Баримт бичгийг архивлах нь байгууллагын үйл ажиллагааны чухал хэсэг юм. Таны архивласан бичиг баримт зөв зохистой удирдлага, хамгаалалтанд байх ёстой бөгөөд шаардлагатай үед хялбархан олох боломжтой байх нь зүйтэй. Энэ нийтлэлд бид архивын стандарт болон түүний ач холбогдлын талаар танилцуулах болно.
Баримт бичиг архивлах гэж юу вэ?
Бичиг баримт архивлах стандарт гэдэг нь идэвхгүй болсон баримтуудыг урт хугацааны хадгалалтанд байршуулах үйл явц юм. Бичиг баримтыг архивлах нь хуучин албан бичгийг хялбархан олж авах боломжийг олгодог ба мөн хамгаалалт болон хууль эрхзүйн шаардлагыг хангах үүднээс хэрэгжүүлдэг.
Албан бичгийг физик хэлбэрээр буюу цаасан хэлбэрээр хадгалах явдал нь уламжлалт бөгөөд баталгаатай арга юм. Энэ нь тусгай архивын өрөөнд зай талбайг зохистой ашиглах замаар баримт бичгийг хадгалж эмхлэх үйл ажиллагаа юм.
Баримт бичиг архивлахын ач холбогдол
Албан ёсны хэлбэр, стандартаар архиваа үйлдэх нь олон талын ач холбогдолтой байдаг.
Бодит хяналт
Баримт бичгийг гараар барьж шалгах нь илүү бодит хяналтыг хангадаг. Мөн цахим хэлбэрт архивлахаас ялгаатай нь гараар шалгахад илүү хялбар байдаг.
Тусгай төхөөрөмж ашиглан архивлах боломжтой болсон
Орчин үед зориулалтын баримт үдэгч машин ашиглан хурдан хугацаанд архивлах боломжтой болсон бөгөөд энэ нь архивын ажилчдын цагийг хэмнэхээс гадна ажлын бүтээмжийг хэд дахин нэмэгдүүлдэг давуу талууд ихтэй.
Интернэт сүлжээний хамааралгүй
Цахимаар бус цаасаар архиваа үүсгэх нь сүлжээгүй орчинд ашиглахад илүү найдвартай бөгөөд хяналт шалгалт хийхэд ямар нэгэн саадгүй байдаг нь давуу талтай.
Аюулгүй байдал
Цахимаар архивлахаас ялгаатай нь цаасан баримт бичиг нь цахим халдлага болон вирусээс хамааралгүйбайдаг. Мөн ямар нэгэн эрсдэлт нөхцөлд баримт бичгийг хадгалах зориулалтын өрөөнд тусгай стандартын дагуу арга хэмжээ авах боломжтой. Жишээ нь, галын аюулаас хамгаалах систем, чийгийн хяналт зэрэг.
Хуулийн шаардлага
Монгол улсын Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хууль болон холбоотой бусад хууль тогтоомжийн дагуу баримт бичгийг цаасан хэлбэрээр хадгалах шаардлагатай гэж заасан байдаг.
Баримт бичиг архивлах шаардлага
Баримт бичгийг архивлах үед хэд хэдэн үндсэн мэдээллийг баримт бичигт оруулсан байх шаардлагатай:
- Баримт бичгийн гарчиг: Агуулгыг тодорхой харуулсан гарчиг.
- Бүтээсэн огноо: Хэзээ бүтээсэн огноог.
- Зохиогчийн мэдээлэл: Зохиосон хүний нэр, мэдээлэл.
- Хувилбарын хяналт: Хувилбар болон шинэчлэлийн мэдээлэл.
- Хүлээн авагчдын мэдээлэл: Хэнд зориулагдсан мэдээлэл.
- Зорилго болон зорилтууд: Зорилго, зорилт.
- Агуулга болон үндсэн хэсэг: Үндсэн агуулга, мэдээлэл.
- Хавсралт буюу нэмэлт материалууд: Нэмэлт материалууд.
- Гарын үсэг болон батламжууд: Шаардлагатай бол гарын үсэг, батламж.
- Мета мэдээлэл: Нэмэлт мэдээлэл.
- Холбоотой баримтууд: Холбоотой бусад баримтууд.
- Хамгаалалт болон нэвтрэх эрхийн хяналт: Хамгаалалт, нэвтрэх эрхийн хяналт.
- Хуулийн шаардлага: Хуулийн шаардлагад нийцүүлсэн байдал
- Хадгалалтын хугацаа: Хадгалах хугацаа.
- Устгах зааварчилал: Устгах заавар.
Монгол Улсын хуулийн шаардлага
Монгол Улсад баримт бичиг архивлах нь хуулийн дагуу дараах шаардлагыг хангах ёстой:
- Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хууль: Архивлах болон хадгалах үйл явцын зохицуулалт, шаардлагуудыг тусгасан.
- Мэдээллийн ил тод байдал ба мэдээлэл авах эрхийн тухай хууль: Олон нийтэд мэдээлэл өгөх үүргийг зааж өгсөн.
- Хөдөлмөрийн тухай хууль: Ажилчдын баримт бичгийг архивлах болон хадгалах шаардлагуудыг тодорхойлсон.
- Төсвийн тухай хууль: Санхүүгийн болон аудиторын баримтуудыг архивлах талаар заасан.
Баримт бичиг архивлах зөвлөмж
Бэлтгэл ажлууд
Архивлахын өмнө бэлтгэл ажлуудыг хийх нь чухал. Нэгдүгээрт, ямар албан баримтуудыг архивлах шаардлагатайг тодорхойлох. Хоёрдугаарт, баримт бичгийг зохих стандартын дагуу ангилах.
Архивлах ажлыг хялбаршуулах нь
Архивлах ажлыг хөнгөвчлөх үүднээс зохион байгуулалттай, системтэй байх хэрэгтэй. Цаасан баримт хадгалах өрөө, шүүгээг зөв зохион байгуулах нь үр дүнтэй.
Үдэж хавтаслах заавар
Бичиг цаасыг үдэх болон хавтаслах нь архивын стандартын нэг чухал хэсэг юм. Баримт бичгийг хялбархан олох боломжтой байлгах үүднээс зохих үдэгч машин болон хавтаслах хэрэгслийг ашиглана.
Архивын ажлыг хөнгөвчлөх үүднээс Шидэт Шогол бичгийн хэрэгслийн бөөний төвөөс нийлүүлдэг архивын баримт бичиг үдэгч машинуудыг ашиглахыг санал болгож байна. Эдгээр машинууд нь албан материалуудыг хурдан, найдвартай үдэж, архивлах ажлыг хялбаршуулна.
Бусад холбоотой блогууд унших: