Архивын машин хэнд хэрэгтэй вэ? Сонгох 5 шалгуур

Байгууллага томрох тусам өдөр тутмын ажилтай хамт үүсэх баримт бичгийн хэмжээ нэмэгддэг. Тайлан, тушаал, гэрээ, анхан шатны баримт, дотоод материал, төсөл, хүний нөөцийн болон санхүүгийн баримтуудыг дараа нь хайж олох, ангилах, хадгалах шаардлага гарна. Ийм үед “архивын машин авах хэрэгтэй юу?” гэдэг асуулт практик асуудал болж эхэлдэг.

Архивын баримт үдэгч машин нь бүх байгууллагад заавал хэрэгтэй гэсэн үг биш. Харин баримт бичгийг тогтмол үдэж, хавтаслан архивладаг, нэг удаад олон материал цэгцэлдэг, гар ажиллагаанд их цаг зарцуулдаг байгууллагад ажлын урсгалыг илүү эмхтэй болгоход туслах боломжтой.

Тиймээс машин сонгохын өмнө “хамгийн том”, “хамгийн үнэтэй” эсвэл “хамгийн олон функцтэй” гэсэн логикоор биш, өөрийн бодит хэрэглээгээр сонгох нь зөв. Доорх 5 шалгуур нь байгууллагадаа тохирох архивын баримт үдэгч машин хэрэгтэй эсэх, хэрэгтэй бол юуг нь түрүүлж харах вэ гэдгийг шийдэхэд тусална.

1. Танай байгууллага яг ямар төрлийн баримттай ажилладаг вэ?

Эхний асуулт бол машин биш, баримт бичиг.

Та өдөр бүр цөөн хуудастай материал үддэг үү, эсвэл тодорхой хугацаанд олон баримт нэг дор архивладаг уу? Санхүү, хүний нөөц, гэрээ, төсөл, архивын нэгж зэрэг баримтын бүтэц өөр байж болно. Үүнийг тодорхойлохгүйгээр машин сонговол бодит хэрэгцээнээсээ хэтэрсэн эсвэл хүрэлцэхгүй сонголт хийх эрсдэлтэй.

Жишээлбэл улирал, хагас жил, жилийн хаалтаар баримт их хэмжээгээр цэгцэлдэг байгууллагын хэрэгцээ өдөр бүр хэдхэн материал үддэг жижиг оффисоос өөр байна.

Тиймээс хамгийн түрүүнд дараахыг тэмдэглээд үзээрэй:

• ямар төрлийн баримт хамгийн их үүсдэг;
• нэг удаад ойролцоогоор ямар хэмжээний материалтай ажилладаг;
• архивлах ажил өдөр тутмын уу, үе үе бөөгнөрдөг үү;
• одоо гараар хийхэд хамгийн их цаг авдаг хэсэг нь юу вэ.

Энэ дөрвөн асуулт машин хэрэгтэй эсэхийг ч, хэрэгтэй бол ямар ангиллын сонголт руу харахыг ч илүү тодорхой болгоно.

2. Ажлын давтамж, ачааллаа бодитоор тооц

Архивын машин сонгохдоо зөвхөн “нэг удаад хэдэн хуудас” гэхээс илүү ажлын давтамж чухал.

Сард ганц удаа цөөн баримт архивладаг байгууллага болон өдөр бүр эсвэл долоо хоног бүр тогтмол архивын ажил хийдэг байгууллагын хэрэгцээ ижил биш.

Хэрэв архивын ажил тодорхой өдрүүдэд бөөгнөрдөг бол тухайн үед хэдэн хүн, хэдэн цаг зарцуулж байгааг хэмжээд үзээрэй. Гараар цоолох, баримтаа тааруулах, үдэх, дахин засах зэрэг жижиг алхам бүр нийлээд нэлээд хугацаа авч болно.

Эндээс дараах хоёр зүйл тодорно:

1. Машин авах нь үнэхээр ажлын ачааллыг бууруулах уу?
2. Хэрэв бууруулна гэвэл ямар түвшний хүчин чадал бодитоор хэрэгтэй вэ?

Хэт бага хүчин чадалтай сонголт ачаалалтай үед удаашруулна. Харин бодит хэрэглээнээсээ хэт том төхөөрөмж авбал ашиглагдахгүй нөөцөд мөнгө зарцуулсан болно.

Иймээс “хамгийн хүчтэйг авах” биш, “манай ажлын урсгалд хүрэлцэхүйц” гэдэг шалгуур илүү practical.

3. Үдэх баримтын хэмжээ, зузаан, форматаа урьдчилж шалга

Архивын ажилд баримт бүр ижил биш. Зарим материал нимгэн, зарим нь олон хуудастай, зарим нь өөр өөр хэмжээтэй байж болно.

Тиймээс сонголт хийхдээ ашиглах баримтынхаа нийтлэг форматыг урьдчилж мэдэх нь чухал. Үүнд:

• ихэвчлэн ямар хэмжээтэй цаас ашигладаг;
• нэг багц баримт хэр зузаан байдаг;
• үдэх байрлал, зайд танай байгууллагын дотоод шаардлага байгаа эсэх;
• хавтас, хамгаалалтын материалтай хамт ажиллах шаардлага гардаг эсэх

зэргийг бодно.

Энэ хэсэг дээр бүтээгдэхүүний яг техникийн үзүүлэлтийг таамгаар сонгохгүй. Харин өөрийн баримтын хэмжээг мэдээд, дараа нь тухайн машины баталгаажсан үзүүлэлттэй тулгах нь зөв дараалал.

Шидэт Шоголын бодит бүтээгдэхүүний capacity, нүхлэлтийн тохируулга, дагалдах хэрэгслийн нийцлийг худалдан авахаас өмнө тухайн бүтээгдэхүүний баталгаажсан мэдээллээс шалгах хэрэгтэй.

4. Засвар үйлчилгээ, сэлбэг, хэрэглээний дараах дэмжлэгийг орхигдуулж болохгүй

Архивын машин бол нэг удаагийн бичгийн хэрэгсэл биш. Тогтмол ашиглах тоног төхөөрөмж учраас зөвхөн анхны үнэ бус, дараах ашиглалт бас чухал.

Сонгохын өмнө:

• ямар сэлбэг, хэрэглээний эд анги шаардагддаг;
• засвар үйлчилгээ авах боломжтой эсэх;
• бүтээгдэхүүний заавар, тохиргоо ойлгомжтой эсэх;
• асуудал гарвал хаанаас зөвлөгөө авах вэ

гэдгийг асууж болно.

Ялангуяа байгууллагын үндсэн ажлын урсгалд орсон төхөөрөмж эвдэрвэл “машин байна уу?” гэдгээс илүү “ажиллуулахад шаардлагатай дэмжлэг байна уу?” гэдэг нь чухал болдог.

Тиймээс хоёр бүтээгдэхүүн ижил төстэй харагдаж байвал зөвхөн үнийг нь биш, дараах үйлчилгээний нөхцөлийг хамт харьцуулах нь зөв.

5. Нэг хүн хэрэглэх үү, олон хүн хэрэглэх үү?

Архивын машин хаана байрлах, хэн ашиглах, хэдэн хүн дамжин хэрэглэх нь сонголтод нөлөөлнө.

Нэг архивч эсвэл бичиг хэргийн ажилтан тогтмол ашиглах бол тухайн хүний ажлын ширээ, орон зай, өдөр тутмын workflow-д нийцэх хэрэгтэй. Харин олон хэлтэс дамжин ашиглах бол ашиглах заавар ойлгомжтой, байрлал тогтвортой, хариуцлага тодорхой байх нь илүү чухал.

Төхөөрөмж авсныхаа дараа “хэн ашиглах вэ?” гэдэг нь тодорхойгүй байвал сайн машин байсан ч ашиглалт бага үлдэх тохиолдол гардаг.

Иймээс худалдан авалтын өмнө:

• хариуцагчийг тогтоох;
• хаана байрлуулах;
• ямар үед ашиглах;
• ашигласны дараа хэрхэн арчлах;
• ямар тохиолдолд засвар үйлчилгээ хүсэх

гэсэн маш энгийн дүрмийг тогтоочихвол төхөөрөмж бодитоор ажилд ордог.

Тэгвэл архивын машин хэнд илүү хэрэгтэй вэ?

Дараах нөхцөлүүдийн хэд хэд нь танай байгууллагад давтагддаг бол архивын баримт үдэгч машин сонголтыг судлах үндэслэлтэй.

• Баримт бичиг тогтмол их хэмжээгээр үүсдэг.
• Архивын ажил тодорхой үед бөөгнөрдөг.
• Гараар нүхлэх, үдэхэд их цаг ордог.
• Нэг төрлийн ажлыг олон дахин давтан хийдэг.
• Архив, бичиг хэргийн тусгай хариуцагчтай.
• Баримтыг нэг стандарттай, цэгцтэй боловсруулах хэрэгцээ өндөр.

Харин баримтын хэмжээ бага, архивын ажил маш ховор бол эхлээд өөрийн процессоо цэгцлэх нь машин авахаас илүү зөв шийдэл байж болно.

Худалдан авахын өмнө 5 минутын checklist

Архивын машин үзэхийн өмнө дараах асуултад хариулаад очвол сонголт илүү хурдан болно.

1. Сард эсвэл улиралд ойролцоогоор хэдий хэмжээний баримт архивладаг вэ?
2. Нэг багц баримт дунджаар ямар зузаантай вэ?
3. Ямар хэмжээтэй цаас давамгай вэ?
4. Машиныг нэг хүн үү, олон хүн үү ашиглах вэ?
5. Засвар, сэлбэг, зөвлөгөө танд чухал уу?

Эдгээрийн хариултыг мэдэж байхад бүтээгдэхүүний техникийн үзүүлэлтийг бодит хэрэглээтэйгээ тулгаж сонгоход хялбар болно.

Дүгнэлт

Архивын машин сонгохдоо “аль нь хамгийн сайн бэ?” гэж асуухаас илүү “манай байгууллагын архивын ажил яг ямар вэ?” гэж эхлэх нь зөв.

Баримтын төрөл, ажлын ачаалал, материалын хэмжээ, дараах үйлчилгээ, хэрэглэгчийн тоо гэсэн 5 шалгуураа тодорхойлсны дараа л бүтээгдэхүүнүүдээ харьцуулбал илүү оновчтой сонголт хийнэ.

Хэрэв танай байгууллагад архивын ажил тогтмол давтагддаг бол бодит хэрэглээ, баримтын хэмжээ, ажлын давтамжаа хэлээд тохирох төрлийн архивын баримт үдэгч машины талаар зөвлөгөө авч сонгоорой.