Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн салбарт шинээр хөл тавьж буй танд энэ өдрийн мэндийг хүргэе! Энэ бол байгууллагын ой санамжийг хадгалж, улс үндэсний түүхийг бүрдүүлэхэд хувь нэмрээ оруулдаг нэн хариуцлагатай бөгөөд нэр хүндтэй ажил юм. Анхлан ажиллаж эхлэхэд олон шинэ нэр томьёо, журам, хууль эрх зүйн орчин таныг угтаж магадгүй. Гэхдээ санаа зовох хэрэггүй. Энэхүү гарын авлага нь таныг “Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай” хуулийн гол заалтуудтай танилцуулж, өдөр тутмын ажилдаа хэрхэн амжилттай хэрэгжүүлэх талаарх цэгцтэй ойлголтыг өгөх болно.
Энэхүү блогт бид хуулийн хуурай заалтуудыг тайлбарлахаас илүүтэйгээр таны ажлын практикт шууд хэрэг болох үндсэн зарчим, үүрэг хариуцлага, анхаарах зүйлсийг энгийн үгээр тайлбарлахыг зорьсон. Та энэхүү гарын авлагыг уншсанаар өөрийн ажлын ач холбогдлыг илүү гүнзгий ойлгож, итгэлтэйгээр ажиллаж эхлэхэд тань тусална гэдэгт итгэлтэй байна. Ингээд хамтдаа байгууллагын “ой санамжийн төв”-өөр аялцгаая.
Таны Ажлын Үндэс: Архив, Албан Хэрэг Хөтлөлтийн Үндсэн Зарчим
Таны хийх ажил бүр тодорхой зарчимд үндэслэдэг. “Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай” хуулийн 3-р зүйлд заасан эдгээр зарчим бол таны ажлын “алтан дүрэм” юм. Энэ нь зүгээр нэг жагсаалт биш, харин таны өдөр тутмын шийдвэр, үйлдэл бүрд чиглүүлэгч болно.
Дэд сэдэв 1.1: Арга зүйн хувьд нэгдмэл байх (3.1.1) Энэ юу гэсэн үг вэ? Танай байгууллага, цаашлаад улсын хэмжээнд бүх архивын ажилтнууд баримт бичгийг ангилах, бүртгэх, хадгалахдаа ижил стандарт, журам мөрдөнө гэсэн үг. Та өөрийн дураар шинэ систем зохиохгүй, харин батлагдсан заавар, журмын дагуу ажилласнаар баримт бичиг замбараагүй болохоос сэргийлж, хэн ч, хэзээ ч хэрэгтэй мэдээллээ хялбархан олох боломжийг бүрдүүлнэ. Та бол нэгдсэн системийн чухал нэг хэсэг юм.
Дэд сэдэв 1.2: Бүрдүүлэлт тогтмол, бүрэн байх (3.1.2) Байгууллагын үйл ажиллагаанд үүссэн бүх чухал баримт бичиг архивт ирж байх ёстой. Энэ нь та зөвхөн хэн нэгний авчирч өгсөн зүйлийг хүлээж авах биш, харин зохион байгуулалтын нэгжүүдтэйгээ хамтран ажиллаж, тэдний баримт бичиг цаг тухайдаа, бүрэн бүтэн байдлаар архивт шилжиж байгаа эсэхэд хяналт тавина гэсэн үг. Нэг ч чухал баримт орхигдож болохгүй.
Дэд сэдэв 1.3: Хадгалалт, хамгаалалт аюулгүй, найдвартай байх (3.1.4) Та бол баримтын “хамгаалагч”. Таны гарт байгаа баримт бичгүүд нь байгууллагын түүх, ажилтнуудын эрх ашиг, иргэдийн хүсэлт, заримдаа улсын нууцтай ч холбоотой байж болно. Тиймээс тэдгээрийг ус, гал, тоос шороо, хулгай зэрэг аливаа эрсдэлээс хамгаалах нь таны нэн тэргүүний үүрэг. Энэ нь зөвхөн цоожтой хаалга гэсэн үг биш, харин зориулалтын өрөө, тавиур, чийгшил, температурын горим зэргийг багтаасан цогц ойлголт юм. Цахим баримт бичиг-ийн хувьд вирусийн халдлага, системийн доголдол, хакердах оролдлогоос хамгаалах нь мөн энэ зарчимд багтана.
Дэд сэдэв 1.4: Ашиглалт хуулийн хүрээнд нээлттэй, шуурхай байх (3.1.5) Архив бол зүгээр нэг агуулах биш. Энэ бол мэдээллийн сан. Иргэд, байгууллагын ажилтнууд өөрсдийн эрх, ашиг сонирхолтой холбоотой мэдээллийг авах эрхтэй. Таны үүрэг бол тэдний хүсэлтийг хуулийн дагуу, аль болох шуурхай шийдвэрлэж, шаардлагатай лавлагаа, хуулбарыг гаргаж өгөх юм. Мэдээж, нууцын зэрэглэлтэй, хувь хүний эмзэг мэдээлэлтэй холбоотой баримтыг ашиглуулахдаа холбогдох хууль, журмыг чанд мөрдөх ёстой.
“Архивын хэл”-ийг ойлгох нь: Анхан шатны нэр томьёоны тайлбар
Аливаа мэргэжил өөрийн гэсэн хэлтэй байдаг. Архивын салбарт ч мөн адил. Хуулийн 4-р зүйлд тодорхойлсон зарим гол нэр томьёог энгийнээр тайлбарлая.
- Архивын баримт (4.1.2): Энэ бол зүгээр нэг баримт бичиг (4.1.6) биш юм. Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүсээд, үнэ цэнийг нь нягтлан шалгаж, тодорхой хугацаагаар (түр эсвэл байнга) хадгалахаар шийдвэрлэсэн баримтыг “архивын баримт” гэнэ. Таны ажил бол энгийн баримт бичгийг энэхүү үнэ цэнэтэй архивын баримт болгох үйл явцыг удирдах юм.
- Үндэсний архивын сан хөмрөг (4.1.10): Энэ бол Монгол улсын “түүхэн ой санамж” гэж ойлгож болно. Өмчийн хэлбэр, хаана хадгалагдаж байгаагаас үл хамааран улс үндэстний хувьд түүхэн, шинжлэх ухааны, нийгмийн ач холбогдолтой бүх архивын баримтын нийлбэр цогц юм. Таны байгууллагын байгууллагын архив-т (4.1.5) хадгалагдаж буй “байнга” хадгалах баримтууд эцэстээ энэхүү агуу санд шилжин очдог.
- Баримт бичгийн үнэ цэнийг нягтлан шалгах (4.1.8): Энэ бол архивын ажилтны хамгийн чухал оюуны ажлуудын нэг. Бүх цаасыг хадгалах боломжгүй. Тиймээс ямар баримт нь ирээдүйд хэрэг болох вэ, аль нь тодорхой хугацааны дараа ач холбогдолгүй болох вэ гэдгийг ялгаж салгах үйл явц юм. Энэ ажлыг та ганцаараа хийхгүй, байгууллагын дэргэдэх “Баримт нягтлан шалгах комисс” (БНШК)-ын шийдвэрээр гүйцэтгэдэг.
- Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт (4.1.12): Энэ бол таны ажлын “замын зураг” юм. Тухайн жилд байгууллагын үйл ажиллагаанд ямар төрлийн хэргүүд үүсэх, тэдгээрийг хэрхэн нэрлэж, кодлох, хэр удаан хадгалахыг урьдчилан төлөвлөсөн жагсаалт. Энэ жагсаалтын дагуу та баримт бичгүүдийг системтэйгээр ангилж, хэрэг бүрдүүлдэг. Энэ нь эмх замбараагүй байдлаас сэргийлэх гол хэрэгсэл мөн.
Таны Өдөр Тутмын Үүрэг, Хариуцлага: Юуг, Хэрхэн хийх вэ?
Онолын ойлголтуудтай танилцсан бол одоо таны өдөр тутмын ажил юунаас бүрдэх вэ гэдэгт анхаарлаа хандуулъя. Таны үүрэг зөвхөн баримт хүлээн аваад хадгалах биш, харин баримтын амьдралын мөчлөгийг бүхэлд нь удирдах юм.
Дэд сэдэв 3.1: Албан хэрэг хөтлөлтөөс эхлэх аялал (Зургадугаар бүлэг) Архивын ажил нь баримт бичгийг анх үүсгэж, бүрдүүлж буй үеэс эхэлдэг. Та байгууллагынхаа ажилтнуудад баримт бичгийг стандарт (MNS 5140, MNS 5141, MNS 5142 гэх мэт)-ын дагуу хэрхэн зөв боловсруулах, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт-ын дагуу хэрхэн зөв ангилж хэрэг бүрдүүлэх талаар зөвлөгөө өгч, сургалт зохион байгуулдаг. Зөв эхлэл тавигдвал дараа дараагийн ажил чинь тэр хэрээр хялбар болно.
Дэд сэдэв 3.2: Баримтыг хүлээн авах ба нягтлан шалгах (23, 25-р зүйл) Зохион байгуулалтын нэгжүүдээс албан хэрэг хөтлөлт дууссан баримтуудыг хүлээн авна. Энэ үед та зүгээр л тоолоод авахгүй. Баримтын бүрэн бүтэн байдал, бүрдэл зөв эсэх, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт-тай тохирч буй эсэхийг шалгана. Үүний дараа та Баримт нягтлан шалгах комисстойгоо хамтран баримтуудыг “байнга”, “түр” хадгалах, “устгах” гэж ангилна. Комиссын шийдвэргүйгээр нэг ч хуудас баримт устгахыг хатуу хориглоно (10.5-р зүйл).
Дэд сэдэв 3.3: Эмхлэн цэгцлэх, бүртгэх, хадгалах (23, 29-р зүйл) Нягтлан шалгалт дууссаны дараа та баримтуудаа эмхлэн цэгцэлж, данс бүртгэл үйлдэж, зориулалтын хайрцагт хийж, сан хөмрөгтөө байрлуулна. Баримт бүр өөрийн гэсэн “гэр”-тэй, “хаяг”-тай байх ёстой. Энэ нь танд болон бусад хүмүүст шаардлагатай үед баримтыг хэдхэн минутын дотор олж өгөх боломжийг олгоно. Хадгалалтын орчин, аюулгүй байдлыг байнга хянаж байх нь таны чухал үүрэг.
Дэд сэдэв 3.4: Төрийн архивт түүхийг шилжүүлэх нь (27, 28-р зүйл) Байгууллагын архив-т “байнга” хадгалах баримтыг тодорхой хугацааны дараа харьяа төрийн архив (Үндэсний төв архив, Аймаг/Нийслэлийн архив гэх мэт)-т шилжүүлдэг. Энэ хугацаа нь байгууллагын төрлөөс хамаарч 8-40 жил хүртэл байна (27-р зүйл). Энэ бол таны ажлын хамгийн чухал үр дүнгийн нэг юм. Та байгууллагынхаа түүхийг улсын түүхийн нэгэн хэсэг болгон мөнхөлж байна гэсэн үг.
Том зураглал: Таны ажил Үндэсний Архивын Сан Хөмрөгт хэрхэн хувь нэмэр оруулдаг вэ?
Заримдаа өдөр тутмын ажилдаа дарагдаад хийж буй зүйлийнхээ ач холбогдлыг мартдаг. Гэхдээ таны ширээн дээрх нэг хавтастай хэрэг бол Үндэсний архивын сан хөмрөг хэмээх асар том эвлүүлдэг зургийн нэг хэсэг юм. Энэ сан хөмрөг бол төрийн ой санамж, соёлын өв бөгөөд төрийн хамгаалалтад байдаг (10.1-р зүйл).
Таны нягтлан шалгаж, цэгцэлсэн баримтууд ирээдүйд судлаачдын судалгааны эх сурвалж, иргэдийн эрх ашгийг хамгаалах нотлох баримт, түүхчдийн үнэн мөнийг олох түлхүүр болдог. Өнөөдөр таны хийж буй жижиг мэт үйлдэл 50, 100 жилийн дараа Монгол улсын түүхийг бичихэд үнэлж баршгүй хувь нэмэр оруулахыг үргэлж санаж яваарай.
МЭДЛЭГЭЭ ШАЛГАЯ: БОГИНО АСУУЛТ ХАРИУЛТ
Асуулт 1: Архивын ажилтны баримтлах хамгийн гол зарчим юу вэ? Хариулт: Баримтын хадгалалт, хамгаалалтыг аюулгүй, найдвартай байлгах, нэгдсэн арга зүйг мөрдөх, бүрдүүлэлтийг тогтмол хийх, хуулийн хүрээнд ашиглалтыг нээлттэй байлгах зэрэг олон зарчим байдаг. Гэхдээ хамгийн гол нь та бол баримтын “хамгаалагч” гэдгээ үргэлж санах явдал юм.
Асуулт 2: “Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт” гэж юу вэ, яагаад чухал вэ? Хариулт: Энэ нь тухайн жилд байгууллагад үүсэх баримт бичгүүдийг урьдчилан төлөвлөж, нэр, код, хадгалах хугацааг нь тодорхойлсон жагсаалт юм. Энэ нь баримтыг системтэй, замбараатай ангилахад тусалдаг ажлын гол хэрэгсэл юм.
Асуулт 3: Би хуучирсан баримтыг өөрөө шийдээд устгаж болох уу? Хариулт: Үгүй, хэзээ ч болохгүй. Баримтыг зөвхөн байгууллагын “Баримт нягтлан шалгах комисс”-ын хурлаар хэлэлцэж, акт үйлдсэний үндсэн дээр устгана. Комиссын зөвшөөрөлгүй баримт устгахыг хуулиар хориглодог.
Асуулт 4: Цахим баримт бичиг цаасан баримттай адил хүчинтэй юу? Хариулт: Тийм. Хууль тогтоомж, стандартын дагуу бүрдүүлж, тоон гарын үсгээр баталгаажсан цахим баримт бичиг нь цаасан баримт бичигтэй адил хүчинтэй байна (38.2-р зүйл).
Асуулт 5: Байгууллагын архив ба Төрийн архивын ялгаа нь юу вэ? Хариулт: Байгууллагын архив нь баримтыг анхан шатанд бүрдүүлж, түр хугацаагаар хадгалдаг. Харин Төрийн архив нь байгууллагуудаас “байнга” хадгалах үнэ цэнэтэй баримтыг төвлөрүүлэн хүлээн авч, мөнхөд хадгалдаг.
Асуулт 6: Иргэд архиваас ямар үйлчилгээ авч болох вэ? Хариулт: Иргэд архивын баримтаас лавлагаа авах, баримтын хуулбар авах, уншлагын танхимд баримттай танилцаж судлах эрхтэй (30.1-р зүйл).
Асуулт 7: “Үндэсний архивын сан хөмрөг” гэж юуг хэлэх вэ? Хариулт: Энэ бол Монгол улсын түүх, соёлын өв болсон, нийгэм, шинжлэх ухааны ач холбогдол бүхий бүх архивын баримтын нэгдсэн цогц юм. Энэ бол үндэстний ой санамж юм.
Асуулт 8: Архивын ажилтанд ямар үйлдлийг хориглодог вэ? Хариулт: Ажлын шугамаар олж мэдсэн нууцыг задруулах, хуурамч лавлагаа үйлдэх, архивын баримтыг хууль бусаар дамжуулах, гэмтээх, устгахыг хатуу хориглоно (48-р зүйл).
Асуулт 9: Байгууллага татан буугдвал архивын баримт нь яах вэ? Хариулт: Тухайн байгууллагын архивын баримтыг харьяалах төрийн архивт эсвэл эрх залгамжлагчид нь зургаан сарын дотор шилжүүлнэ (27.4-р зүйл).
Асуулт 10: Шинэ ажилтны хувьд хамгийн түрүүнд ямар бичиг баримттай танилцах ёстой вэ? Хариулт: “Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай” хууль, байгууллагынхаа “Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт” болон холбогдох заавар, журмуудтай нэн тэргүүнд танилцах хэрэгтэй.
Дүгнэлт
Архивын ажилтан болно гэдэг нь өнгөрсөн үеийн үнэ цэнийг хадгалж, одоо цагийн үйл ажиллагааг баталгаажуулж, ирээдүй хойч үедээ түүхийг өвлүүлэн үлдээх эрхэм үйлсийн эзэн болж байна гэсэн үг. Энэхүү гарын авлага танд ажлынхаа үндсэн чиг баримжааг олоход тусалсан гэдэгт найдаж байна. Мэдээж, бодит ажил дээр олон нарийн зүйлс тулгарах болно. Энэ үед та бүү эргэлзээрэй, туршлагатай хамт олон, удирдлагаасаа асууж, зөвлөгөө авч, үргэлж суралцаж, өөрийгөө хөгжүүлээрэй.
Таны ажилд өндөр амжилт хүсье! Таны хийж буй ажил бүр байгууллагын болон улс үндэстний түүхэнд үнэлж баршгүй хувь нэмэр оруулах болно.