тодруулах нь маш үр дүнтэй арга юм. Тэдний өгсөн бодит мэдээлэл нь дээд удирдлагын түвшинд харагдахгүй байгаа жижиг асуудлуудыг ил гаргадаг.
Эцсийн дүндээ, нарийвчилсан дүн шинжилгээ хийснээр байгууллага өөрийн санхүүгийн сул талуудыг олж харж чадна. Үүний үр дүнд түүнийг засах, сайжруулах оновчтой төлөвлөгөө боловсруулах бүрэн боломжтой болно.
2. Эрчим хүчний хэмнэлт: Гэрэлтүүлгийн систем
Уламжлалт гэрлүүдийг LED гэрлээр сольж, хөдөлгөөн мэдрэгч суурилуулах нь цахилгааны зардлыг үлэмж хэмжээгээр бууруулдаг.
Оффисын цахилгааны зардлын нэлээдгүй хувийг гэрэлтүүлэг эзэлдэг. Тиймээс гэрэлтүүлгийн системийг шинэчлэх нь хамгийн хурдан үр дүнгээ өгөх хөрөнгө оруулалтын нэг юм.
Уламжлалт улайсдаг болон флюресцент гэрлүүдийг орчин үеийн LED гэрлээр солих нь эрчим хүчний хэрэглээг 70-80% хүртэл бууруулах боломжтой. LED гэрлүүд нь илүү урт удаан эдэлгээтэй байдаг нь нэмэлт давуу тал болно.
Байгалийн гэрлийг дээд зэргээр ашиглах нь зөвхөн цахилгаан хэмнээд зогсохгүй ажилтнуудын сэтгэл санаа, бүтээмжид эерэгээр нөлөөлдөг. Цонхны ойролцоо ажлын ширээг байрлуулах нь үүний нэг жишээ юм.
Хүн байнга байдаггүй коридор, ариун цэврийн өрөө, агуулах зэрэг газруудад хөдөлгөөн мэдрэгчтэй гэрэл суурилуулах нь маш үр дүнтэй. Энэ нь гэрлээ унтраахаа мартсан үед гарах дэмий зардлыг бүрэн зогсооно.
Мөн гэрлийн тод бүдэг байдлыг тохируулдаг систем (dimmer) ашиглах нь өдрийн цагаар шаардлагагүй хурц гэрэлтүүлгээс зайлсхийхэд тусалдаг. Энэ нь нүдний ядаргааг багасгах давхар ач холбогдолтой.
Гэрэлтүүлгийн системийг ухаалгаар шийдэх нь анхны хөрөнгө оруулалт шаардах хэдий ч урт хугацаандаа зардлаа бүрэн нөхөж, цэвэр ашиг авчрах найдвартай арга зам мөн.
3. Эрчим хүчний хэмнэлт: Халаалт болон хөргөлт
Ухаалаг термостат ашиглаж, барилгын дулаалгыг сайжруулснаар халаалт, хөргөлтийн зардлыг эрс багасгах боломжтой.
Монгол шиг эрс тэс уур амьсгалтай оронд халаалт болон хөргөлтийн зардал нь байгууллагын төсөвт маш том дарамт болдог. Үүнийг оновчтой удирдах нь нэн чухал.
Ухаалаг термостат суурилуулах нь өрөөний температурыг автоматаар тохируулж, ажлын бус цагаар эрчим хүч дэмий үрэгдэхээс сэргийлнэ. Энэхүү төхөөрөмж нь хүний хөдөлгөөн болон цагийн хуваарьт үндэслэн ажилладаг.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дотроос барилгын дулаалгыг сайжруулах нь хамгийн суурь бөгөөд үр дүнтэй алхам юм. Цонх, хаалганы завсраар алдагдах дулааныг зогсоох нь шууд хэмнэлт авчирна.
Агааржуулалтын системийн шүүлтүүрийг тогтмол цэвэрлэж, солих нь төхөөрөмжийн ажиллах ачааллыг бууруулж, цахилгаан зарцуулалтыг багасгадаг. Мөн эвдрэл гэмтлээс урьдчилан сэргийлэх ач холбогдолтой.
Зуны улиралд нарны шууд тусгалаас хамгаалсан хөшиг, жалюзи ашиглах нь дотоод орчныг сэрүүн байлгаж, эйркондишны ачааллыг хөнгөвчилдөг. Энэ нь маш энгийн хэрнээ үр дүнтэй арга юм.
Халаалт, хөргөлтийн системийг зөв зохистой ашиглах талаар ажилтнуудад зааварчилгаа өгч, нэгдсэн нэг стандартаар удирдах нь байгууллагын нийт эрчим хүчний зардлыг мэдэгдэхүйц бууруулдаг.
4. Оффисын тоног төхөөрөмжийн цахилгаан зарцуулалт
Эрчим хүчний хэмнэлттэй төхөөрөмж сонгож, ажлын бус цагаар цахилгаанаас салгах дадал хэвшүүлэх хэрэгтэй.
Компьютер, принтер, хувилагч зэрэг оффисын тоног төхөөрөмжүүд нь өдрийн турш тасралтгүй ажиллаж, их хэмжээний цахилгаан хэрэглэдэг. Эдгээрийн хэрэглээг хянах нь чухал.
Шинээр тоног төхөөрөмж худалдан авахдаа ‘Energy Star’ эсвэл түүнтэй ижил төстэй эрчим хүчний хэмнэлтийн гэрчилгээтэй бүтээгдэхүүн сонгохыг зөвлөж байна. Эдгээр нь энгийн төхөөрөмжөөс хамаагүй бага цахилгаан зарцуулдаг.
Ажлын цаг дууссаны дараа бүх төхөөрөмжийг унтрааж, залгуураар нь салгах дадлыг байгууллагын соёл болгон хэвшүүлэх хэрэгтэй. Унтраалттай хэдий ч залгуурт залгаатай байх үед ‘цус сорогч’ буюу далд хэрэглээ явагдсаар байдаг.
Компьютерийн дэлгэц амраагч (screen saver) ашиглахын оронд тодорхой хугацаанд ашиглаагүй үед автоматаар унтрах (sleep mode) тохиргоог хийх нь илүү үр дүнтэй. Энэ нь эрчим хүчийг бодитоор хэмнэдэг.
Олон төхөөрөмжийг нэг унтраалгатай олон залгуурт (power strip) холбосноор ажлын төгсгөлд нэг товчлуураар бүгдийг нь бүрэн унтраах боломжтой болно. Энэ нь ажилтнуудад хялбар бөгөөд цаг хэмнэсэн шийдэл юм.
Тоног төхөөрөмжийн цахилгаан зарцуулалтыг бууруулах нь зөвхөн зардлыг танаад зогсохгүй, байгаль орчинд ээлтэй ногоон оффис болох зорилтод хүрэхэд чухал хувь нэмэр оруулдаг.
5. Цаассүй оффис буюу дижитал шилжилт
Бичиг баримтыг цахимжуулж, хэвлэх хэрэгцээг багасгаснаар цаас, хор болон принтерийн засварын зардлыг хэмнэнэ.
Уламжлалт оффисын үйл ажиллагаанд цаас, принтерийн хор, бичиг хэргийн зардал нэлээдгүй хувийг эзэлдэг. Үүнийг дижитал шилжилтээр бүрэн шийдвэрлэх боломжтой.
Бүх төрлийн гэрээ, албан бичиг, дотоод санамжийг цахим хэлбэрээр үйлдэж, тоон гарын үсэг ашиглах нь цаасны хэрэглээг эрс бууруулна. Энэ нь мөн бичиг баримтын эргэлтийг хурдасгадаг.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дотор цаассүй технологи нэвтрүүлэх нь хамгийн орчин үеийн бөгөөд үр өгөөжтэй шийдэл юм. Энэ нь архивын өрөөний зайг ч хэмнэх давуу талтай.
Хэвлэх зайлшгүй шаардлага гарсан үед цаасны хоёр талд хэвлэх (double-sided printing) тохиргоог анхдагч болгож тохируулах хэрэгтэй. Ингэснээр цаасны хэрэглээг шууд 50% хүртэл бууруулах боломжтой.
Мөн принтерийн хорыг хэмнэх горим (draft mode) ашиглах, дотоод хэрэгцээнд хар цагаанаар хэвлэх дүрмийг баримтлах нь зардлыг мэдэгдэхүйц танадаг. Өнгөт хэвлэлт нь маш өндөр өртөгтэй байдаг.
Цаассүй оффис болох нь зөвхөн санхүүгийн хэмнэлт авчраад зогсохгүй, мэдээллийн аюулгүй байдал, хайж олох хурдыг нэмэгдүүлж, байгууллагын нийт бүтээмжийг дээшлүүлдэг чухал алхам юм.
6. Үүлэн технологийн шийдлүүдийг нэвтрүүлэх
Дотоод сервер ажиллуулахын оронд үүлэн технологи ашиглах нь техник хангамж болон мэдээллийн технологийн зардлыг бууруулна.
Байгууллагын мэдээллийн технологийн дэд бүтцийг уламжлалт аргаар буюу дотооддоо сервер байрлуулж шийдэх нь маш их зардал шаарддаг. Үүнд серверийн үнэ, хөргөлт, засвар үйлчилгээ орно.
Үүлэн технологи (Cloud computing) рүү шилжсэнээр эдгээр нүсэр зардлуудаас бүрэн ангижрах боломжтой. Та зөвхөн өөрийн ашигласан багтаамж, хүчин чадлынхаа хэрээр л төлбөр төлнө.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дунд үүлэн технологи нь хамгийн уян хатан бөгөөд найдвартай шийдэлд тооцогддог. Энэ нь мэдээллийн аюулгүй байдлыг өндөр түвшинд хангаж чаддаг.
Google Workspace, Microsoft 365 зэрэг үүлэн үйлчилгээнүүд нь имэйл, файл хадгалалт, хамтран ажиллах хэрэгслүүдийг нэг дор багтаасан байдаг. Энэ нь олон тусдаа програм худалдаж авах зардлыг хэмнэнэ.
Мөн үүлэн технологи нь ажилтнуудыг хаанаас ч, хэзээ ч ажиллах боломжоор хангадаг бөгөөд энэ нь зайнаас ажиллах горимыг дэмжих гол суурь болж өгдөг. Мэдээлэл алдагдах эрсдэл ч эрс багасдаг.
Мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүдийн цалин, серверийн өрөөний түрээс зэргийг тооцож үзвэл үүлэн үйлчилгээ нь урт хугацаандаа байгууллагад асар их хэмнэлт авчирдаг нь батлагдсан.
7. Зайнаас ажиллах болон холимог ажлын горим
Ажилтнуудыг гэрээсээ ажиллахыг зөвшөөрснөөр оффисын талбайн хэрэгцээ болон өдөр тутмын урсгал зардлууд эрс багасдаг.
Сүүлийн жилүүдэд зайнаас ажиллах (remote work) болон холимог (hybrid) ажлын горим нь дэлхий даяар эрчимтэй дэлгэрч байна. Энэ нь байгууллагын зардлыг бууруулах хүчирхэг хэрэгсэл болж чадсан.
Ажилтнуудын тодорхой хувь нь гэрээсээ ажилласнаар оффист шаардагдах ширээ, сандал, компьютер зэрэг тоног төхөөрөмжийн хэрэгцээ багасна. Энэ нь шууд утгаараа хөрөнгө оруулалтын зардлыг хэмнэнэ.
Мөн өдөр тутам хэрэглэгддэг цахилгаан, ус, интернэт, бичиг хэрэг, цай кофены зардал мэдэгдэхүйц буурдаг. Цөөн хүн оффист байх тусам урсгал зардал төдий чинээ бага гарна.
Зайнаас ажиллах боломж олгох нь ажилтнуудын сэтгэл ханамжийг нэмэгдүүлж, ажилдаа ирж очих цаг, замын түгжрэлээс үүдэлтэй стрессийг бууруулдаг. Энэ нь тэдний бүтээмжид эерэгээр нөлөөлдөг.
Холимог ажлын горим нэвтрүүлснээр байгууллага илүү жижиг талбайтай оффис түрээслэх боломжтой болж, түрээсийн зардлаа үлэмж хэмжээгээр танах боломж бүрдэнэ. Энэ нь хамгийн том хэмнэлтүүдийн нэг юм.
Гэхдээ зайнаас ажиллах үед харилцаа холбоо, ажлын гүйцэтгэлийг хянах зөв систем нэвтрүүлэх нь чухал бөгөөд ингэснээр хэмнэлт нь үр ашиггүй байдал руу шилжихээс сэргийлж чадна.
8. Ажлын талбайн ашиглалтыг оновчтой болгох
Оффисын сул зайг багасгаж, дундын ширээний систем нэвтрүүлэх нь түрээсийн зардлыг бууруулах шилдэг арга юм.
Оффисын түрээс нь ихэнх байгууллагын хувьд хамгийн өндөр тогтмол зардлуудын нэг байдаг. Тиймээс түрээсэлж буй талбайнхаа метр квадрат бүрийг үр ашигтай ашиглах нь маш чухал.
Ажлын талбайн ашиглалтад аудит хийж, хэзээ ч ашиглагддаггүй эсвэл маш бага ашиглагддаг сул зайнуудыг илрүүлэх хэрэгтэй. Эдгээр зайг өөр зориулалтаар ашиглах эсвэл түрээслүүлэгчид буцааж өгөх боломжтой.
Хүн бүрт зориулсан тогтмол ширээ байрлуулахын оронд ‘Hot desking’ буюу дундын ширээний систем нэвтрүүлэх нь орон зайг үлэмж хэмнэнэ. Энэ нь ялангуяа холимог горимоор ажилладаг багт маш тохиромжтой.
Нээлттэй оффисын зохион байгуулалт (open floor plan) нь хана, тусгаарлагчаар тусгаарлагдсан өрөөнүүдээс илүү олон хүнийг багтаах боломжтой байдаг. Мөн ажилтнууд хоорондын харилцааг сайжруулдаг.
Хэрэв танай байгууллагад илүүдэл талбай байгаа бол түүнийгээ өөр жижиг компани эсвэл хувиараа бизнес эрхлэгчдэд давхар түрээслүүлэх (subletting) замаар нэмэлт орлого олох боломжтой.
Орон зайг оновчтой зохион байгуулах нь зөвхөн түрээсийн зардал хэмнээд зогсохгүй, халаалт, гэрэлтүүлэг, цэвэрлэгээний зардлуудыг давхар бууруулдаг цогц шийдэл юм.
9. Дундын оффис буюу коворкинг
Уламжлалт оффис түрээслэхийн оронд дундын оффист байрлах нь анхны хөрөнгө оруулалт болон урсгал зардлыг эрс бууруулна.
Жижиг дунд бизнесүүд болон стартапуудын хувьд бие даасан оффис түрээслэх нь санхүүгийн хувьд маш том эрсдэл, дарамт болдог. Үүнийг шийдэх орчин үеийн арга бол коворкинг (coworking) буюу дундын оффис юм.
Дундын оффист байрласнаар тавилга, интернэт, хурлын өрөө, гал тогоо зэрэг дэд бүтцийг өөрсдөөсөө хөрөнгө гаргаж тохижуулах шаардлагагүй болно. Бүх зүйл бэлэн байдаг нь маш том давуу тал юм.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дотроос коворкинг нь хамгийн уян хатан сонголт бөгөөд багийн гишүүдийн тоо өсөх эсвэл буурах үед түрээсийн гэрээгээ хялбархан өөрчлөх боломжийг олгодог.
Мөн цэвэрлэгээ, харуул хамгаалалт, цахилгаан, дулаан зэрэг бүх урсгал зардлууд түрээсийн төлбөрт багтсан байдаг тул санхүүгийн төлөвлөлт хийхэд маш хялбар бөгөөд ойлгомжтой байдаг.
Коворкинг төвүүд нь өөр олон төрлийн бизнес эрхлэгчидтэй нэг дор байрладаг тул шинэ түншлэл тогтоох, харилцаа холбоогоо тэлэх (networking) таатай орчныг бүрдүүлж өгдөг.
Хэдийгээр том корпорациудын хувьд бие даасан оффис шаардлагатай байж болох ч, тодорхой төслийн багууд эсвэл салбар нэгжүүдээ дундын оффист байрлуулах нь зардлыг оновчтой удирдах ухаалаг алхам болно.
10. Ухаалаг худалдан авалт: Бөөний үнээр авах
Оффисын хэрэгцээт бараа материалыг нэгдсэн журмаар, бөөнөөр нь худалдан авах нь нэгжийн өртгийг мэдэгдэхүйц бууруулдаг.
Байгууллагын өдөр тутмын үйл ажиллагаанд бичиг хэрэг, ариун цэврийн цаас, цай кофе зэрэг олон төрлийн хэрэглээний материалууд байнга шаардагдаж байдаг. Эдгээрийг жижиглэнгээр авах нь маш үнэтэй тусдаг.
Худалдан авалтын төлөвлөгөөг сар эсвэл улирлаар урьдчилан гаргаж, шаардлагатай барааг бөөнөөр нь (bulk buying) авах нь нэгжийн үнийг 10-30% хүртэл бууруулах боломжийг олгодог.
Бөөний худалдан авалт хийхдээ хадгалах хугацаа урттай, муудаж гэмтэхгүй барааг сонгох нь зүйтэй. Мөн хадгалах агуулахын зай талбайг урьдчилан тооцоолсон байх шаардлагатай.
Олон жижиг худалдан авалт хийх нь тээврийн зардал, нягтлан бодох бүртгэлийн ачааллыг нэмэгдүүлдэг бол нэгдсэн худалдан авалт нь эдгээр далд зардлуудыг давхар хэмнэдэг давуу талтай.
Мөн худалдан авалтыг нэг эсвэл хоёр үндсэн нийлүүлэгч дээр төвлөрүүлснээр байнгын үйлчлүүлэгчийн хөнгөлөлт, урамшуулал эдлэх боломж бүрддэг. Энэ нь харилцан ашигтай түншлэлийг бий болгоно.
Ухаалаг худалдан авалтын бодлого хэрэгжүүлэх нь байгууллагын мөнгөн урсгалыг сайжруулж, шаардлагагүй илүүдэл нөөц үүсэхээс сэргийлэх чухал ач холбогдолтой санхүүгийн сахилга бат юм.
11. Сэргээн засварласан тоног төхөөрөмж ашиглах
Шинэ компьютер, тавилга авахын оронд чанартай сэргээн засварласан бүтээгдэхүүн сонгох нь хөрөнгө оруулалтын зардлыг таллана.
Оффисыг шинээр тохижуулах эсвэл хуучин тоног төхөөрөмжийг шинэчлэх үед цоо шинэ зүйлс худалдаж авах нь төсөвт маш хүндээр тусдаг. Үүнийг хөнгөвчлөх нэг арга бий.
Сэргээн засварласан (refurbished) компьютер, зөөврийн компьютер, принтер зэрэг нь цоо шинэ төхөөрөмжтэй яг ижил хүчин чадалтай хэрнээ үнийн хувьд 30-50% хямд байдаг.
Албан ёсны эрхтэй үйлдвэрлэгч эсвэл борлуулагчаас сэргээн засварласан төхөөрөмж авах үед баталгаат хугацаа (warranty) дагалддаг тул эвдрэх эрсдэлээс бүрэн хамгаалагдсан байдаг.
Зөвхөн цахилгаан бараа гэлтгүй оффисын ширээ, сандал, шүүгээ зэрэг тавилгуудыг ч мөн хуучин эсвэл сэргээн засварласаныг авах нь маш их хэмнэлт авчирна. Чанартай хуучин тавилга шинээсээ ч илүү эдэлгээтэй байх нь бий.
Энэхүү хандлага нь зөвхөн санхүүгийн хэмнэлт хийгээд зогсохгүй, цахим хаягдал (e-waste) болон хог хаягдлыг бууруулахад хувь нэмэр оруулж, байгууллагын нийгмийн хариуцлагыг дээшлүүлдэг.
Ажилтнуудад шаардлагатай үзүүлэлт, стандартыг хангасан л бол төхөөрөмж шинэ эсвэл хуучин байх нь тэдний ажлын бүтээмжид төдийлөн сөргөөр нөлөөлдөггүй болохыг олон судалгаа баталдаг.
12. Нийлүүлэгчидтэй хийх гэрээний хэлэлцээр
Байнгын нийлүүлэгчидтэйгээ үнийн хэлэлцээр дахин хийж, илүү таатай нөхцөл бүрдүүлэх нь зардлыг шууд бууруулна.
Байгууллагууд ихэвчлэн нэг нийлүүлэгчтэй гэрээ байгуулсан бол түүнийгээ олон жилийн турш өөрчлөлтгүйгээр үргэлжлүүлэх хандлагатай байдаг. Энэ нь зах зээлийн илүү хямд үнийг алдах эрсдэлтэй.
Жил бүр эсвэл гэрээ сунгах үед нийлүүлэгчидтэйгээ уулзаж, үнийн хөнгөлөлт, төлбөрийн уян хатан нөхцөл шаардах хэлэлцээр (negotiation) хийх нь маш чухал дадал юм.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дотор нийлүүлэгчидтэй хийх амжилттай хэлэлцээр нь ямар ч нэмэлт хөрөнгө оруулалт шаардахгүйгээр шууд үр дүнгээ өгдөг шилдэг стратегиудын нэг юм.
Хэлэлцээр хийхийн өмнө зах зээлийн бусад өрсөлдөгчдийн үнийн саналыг судалж, харьцуулалт хийсэн байх шаардлагатай. Энэ нь танд хэлэлцээрийн ширээний ард давуу талыг бий болгоно.
Хэрэв нийлүүлэгч үнээ буулгах боломжгүй гэвэл хүргэлт үнэгүй хийх, баталгаат хугацааг сунгах, эсвэл нэмэлт үйлчилгээ үнэгүй үзүүлэх зэрэг өөр хэлбэрийн хөнгөлөлт шаардаж болно.
Урт хугацааны, найдвартай түншлэл нь хоёр талд хоёуланд нь ашигтай байдаг тул нийлүүлэгчид байнгын үйлчлүүлэгчээ алдахгүйн тулд тодорхой хэмжээний буулт хийхэд үргэлж бэлэн байдаг.
13. Програм хангамжийн лицензийн аудит
Ашиглагддаггүй эсвэл давхардсан програм хангамжийн лицензүүдийг цуцалснаар мэдээллийн технологийн зардлыг танах боломжтой.
Орчин үеийн байгууллагууд үйл ажиллагаандаа маш олон төрлийн програм хангамж, аппликейшн ашигладаг бөгөөд эдгээрийн ихэнх нь сар эсвэл жилийн тогтмол хураамжтай байдаг.
Цаг хугацаа өнгөрөхийн хэрээр зарим програмууд ашиглагдахаа болих, эсвэл тухайн програмыг ашигладаг байсан ажилтан ажлаас гарах зэрэг шалтгаанаар дэмий мөнгө төлөгдсөөр байх тохиолдол элбэг гардаг.
Тиймээс жилд дор хаяж нэг удаа програм хангамжийн лицензийн бүрэн аудит хийж, яг хэн, ямар програм ашиглаж байгааг нарийвчлан тогтоох шаардлагатай. Энэ нь илүүдэл зардлыг зогсооно.
Мөн өөр өөр хэлтэсүүд ижил төстэй үйлдэл хийдэг өөр өөр програмууд ашиглаж байвал тэдгээрийг нэгтгэж, нэгдсэн нэг платформ руу шилжүүлэх нь зардлыг эрс бууруулдаг.
Зарим програмуудын хувьд хүн бүрт тусдаа лиценз авахын оронд байгууллагын багц (enterprise plan) эсвэл дундын лиценз ашиглах нь хамаагүй хямд тусдаг болохыг анхаарах хэрэгтэй.
Програм хангамжийн зардлыг оновчтой удирдах нь зөвхөн мөнгө хэмнээд зогсохгүй, мэдээллийн аюулгүй байдал, системүүдийн хоорондын уялдаа холбоог сайжруулах давхар ач холбогдолтой.
14. Нээлттэй эх бүхий үнэгүй програмууд
Өндөр үнэтэй арилжааны програмуудын оронд үнэгүй, нээлттэй эх бүхий хувилбаруудыг ашиглах нь төсвийг хэмнэнэ.
Програм хангамжийн зардлыг бууруулах өөр нэг хүчирхэг арга бол нээлттэй эх бүхий (open-source) үнэгүй програмуудыг үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлэх явдал юм.
Жишээлбэл, Microsoft Office багцын оронд LibreOffice эсвэл OpenOffice ашиглах, Adobe Photoshop-ийн оронд GIMP ашиглах зэргээр лицензийн төлбөрөөс бүрэн чөлөөлөгдөх боломжтой.
Нээлттэй эх бүхий програмууд нь дэлхий даяарх хөгжүүлэгчдийн нийгэмлэгийн дэмжлэгтэйгээр байнга шинэчлэгдэж, сайжирч байдаг тул чанар, аюулгүй байдлын хувьд арилжааны програмуудаас дутахгүй байх нь олонтаа.
Мөн үйлдлийн системийн хувьд өндөр үнэтэй Windows эсвэл macOS-ийн оронд Linux суурьтай үйлдлийн системүүдийг (жишээ нь Ubuntu) серверийн болон зарим ажлын компьютерт ашиглах нь маш их хэмнэлт авчирна.
Гэхдээ шинэ програм руу шилжих үед ажилтнуудыг сургах, дасгах тодорхой хугацаа шаардагдах бөгөөд үүнийг шилжилтийн төлөвлөгөөндөө тусгах нь зүйтэй.
Хэрэв танай байгууллагын үйл ажиллагаа нарийн мэргэжлийн, тусгай програм шаарддаггүй л бол өдөр тутмын энгийн ажлуудад нээлттэй эх бүхий програмууд нь хамгийн ухаалаг сонголт байх болно.
15. Аутсорсинг болон дотоод нөөцийн харьцуулалт
Байнгын бус, туслах чиг үүргийн ажлуудыг гадны байгууллага эсвэл хувь хүнээр гүйцэтгүүлэх нь цалингийн санг хэмнэнэ.
Байгууллагын хамгийн том зардал бол ихэвчлэн хүний нөөц, цалин хөлсний зардал байдаг. Тиймээс бүх ажлыг заавал үндсэн ажилтнаар хийлгэх шаардлагатай эсэхийг эргэн харах хэрэгтэй.
Нягтлан бодох бүртгэл, хуулийн зөвлөх, мэдээллийн технологийн үйлчилгээ, цэвэрлэгээ зэрэг туслах чиг үүргийн ажлуудыг мэргэжлийн байгууллагаар аутсорсинг (outsourcing) хийлгэх нь илүү үр ашигтай байдаг.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дунд аутсорсинг нь нийгмийн даатгал, эрүүл мэндийн даатгал, ажлын байрны тоноглол зэрэг далд зардлуудыг бүрэн устгадаг маш үр дүнтэй арга юм.
Мөн богино хугацааны төсөл эсвэл улирлын чанартай ажлуудад чөлөөт уран бүтээлчид (freelancers) хөлслөн ажиллуулах нь үндсэн ажилтан авах эрсдэлээс сэргийлж, уян хатан байдлыг олгоно.
Аутсорсинг хийснээр байгууллага өөрийн үндсэн бизнес, гол өрсөлдөх давуу талдаа илүү их цаг хугацаа, нөөц бололцоогоо төвлөрүүлэх боломжтой болдог нь стратегийн чухал ач холбогдолтой.
Гэхдээ гадны гүйцэтгэгчтэй хамтран ажиллахдаа нууцлалын гэрээ байгуулах, ажлын гүйцэтгэлийг хянах тодорхой шалгуур үзүүлэлтүүдийг урьдчилан тохиролцох нь эрсдэлээс хамгаална.
16. Өдөр тутмын давтагдмал ажлыг автоматжуулах
Технологи ашиглан гар ажиллагааг автоматжуулснаар цаг хугацаа хэмнэж, алдаа гарах эрсдэлийг бууруулна.
Оффисын ажилтнуудын үнэт цагийн нэлээдгүй хэсэг нь өгөгдөл оруулах, тайлан нэгтгэх, имэйл илгээх зэрэг өдөр тутам давтагддаг, механик ажлуудад зарцуулагддаг.
Эдгээр ажлуудыг програм хангамж, хиймэл оюун ухаан ашиглан автоматжуулах нь ажилтнуудын бүтээмжийг эрс нэмэгдүүлж, илүү бүтээлч, үнэ цэнэ бүтээх ажилд төвлөрөх боломжийг олгоно.
Zapier, Make зэрэг автоматжуулалтын хэрэгслүүд нь өөр өөр програмуудыг хооронд нь холбож, хүний оролцоогүйгээр мэдээлэл дамжуулах, боловсруулах үйлдлүүдийг гүйцэтгэж чаддаг.
Автоматжуулалт нь зөвхөн цаг хэмнээд зогсохгүй, хүний хүчин зүйлээс шалтгаалсан алдаа (human error) гарах магадлалыг бараг тэг болгож бууруулдаг нь чанарын маш том дэвшил юм.
Хэдийгээр автоматжуулалтын системийг анх нэвтрүүлэхэд тодорхой хэмжээний цаг хугацаа, хөрөнгө оруулалт шаардагдах боловч урт хугацаандаа хөдөлмөрийн зардлыг үлэмж хэмжээгээр хэмнэдэг.
Байгууллагын бүх түвшинд автоматжуулах боломжтой процессуудыг илрүүлж, үе шаттайгаар нэвтрүүлэх нь орчин үеийн дижитал эрин үед өрсөлдөх чадвараа хадгалах гол нөхцөл болж байна.
17. Томилолт болон тээврийн зардлыг бууруулах
Шаардлагагүй томилолтыг цуцалж, урьдчилан төлөвлөлт хийснээр тээвэр, зочид буудлын зардлыг хэмнэх боломжтой.
Бизнесийн уулзалт, хурал зөвлөгөөнд оролцох зорилгоор дотоод болон гадаадад томилолтоор явах нь байгууллагын төсвөөс ихээхэн хэмжээний мөнгө шаарддаг.
Томилолтын зардлыг бууруулахын тулд хамгийн түрүүнд тухайн аялал үнэхээр зайлшгүй шаардлагатай эсэхийг нухацтай үнэлэх хэрэгтэй. Олон уулзалтыг цахимаар шийдэх бүрэн боломжтой болсон.
Зайлшгүй явах шаардлагатай тохиолдолд нислэгийн тийз, зочид буудлын захиалгыг аль болох эрт, урьдчилан хийх нь үнийн хувьд хамаагүй хямд тусдаг. Эцсийн мөчид хийсэн захиалга үргэлж өндөр үнэтэй байдаг.
Мөн дээд зэрэглэлийн (business class) нислэгийн оронд энгийн (economy class) сонгох, тансаг зэрэглэлийн буудлаас татгалзах зэрэг томилолтын хатуу журам батлан мөрдүүлэх нь үр дүнтэй.
Нэг чиглэлд явах хэд хэдэн ажлыг нэгтгэж, нэг удаагийн томилолтоор амжуулах нь тээврийн зардлыг оновчтой болгох бас нэгэн ухаалаг арга юм.
Компанийн автомашины ашиглалтыг хянаж, шатахууны зарцуулалтад лимит тогтоох, GPS хяналтын систем нэвтрүүлэх нь дотоод тээврийн зардлыг бууруулахад чухал үүрэг гүйцэтгэнэ.
18. Виртуал уулзалт болон цахим хурал
Биечилсэн уулзалтыг цахим хэлбэрт шилжүүлснээр цаг хугацаа, тээвэр болон зохион байгуулалтын зардлыг хэмнэнэ.
Технологийн хөгжлийн ачаар дэлхийн хаанаас ч хоорондоо холбогдож, нүүр нүүрээ харан ярилцах боломж бүрдсэн нь бизнесийн харилцаанд хувьсгал хийсэн.
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet зэрэг платформуудыг ашиглан виртуал уулзалт хийх нь биечлэн уулзахаас дутахгүй үр дүнтэй бөгөөд маш их цаг, мөнгө хэмнэдэг.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дотор цахим хурал нь зөвхөн тээврийн зардал хэмнээд зогсохгүй, хурлын өрөөний түрээс, кофе завсарлагааны зардал зэргийг бүрэн тэглэдэг давуу талтай.
Мөн гадны сургагч багш, зөвлөхүүдийг урьж авчрахын оронд цахимаар сургалт, семинар зохион байгуулах нь зардлыг хэд дахин бууруулах боломжийг олгодог.
Цахим уулзалтын үеэр дэлгэцээ хуваалцах, файл солилцох зэрэг үйлдлүүд нь мэдээллийг илүү ойлгомжтой, хурдан дамжуулахад тусалдаг бөгөөд уулзалтыг бичиж аваад дараа нь үзэх боломжтой байдаг.
Байгууллагын дотоод болон гадаад харилцаанд виртуал уулзалтыг нэн тэргүүний сонголт болгон хэвшүүлэх нь орчин үеийн, хэмнэлттэй, ногоон оффисын салшгүй нэг хэсэг мөн.
19. Ажилтнуудын санхүүгийн боловсролыг дээшлүүлэх
Ажилтнуудад зардлын талаарх ойлголт өгч, сургалт явуулах нь тэднийг илүү хариуцлагатай, хэмнэлттэй ажиллахад хөтөлдөг.
Байгууллагын зардлыг бууруулах аливаа санаачилга нь зөвхөн удирдлагын түвшинд яригдаад өнгөрөх бус, нийт ажилтнуудын оролцоотойгоор хэрэгжих ёстой.
Ажилтнууд байгууллагын санхүүгийн байдал, зардлын бүтцийн талаар тодорхой ойлголтгүй байх нь үрэлгэн хандах, нөөцийг хайр гамгүй ашиглах үндэс болдог.
Тиймээс ажилтнуудын санхүүгийн боловсролыг дээшлүүлэх сургалт, семинар тогтмол зохион байгуулах нь маш чухал. Энэ нь тэдний хувийн санхүүд ч эерэгээр нөлөөлнө.
Цахилгаан, ус, бичиг хэрэг зэрэг өдөр тутмын хэрэглээ нь байгууллагын нийт төсөвт хэрхэн нөлөөлдөг талаар бодит тоо баримттайгаар танилцуулах нь тэдний хандлагыг өөрчилдөг.
Ажилтнууд байгууллагын мөнгийг өөрийн мөнгө мэт хайрлаж, гамнах сэтгэлгээтэй болсон цагт л жинхэнэ бодит хэмнэлт бий болдог гэдгийг удирдлагууд анхаарах хэрэгтэй.
Санхүүгийн ил тод байдлыг хангаж, хэмнэлтийн зорилтуудаа багтайгаа хуваалцах нь итгэлцлийг бэхжүүлж, нэгдмэл зорилгын төлөө хамтран ажиллах урам зоригийг бадраадаг.
20. Хэмнэлтийг урамшуулах систем нэвтрүүлэх
Зардал хэмнэх шинэлэг санаа гаргасан ажилтнуудыг урамшуулах нь байгууллага даяар хэмнэлтийн соёлыг түгээнэ.
Хүмүүс өөрсдийн хийсэн үйлдэл, гаргасан санаачилга нь үнэлэгдэж, урамшуулал авч байгааг мэдрэх үедээ илүү идэвхтэй, санаачлагатай ажилладаг бичигдээгүй хуультай.
Байгууллагын зардлыг бууруулах шилдэг санаа гаргасан эсвэл өөрийн хариуцсан хэсэгтээ бодит хэмнэлт хийж чадсан ажилтан, баг хамт олныг шагнаж урамшуулах систем нэвтрүүлэх хэрэгтэй.
Урамшуулал нь заавал мөнгөн хэлбэртэй байх албагүй бөгөөд нэмэлт амралтын өдөр, талархлын бичиг, эсвэл хамт олноороо хоолонд орох эрх зэрэг олон янз байж болно.
Хэмнэсэн мөнгөнийхөө тодорхой хувийг тухайн санаачилгыг гаргасан ажилтанд урамшуулал болгон өгөх (profit sharing) нь хамгийн шударга бөгөөд үр дүнтэй хөшүүрэг болдог.
Энэхүү систем нь ажилтнуудыг өдөр тутмын ажилдаа шүүмжлэлтэй хандаж, ‘Үүнийг хэрхэн илүү хямд, илүү хурдан хийж болох вэ?’ гэсэн асуултыг байнга өөртөө тавихад сургадаг.
Хэмнэлтийг урамшуулах нь зөвхөн санхүүгийн үр өгөөжөөс гадна, ажилтнуудын бүтээлч сэтгэлгээг хөгжүүлж, байгууллагадаа харьяалагдах мэдрэмжийг гүнзгийрүүлдэг чухал ач холбогдолтой.
21. Усны хэрэглээг хянах, багасгах
Ус хэмнэгч төхөөрөмж суурилуулж, алдагдлыг цаг тухайд нь зассанаар усны төлбөрийг мэдэгдэхүйц бууруулна.
Оффисын урсгал зардлын нэг хэсэг болох усны төлбөр нь анзаарагдахгүйгээр өсөх хандлагатай байдаг. Үүнийг хяналтандаа авах нь хэмнэлтийн нэг хэсэг юм.
Ариун цэврийн өрөөний суултуур, угаалтуурын цоргонд ус хэмнэгч (low-flow) хошуу суурилуулах нь усны хэрэглээг 30-50% хүртэл бууруулах энгийн бөгөөд хямд шийдэл юм.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дунд усны алдагдлыг зогсоох нь маш чухал байр суурь эзэлдэг. Дусаж байгаа цорго эсвэл эвдэрхий суултуур нь сардаа хэдэн тонн ус дэмий урсгах эрсдэлтэй.
Тиймээс сантехникийн тоног төхөөрөмжүүдэд тогтмол үзлэг хийж, эвдрэл гэмтлийг цаг алдалгүй засварлаж байх нь усны төлбөр огцом өсөхөөс сэргийлнэ.
Мөн ажилтнуудын ундны усны хэрэгцээг хангахдаа хуванцар савтай ус байнга худалдаж авахын оронд төвлөрсөн ус цэвэршүүлэгч төхөөрөмж суурилуулах нь урт хугацаандаа хамаагүй хямд тусдаг.
Усны хэрэглээг зөв зохистой удирдах нь байгууллагын санхүүд хэмнэлт авчрахаас гадна, дэлхийн цэвэр усны нөөцийг хайрлан хамгаалах ногоон санаачилгад нэгдэж буй хэрэг юм.
22. Хог хаягдлын менежмент ба дахин боловсруулалт
Хог хаягдлыг ангилан ялгаж, дахин боловсруулах цэгт тушаах нь хог тээврийн зардлыг бууруулж, нэмэлт орлого үүсгэнэ.
Байгууллагын үйл ажиллагаанаас үүдэн гарч буй хог хаягдлын хэмжээ нь хог тээврийн хураамжтай шууд хамааралтай байдаг. Хог их гарах тусам зардал өснө.
Хог хаягдлыг эх үүсвэр дээр нь бууруулах (reduce) нь хамгийн эхний алхам юм. Жишээлбэл, нэг удаагийн хуванцар аяга, тавагны хэрэглээг халж, угааж ашигладаг аяга хэрэглэх.
Хоёрдугаарт, гарч буй хогийг цаас, хуванцар, шил, лааз зэргээр нь ангилан ялгах (sort) хогийн савнуудыг оффист байрлуулах хэрэгтэй. Энэ нь ажилтнуудад зөв дадал суулгана.
Ангилсан хог хаягдлаа дахин боловсруулах үйлдвэр эсвэл цэгүүдэд тушааснаар хог тээврийн зардлаа хэмнээд зогсохгүй, бага хэмжээний нэмэлт орлого олох боломжтой байдаг.
Мөн хуучин компьютер, электрон хэрэгслийг шууд хаяхын оронд сэлбэг болгон ашиглах эсвэл зориулалтын цахим хаягдал хүлээж авдаг газарт өгөх нь байгаль орчинд ээлтэй үйлдэл юм.
Хог хаягдлын зөв менежмент хэрэгжүүлэх нь байгууллагын зардлыг бууруулахаас гадна, нийгмийн хариуцлагатай, байгаль орчинд ээлтэй компани гэх эерэг имижийг олон нийтэд бүрдүүлдэг.
23. Татварын хөнгөлөлт, урамшууллыг ашиглах
Татварын хууль тогтоомжийг сайтар судалж, хуулиар зөвшөөрөгдсөн хөнгөлөлт, чөлөөлөлтүүдийг бүрэн ашиглах нь цэвэр ашгийг нэмэгдүүлнэ.
Татвар бол аливаа бизнесийн хувьд зайлшгүй төлөх ёстой томоохон зардлуудын нэг боловч түүнийг хуулийн хүрээнд оновчтой удирдах бүрэн боломжтой байдаг.
Улс орны татварын хууль тогтоомжид жижиг дунд бизнес, ногоон технологи нэвтрүүлсэн байгууллага, эсвэл хөгжлийн бэрхшээлтэй иргэдийг ажилд авсан тохиолдолд үзүүлэх олон төрлийн хөнгөлөлтүүд байдаг.
Эдгээр хуулийн заалтуудыг нарийвчлан судалж, өөрийн байгууллагад тохирох хөнгөлөлт, чөлөөлөлтүүдийг бүрэн дүүрэн ашиглах нь татварын зардлыг хууль ёсоор бууруулах шилдэг арга юм.
Мөн үндсэн хөрөнгийн элэгдэл тооцох аргыг зөв сонгох, тайлангаа хугацаанд нь үнэн зөв гаргаж торгууль, алдангиас сэргийлэх нь санхүүгийн сахилга батын чухал хэсэг мөн.
Татварын орчин байнга өөрчлөгдөж байдаг тул мэргэжлийн татварын зөвлөх эсвэл аудитын компаниас зөвлөгөө авах нь урт хугацаандаа гаргасан зардлаасаа хэд дахин илүү хэмнэлт авчирдаг.
Татварын төлөвлөлтийг зөв хийх нь байгууллагын мөнгөн урсгалыг сайжруулж, хэмнэсэн хөрөнгөө бизнесийнхээ өсөлт хөгжилтөд дахин хөрөнгө оруулах боломжийг олгодог.
24. Тоног төхөөрөмжийг түрээслэх үү, худалдаж авах уу?
Хурдан хуучирдаг технологийн төхөөрөмжүүдийг худалдаж авахын оронд түрээслэх нь бэлэн мөнгөний урсгалыг сайжруулна.
Оффисын тоног төхөөрөмж, ялангуяа мэдээллийн технологийн төхөөрөмжүүд нь маш хурдан хуучирч, үнэ цэнээ алддаг онцлогтой. Тиймээс тэдгээрийг худалдаж авах нь үргэлж зөв шийдвэр байдаггүй.
Өндөр үнэтэй сервер, олон үйлдэлт принтер зэргийг шууд бэлэн мөнгөөр худалдаж авахын оронд урт хугацаагаар түрээслэх (leasing) нь санхүүгийн хувьд илүү уян хатан сонголт болдог.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дотор түрээсийн үйлчилгээг сонгох нь байгууллагын бэлэн мөнгөний урсгалыг (cash flow) сайжруулж, их хэмжээний хөрөнгө нэг дор царцахаас сэргийлдэг.
Түрээсийн гэрээнд ихэвчлэн засвар үйлчилгээ, сэлбэгийн зардал багтсан байдаг тул гэнэтийн эвдрэлээс үүдэлтэй нэмэлт зардал гарах эрсдэлгүй байдаг нь маш том давуу тал юм.
Мөн түрээсийн хугацаа дуусахад төхөөрөмжийг хамгийн сүүлийн үеийн шинэ загвараар солих боломжтой байдаг нь байгууллагыг үргэлж орчин үеийн технологитой хөл нийлүүлэн алхахад тусалдаг.
Гэхдээ түрээслэх болон худалдаж авахын нийт өртгийг (Total Cost of Ownership) урьдчилан сайтар тооцоолж, аль нь танай байгууллагын онцлогт илүү тохирохыг шийдэх нь зүйтэй.
25. Урьдчилан сэргийлэх засвар үйлчилгээ
Тоног төхөөрөмжид тогтмол үйлчилгээ хийснээр гэнэтийн эвдрэл, өндөр үнэтэй засварын зардлаас сэргийлж чадна.
Аливаа тоног төхөөрөмж, машин механизм эвдэрсний дараа засах нь урьдчилан сэргийлэх үйлчилгээ хийхээс үргэлж хамаагүй өндөр өртөгтэй байдаг нь батлагдсан үнэн юм.
Тиймээс оффисын бүх тоног төхөөрөмж, халаалт хөргөлтийн систем, сантехник зэрэгт тогтмол хуваарийн дагуу урьдчилан сэргийлэх засвар үйлчилгээ (preventative maintenance) хийж хэвших хэрэгтэй.
Тогтмол цэвэрлэгээ, тосолгоо, шүүлтүүр солих зэрэг энгийн үйлдлүүд нь төхөөрөмжийн ажиллах хугацааг уртасгаж, үр ашгийг нь дээд зэргээр хадгалахад тусалдаг.
Гэнэтийн эвдрэл нь зөвхөн засварын зардал гаргаад зогсохгүй, тухайн төхөөрөмжийг ашигладаг ажилтнуудын ажлыг зогсоож, байгууллагын хэвийн үйл ажиллагааг алдагдуулах далд хохирол учруулдаг.
Засвар үйлчилгээний нэгдсэн бүртгэл хөтөлж, аль төхөөрөмжид хэзээ ямар үйлчилгээ хийгдсэнийг хянах нь төлөвлөлт хийхэд маш хэрэгтэй мэдээлэл болдог.
Урьдчилан сэргийлэх хандлага нь ‘Өвдсөн хойноо эмчлүүлэх биш, өвдөхөөсөө өмнө сэргийл’ гэдэгтэй адил байгууллагын санхүүг гэнэтийн цочролоос хамгаалах найдвартай бамбай юм.
26. Маркетингийн төсвийг оновчтой хуваарилах
Уламжлалт үнэтэй сурталчилгаанаас татгалзаж, дижитал маркетинг болон органик хандалтад анхаарах нь зардлыг бууруулж, үр дүнг сайжруулна.
Маркетинг, сурталчилгааны зардал нь байгууллагын төсвийн нэлээдгүй хэсгийг эзэлдэг боловч түүний үр өгөөжийг нарийн хэмжихэд хүндрэлтэй байх нь элбэг.
Телевиз, сонин хэвлэл, гадна самбар зэрэг уламжлалт маркетингийн сувгууд нь маш өндөр үнэтэй хэрнээ зорилтот хэрэглэгчдэдээ яг хүрч чадаж байгаа эсэх нь тодорхойгүй байдаг.
Үүний оронд сошиал медиа, хайлтын системийн оновчлол (SEO), имэйл маркетинг зэрэг дижитал сувгуудыг түлхүү ашиглах нь хамаагүй хямд бөгөөд үр дүнг нь шууд хэмжих боломжтой байдаг.
Өндөр үнэтэй төлбөртэй сурталчилгаа (paid ads) явуулахын оронд чанартай контент бүтээж, хэрэглэгчдэд үнэ цэнэ өгөх замаар органик хандалтыг (organic reach) нэмэгдүүлэх нь урт хугацааны, тогтвортой стратеги юм.
Мөн одоо байгаа харилцагчдаа хадгалж үлдэх, тэднээр дамжуулан шинэ хэрэглэгч татах (referral) хөтөлбөр хэрэгжүүлэх нь шинэ хэрэглэгч хайж олохоос хамаагүй бага зардал шаарддаг.
Маркетингийн кампанит ажил бүрийн хөрөнгө оруулалтын өгөөжийг (ROI) нарийвчлан тооцож, үр дүн муутай сувгуудын санхүүжилтийг зогсоох нь төсвийг оновчтой удирдах гол түлхүүр юм.
27. Харилцаа холбоо, интернэтийн зардлын хяналт
Уламжлалт суурин утаснаас татгалзаж, интернэтэд суурилсан холбооны систем ашиглах нь харилцаа холбооны зардлыг эрс бууруулна.
Байгууллагын харилцаа холбоо, интернэтийн зардал нь сар бүр тогтмол гардаг бөгөөд үүнийг анхааралгүй орхивол дэмий үрэгдэх магадлал өндөр байдаг.
Уламжлалт суурин утасны шугамууд нь сарын суурь хураамж болон ярианы минут тутамд төлбөр тооцдог тул маш үнэтэй тусдаг. Үүнийг орчин үеийн технологиор солих цаг болсон.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд дотор VoIP (Voice over Internet Protocol) буюу интернэтэд суурилсан утасны систем нэвтрүүлэх нь харилцаа холбооны зардлыг 50% хүртэл бууруулах боломжтой шийдэл юм.
Мөн интернэтийн үйлчилгээ үзүүлэгч байгууллагатайгаа гэрээгээ эргэн харж, танай байгууллагын бодит хэрэгцээнд нийцсэн, илүү хямд багц байгаа эсэхийг судлах хэрэгтэй.
Ажилтнуудын гар утасны ярианы төлбөрийг байгууллагаас хариуцдаг бол хязгаар (limit) тогтоох, эсвэл зөвхөн ажлын цагаар ашиглах тусгай багц сонгох нь зардлыг хяналтанд байлгахад тусална.
Харилцаа холбооны үйлчилгээний зах зээл маш өрсөлдөөнтэй байдаг тул өөр үйлчилгээ үзүүлэгчдийн саналыг харьцуулан судалж, илүү хямд бөгөөд чанартай сонголт хийхэд үргэлж нээлттэй байх хэрэгтэй.
28. Оффисын хөнгөн зууш, хангамжийн оновчлол
Ажилтнуудын цай, кофены хангамжийг ухаалгаар шийдэж, хэт үнэтэй брэндээс татгалзах нь өдөр тутмын жижиг зардлуудыг хэмнэнэ.
Олон байгууллагууд ажилтнуудынхаа тав тухыг хангах үүднээс үнэгүй кофе, цай, хөнгөн зуушаар хангадаг. Энэ нь сайн хэрэг боловч хяналтгүй бол маш их зардал болж хувирдаг.
Нэг удаагийн савлагаатай, өндөр үнэтэй кофе, цай худалдаж авахын оронд сайн чанарын үрэн кофег бөөнөөр нь авч, оффист кофе чанагч байрлуулах нь хамаагүй хэмнэлттэй байдаг.
Мөн хөнгөн зууш, жимс жимсгэнэ авахдаа жижиглэнгийн дэлгүүрээс бус, бөөний төвүүдээс эсвэл шууд нийлүүлэгчээс нь захиалах нь зардлыг мэдэгдэхүйц бууруулна.
Хангамжийн материалын хэрэглээнд тодорхой хяналт тавьж, сар бүрийн төсвийг урьдчилан батлах нь хэтрүүлэн хэрэглэх, үрэлгэн хандахаас сэргийлдэг.
Ажилтнуудад эрүүл, тэжээллэг хэрнээ хямд төсөр сонголтуудыг санал болгох нь тэдний эрүүл мэндэд тустайгаас гадна байгууллагын төсөвт ч ээлтэй байх болно.
Эдгээр жижиг мэт санагдах зардлууд нь сар, жилээр хуримтлагдахдаа маш том дүн болдог тул өдөр тутмын хэрэглээндээ ухаалаг хандах нь нийт хэмнэлтийн чухал хэсэг юм.
29. Хэмнэлтийн үр дүнг хэмжих, тайлагнах
Хэрэгжүүлсэн арга хэмжээнүүдийнхээ үр дүнг тогтмол хэмжиж, тайлагнах нь цаашдын сайжруулалт хийх үндэс болно.
Зардал хэмнэх аливаа санаачилга, төлөвлөгөөг хэрэгжүүлж эхэлсэн бол түүнийхээ үр дүнг бодитоор хэмжиж, үнэлэх нь хамгийн чухал үе шат юм. Хэмжиж чадахгүй бол удирдаж чадахгүй гэдэг үг бий.
Сар бүрийн санхүүгийн тайланг өмнөх оны мөн үетэй болон төлөвлөсөн төсөвтэй харьцуулан судалж, аль хэсэгт бодит хэмнэлт гарсан, хаана нь хүлээлтэд хүрээгүйг тодорхойлох хэрэгтэй.
Хэмнэлтийн үр дүнг хэмжихдээ зөвхөн мөнгөн дүнгээр бус, цахилгааны киловатт, усны литр, цаасны орц зэрэг биет хэмжигдэхүүнээр давхар хянах нь илүү бодитой мэдээлэл өгнө.
Тайлангийн үр дүнг удирдлагын баг болон нийт ажилтнуудад нээлттэй танилцуулж байх нь хүн бүрт өөрсдийн хичээл зүтгэл ямар үр дүнд хүрч байгааг харах боломжийг олгодог.
Хэрэв зарим хэмнэлтийн аргууд хүлээсэн үр дүнг өгөхгүй байвал шалтгааныг нь судалж, стратегиа өөрчлөх эсвэл илүү тохиромжтой өөр аргаар солих уян хатан байх шаардлагатай.
Тогтмол хэмжилт, үнэлгээ хийх нь байгууллагыг тасралтгүй сайжрах (continuous improvement) замд хөтөлж, санхүүгийн сахилга батыг урт хугацаанд хадгалах баталгаа болдог.
30. Байгууллагын соёлд хэмнэлтийн сэтгэлгээг суулгах
Зардал хэмнэх нь зөвхөн нэг удаагийн аян бус, харин байгууллагын өдөр тутмын соёл, үнэт зүйлсийн нэг хэсэг болох ёстой.
Зардлыг амжилттай бөгөөд тогтвортойгоор бууруулах хамгийн дээд түвшний стратеги бол хэмнэлтийн сэтгэлгээг байгууллагын соёл (corporate culture) болгон төлөвшүүлэх явдал юм.
Энэ нь удирдлагын багаас эхлэх ёстой бөгөөд захирлууд өөрсдөө үлгэр дуурайлал үзүүлж, хэмнэлттэй, даруу байх нь ажилтнуудад хамгийн хүчтэй нөлөөлдөг.
Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд нь зөвхөн санхүүгийн хямралын үед л хэрэгжүүлдэг арга хэмжээ биш, харин эдийн засаг өсөлттэй үед ч мөрдөгдөх ёстой эрүүл бизнесийн зарчим юм.
Шинэ ажилтан ажилд авах үеийн чиглүүлэх сургалтаас эхлээд байгууллагын нөөцөд хэрхэн гамтай, хариуцлагатай хандах талаарх хүлээлтийг тодорхой ойлгуулах хэрэгтэй.
Хэмнэлт гэдэг нь чанараас ухрах, эсвэл ажилтнуудын тав тухыг алдагдуулах гэсэн үг биш бөгөөд харин байгаа нөөцөө хамгийн дээд зэргийн үр ашигтайгаар ашиглах ухаан гэдгийг зөвөөр таниулах нь чухал.
Байгууллагын соёлд гүн бат суусан хэмнэлтийн сэтгэлгээ нь ямар ч дүрэм журам, хяналтын системээс илүү хүчтэй бөгөөд компанийн урт хугацааны оршин тогтнох, цэцэглэн хөгжих гол үндэс суурь болж өгдөг.
Conclusion & Topic Restatement
Дүгнэж хэлэхэд, байгууллагын санхүүгийн тогтвортой байдлыг хангаж, өрсөлдөх чадвараа нэмэгдүүлэхийн тулд зардлаа оновчтой удирдах нь нэн тэргүүний зорилт мөн. Бидний энэхүү нийтлэлд дурдсан Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд нь зөвхөн онолын төдий зүйл биш бөгөөд дэлхийн олон мянган амжилттай компаниудын бодит туршлагаар батлагдсан шалгарсан стратегиуд юм. Эрчим хүчээ хэмнэх, дижитал шилжилт хийх, ажлын талбайгаа оновчтой болгох, нийлүүлэгчидтэйгээ ухаалаг хэлэлцээр хийх зэрэг эдгээр алхмуудыг системтэйгээр, тууштай хэрэгжүүлж чадвал танай байгууллага санхүүгийн хувьд илүү хүчирхэгжиж чадна. Хамгийн гол нь зардал хэмнэх үйл явц нь удирдлагын ганц нэг шийдвэрээр бус, нийт баг хамт олны оролцоо, байгууллагын соёлын салшгүй нэг хэсэг болж төлөвших ёстойг санаарай. Оффисын зардлыг 20% хэмнэх аргууд-ыг өнөөдрөөс эхлэн өөрийн байгууллагадаа нэвтрүүлж, илүү гэрэлт ирээдүйн төлөөх ухаалаг хөрөнгө оруулалтаа хийж эхлэхийг танд уриалж байна.