Орчин үеийн бизнесийн орчинд мэдээллийн үнэ цэнэ өдрөөс өдөрт өсөн нэмэгдэж байна. Аливаа хуулийн этгээд үйл ажиллагаагаа хэвийн, тасралтгүй явуулахын тулд Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн сэдвийг сайтар судалж, өдөр тутмын үйл ажиллагаандаа хэвшүүлэх нь нэн чухал юм. Архивын зөв тогтолцоо нь зөвхөн хууль эрх зүйн шаардлагыг хангаад зогсохгүй, байгууллагын түүхэн замнал, үнэ цэнтэй мэдээллийг хойч үедээ өвлүүлэн үлдээх үндэс суурь болдог. Энэхүү нийтлэлээр бид албан хэрэг хөтлөлт, архивын нэгжүүдийн ангилал, хадгалалтын горим, цахим шилжилт болон аюулгүй байдлын талаарх хамгийн дэлгэрэнгүй, цогц мэдээллийг хүргэх болно. Мэдээллийн эрин зуунд баримт бичгээ хэрхэн зөв удирдах нь танай байгууллагын өрсөлдөх чадварын нэгэн чухал хэмжүүр болохыг эндээс мэдэж авах боломжтой.
1. Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацаа стандарт архивын тухай үндсэн ойлголт ба хууль эрх зүйн орчин
Архив гэдэг нь байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн, түүх, эрдэм шинжилгээ, практикийн ач холбогдол бүхий мэдээллийг агуулсан баримт бичгийн нэгдэл бөгөөд Монгол улсын Архивын тухай хуулиар зохицуулагддаг.
Монгол улсын хэмжээнд архивын үйл ажиллагааг Архивын тухай хууль болон бусад холбогдох дүрэм, журмаар нарийвчлан зохицуулдаг. Энэхүү хууль эрх зүйн орчин нь төрийн болон хувийн хэвшлийн бүх байгууллагад нийтлэг үйлчлэх бөгөөд баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг хангах үндсэн баталгаа болдог.
Хуулийн дагуу аливаа хуулийн этгээд өөрийн үйл ажиллагааны явцад үүссэн баримт бичгийг зохих журмын дагуу ангилан ялгаж, архивын нэгж болгон хадгалах үүрэгтэй. Энэ нь тухайн байгууллагын өмнө тулгарах хууль эрх зүйн эрсдэлээс сэргийлэх чухал ач холбогдолтой юм.
Архивын ерөнхий газар болон орон нутгийн архивын тасгууд нь байгууллагуудын архивын үйл ажиллагаанд мэргэжил, арга зүйн зөвлөгөө өгч, хяналт тавьж ажилладаг. Тэдний гаргасан заавар, зөвлөмжийг дагаж мөрдөх нь албан хэрэг хөтлөлтийн стандартыг хангахад зайлшгүй шаардлагатай.
Сүүлийн жилүүдэд цахим мэдээллийн аюулгүй байдлын тухай хууль тогтоомжууд шинэчлэгдэн батлагдаж, уламжлалт цаасан архиваас гадна цахим архивын эрх зүйн орчин бүрдэж байна. Энэ нь байгууллагуудад мэдээллээ илүү уян хатан, найдвартай хэлбэрээр хадгалах боломжийг олгож байгаа хэрэг юм.
Хууль тогтоомжийг зөрчсөн, баримт бичгийг санаатайгаар устгасан, үрэгдүүлсэн тохиолдолд хуулийн хариуцлага хүлээлгэх заалтууд тодорхой тусгагдсан байдаг. Иймд удирдлагын зүгээс архивын ажилд онцгой анхаарал хандуулж, дотоод хяналтын тогтолцоог бүрдүүлэх нь зүйтэй.
Дүгнэж хэлэхэд, архивын хууль эрх зүйн орчныг сайтар судалж, үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлэх нь зөвхөн төрийн байгууллагын шаардлага бус, харин байгууллагын өөрийнх нь оршин тогтнох, хөгжих үндэс суурь болдог байна.
2. Албан хэрэг хөтлөлтийн үе шатууд ба баримтын амьдралын мөчлөг
Баримт бичгийн амьдралын мөчлөг нь үүсч бий болох, идэвхтэй ашиглагдах, хадгалагдах, эцэст нь устгагдах эсвэл байнгын архивт шилжих гэсэн үндсэн үе шатуудаас бүрддэг.
Аливаа байгууллагад Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн ойлголтыг хэрэгжүүлэхийн тулд хамгийн түрүүнд баримтын амьдралын мөчлөгийг ойлгох шаардлагатай. Энэхүү мөчлөг нь мэдээллийн урсгалыг зөв удирдах үндэс болдог.
Эхний үе шат бол баримт бичиг үүсч бий болох буюу хүлээн авах үйл явц юм. Энэ шатанд баримтын үнэн зөв байдал, албан ёсны шаардлага хангасан эсэхийг нягтлан шалгаж, зохих бүртгэлд хамруулах нь маш чухал байдаг.
Хоёр дахь үе шат нь баримт бичгийн идэвхтэй ашиглалтын үе бөгөөд энэ үед тухайн мэдээлэл нь өдөр тутмын үйл ажиллагаа, шийдвэр гаргалтад шууд хэрэглэгддэг. Идэвхтэй баримтуудыг гарын дор, хурдан олдох боломжтойгоор ангилж байршуулах хэрэгтэй.
Гурав дахь үе шатанд баримт бичгийн идэвхтэй хэрэглээ буурч, хагас идэвхтэй эсвэл идэвхгүй төлөвт шилждэг. Энэ үед тэдгээрийг албан тасалгаанаас тусгайлан бэлтгэсэн архивын өрөө рүү шилжүүлж, зохих хугацаагаар хадгалах горимд оруулдаг.
Дөрөв дэх үе шат нь хадгалах хугацаа дууссан баримт бичгийг үнэлэх үйл явц юм. Энэ шатанд тусгай комисс ажиллаж, цаашид үргэлжлүүлэн хадгалах, эсвэл устгалд оруулах эсэхийг шийдвэрлэдэг бөгөөд энэ нь маш нарийн зохион байгуулалт шаарддаг.
Эцсийн үе шатанд түүхэн болон эрдэм шинжилгээний ач холбогдолтой баримтуудыг байнгын архивт шилжүүлж, харин ач холбогдолгүй болсон баримтуудыг зохих актын дагуу устгадаг. Энэхүү мөчлөгийг зөв удирдсанаар байгууллагын үйл ажиллагаа цэгцтэй болно.
3. Баримт бичгийн ангилал, тэдгээрийн онцлог шинж чанарууд
Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацаа баримт бичгийг агуулга, зориулалт, хадгалах хугацаагаар нь байнга хадгалах, түр хадгалах, 70 жил хадгалах гэх мэтээр ангилдаг бөгөөд тус бүр өөрийн гэсэн онцлогтой.
Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад маш олон төрлийн баримт бичиг үүсдэг бөгөөд тэдгээрийг зөв ангилах нь архивын ажлын хамгийн чухал хэсэг юм. Ангилал зөв хийгдсэнээр мэдээллийг хайж олох, ашиглах үйл явц эрс хөнгөвчлөгддөг.
Хамгийн түгээмэл ангилал бол хадгалах хугацаагаар нь ялгах арга юм. Үүнд байнга хадгалах, 70 жил хадгалах, 10 хүртэлх жил буюу түр хадгалах гэсэн үндсэн гурван бүлэгт хувааж үздэг бөгөөд тус бүрдээ өөр өөр шалгууртай байдаг.
Агуулгын хувьд баримт бичгийг удирдлагын, санхүүгийн, хүний нөөцийн, техникийн, хууль эрх зүйн гэх мэтээр ангилж болно. Энэхүү ангилал нь тухайн баримтын үүрэг зориулалтыг тодорхойлж, аль хэлтэс хариуцахыг зааж өгдөг давуу талтай.
Мөн нууцын зэрэглэлээр нь онцгой нууц, маш нууц, нууц, ил гэж ангилдаг. Нууцын зэрэглэлтэй баримт бичигт хандах эрх хязгаарлагдмал байдаг бөгөөд тэдгээрийг хадгалах, хамгаалах тусгай журам үйлчилдэг болохыг анхаарах хэрэгтэй.
Баримт бичгийн тээгч хэрэгслээр нь цаасан, цахим, дуу дүрсний, гэрэл зургийн гэж ангилах нь орчин үед ихээхэн ач холбогдолтой болоод байна. Төрөл бүрийн тээгч хэрэгсэл нь өөр өөрийн гэсэн хадгалалтын орчин, нөхцөлийг шаарддаг.
Эдгээр ангиллын системийг байгууллагынхаа онцлогт тохируулан боловсруулж, батламжлах нь архивын эмх цэгцийг хангах үндэс болно. Зөв ангилагдсан архив нь байгууллагын ой санамжийг найдвартай хадгалах хамгийн сайн хэрэгсэл юм.
4. Байнга хадгалах баримт бичгийн шалгуур үзүүлэлтүүд
Байнга хадгалах баримт бичигт байгууллагын үүсгэн байгуулагдсан түүх, дүрэм, үндсэн үйл ажиллагааны тайлан, стратеги төлөвлөгөө зэрэг түүхэн ач холбогдолтой мэдээллүүд багтдаг.
Байнга хадгалах баримт бичиг гэдэг нь тухайн байгууллагын төдийгүй улс орны түүх, эрдэм шинжилгээний хувьд үнэлж баршгүй ач холбогдолтой мэдээллийг агуулсан баримтуудыг хэлнэ. Эдгээр нь хэзээ ч устгагдахгүй бөгөөд үүрд хадгалагдах зориулалттай байдаг.
Энэ ангилалд байгууллагын үүсгэн байгуулах баримт бичиг, дүрэм, бүтэц зохион байгуулалтын өөрчлөлтийн шийдвэрүүд, ТУЗ-ийн хурлын тэмдэглэл зэрэг удирдлагын түвшний хамгийн чухал шийдвэрүүд багтдаг. Эдгээр нь байгууллагын түүхийг гэрчлэх гол баримтууд юм.
Мөн байгууллагын жилийн эцсийн нэгдсэн тайлан, баланс, стратеги төлөвлөгөө, томоохон төсөл хөтөлбөрүүдийн үр дүнгийн тайлан зэрэг нь байнга хадгалагдах шаардлагатай. Энэ нь ирээдүйд үйл ажиллагаанд дүн шинжилгээ хийхэд чухал хэрэглэгдэхүүн болдог.
Байнга хадгалах баримт бичгийг сонгохдоо тусгай шинжээчдийн комисс ажиллаж, тухайн баримтын мэдээллийн үнэ цэнэ, хууль зүйн хүчин төгөлдөр байдал, түүхэн ач холбогдлыг нь харгалзан үзэж шийдвэр гаргадаг нарийн журамтай.
Эдгээр баримт бичгийг хадгалахдаа хамгийн сайн чанарын цаас, бэх ашиглах, эсвэл өндөр нягтралтайгаар цахимжуулан нөөцлөх зэрэг тусгай шаардлагууд тавигддаг. Учир нь цаг хугацааны уртад элэгдэж муудах эрсдэл өндөр байдаг.
Байгууллага татан буугдсан ч байнга хадгалах баримт бичгүүд нь төрийн архивт шилжин хадгалагдсаар байдаг нь тэдгээрийн нийгэм, түүхийн өмнө хүлээх үнэ цэнийг илтгэж байгаа хэрэг юм. Тиймээс эдгээр баримтад онцгой анхаарал хандуулах шаардлагатай.
5. Түр хадгалах баримт бичгийн ангилал ба хугацаа
Түр хадгалах баримт бичиг нь ихэвчлэн 1-ээс 10 жил хүртэлх хугацаанд хадгалагдах бөгөөд өдөр тутмын үйл ажиллагаа, захидал харилцаа, богино хугацааны төлөвлөлттэй холбоотой байдаг.
Байгууллагын нийт баримт бичгийн дийлэнх хувийг түр хугацаагаар хадгалах баримтууд эзэлдэг. Эдгээр нь тодорхой хугацааны дараа мэдээллийн ач холбогдлоо алддаг тул үүрд хадгалах шаардлагагүй байдаг онцлогтой.
Энэ ангилалд Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн сэдвийн хүрээнд авч үзвэл, өдөр тутмын захидал харилцаа, дотоод санамж бичиг, богино хугацааны төлөвлөгөө зэрэг багтдаг бөгөөд эдгээрийг ихэвчлэн 1-3 жил хадгалдаг.
Мөн зарим төрлийн санхүүгийн анхан шатны баримтууд, бараа материал хүлээн авсан болон зарцуулсан баримтууд, ажлын цагийн бүртгэл зэрэг нь 5-аас 10 жил хүртэлх хугацаанд хадгалагдах шаардлагатай байдаг. Энэ нь аудитын шалгалттай холбоотой.
Түр хадгалах хугацааг тодорхойлохдоо тухайн баримтын хууль эрх зүйн хүчинтэй хугацаа, байгууллагын дотоод хэрэгцээ шаардлага зэргийг харгалзан үздэг. Хугацаа нь дууссан баримтыг цаг тухайд нь устгах нь архивын ачааллыг бууруулдаг.
Түр хадгалах баримтуудыг архивт шилжүүлэхдээ байнга хадгалах баримтуудаас тусад нь ангилж, хайрцаглан, устгах он сар өдрийг тодорхой тэмдэглэсэн байх нь зүйтэй. Ингэснээр устгалын ажиллагааг хялбархан зохион байгуулах боломж бүрдэнэ.
Хэдийгээр түр хадгалах баримт боловч хадгалалтын хугацаанд нь үрэгдүүлэх, гэмтээхгүй байх бүхий л нөхцөлийг бүрдүүлэх үүргийг байгууллага хүлээдэг. Мэдээллийн аюулгүй байдал нь хадгалах хугацаанаас үл хамааран хангагдах ёстой.
6. Хүний нөөцийн баримт бичгийг 70 жил хадгалах шаардлага
Ажилтны хувийн хэрэг, хөдөлмөрийн гэрээ, цалингийн цэс зэрэг хүний нөөцийн холбогдолтой баримт бичгүүдийг иргэний нийгмийн баталгааг хангах үүднээс 70 жил хадгалдаг.
Хүний нөөцийн баримт бичиг нь тухайн байгууллагад ажиллаж байсан иргэдийн хөдөлмөр эрхлэлтийн түүхийг гэрчлэх маш чухал баримт юм. Тиймээс эдгээр баримтыг хуулийн дагуу 70 жилийн турш буюу хүний нэг насны амьдралын мөчлөгөөр хадгалдаг.
Энэхүү урт хугацааны хадгалалтын гол зорилго нь иргэдийн тэтгэвэр тогтоолгох, ажилласан жилээ баталгаажуулах, нийгмийн даатгалын шимтгэл төлсөн эсэхийг нотлох зэрэг нийгмийн баталгааг хангахад оршино. Энэ нь хүний эрхийн чухал асуудал юм.
70 жил хадгалах баримтын жагсаалтад ажилтны хувийн хэрэг, ажилд авсан, чөлөөлсөн тушаал, хөдөлмөрийн гэрээ, цалингийн цэс, нийгмийн даатгалын тайлан зэрэг багтдаг. Эдгээр мэдээлэл нь хэзээ нэгэн цагт тухайн иргэнд зайлшгүй хэрэг болдог.
Байгууллага татан буугдсан, дампуурсан тохиолдолд хүний нөөцийн баримт бичгүүдийг заавал төрийн архивт эсвэл эрх залгамжлагч байгууллагад шилжүүлэн өгөх хуулийн хатуу зохицуулалттай байдаг. Ингэснээр иргэдийн мэдээлэл устаж үгүй болохоос сэргийлдэг.
Хүний нөөцийн баримт бичиг нь хувь хүний нууцад хамаарах мэдээллийг ихээр агуулдаг тул тэдгээрийг хадгалахдаа мэдээллийн аюулгүй байдал, нууцлалыг чанд сахих шаардлагатай. Гадны хүн нэвтрэх боломжгүй тусгай шүүгээнд хадгалах нь зүйтэй.
Орчин үед хүний нөөцийн мэдээллийг цахим хэлбэрт шилжүүлэн хадгалах нь түгээмэл болсон ч цаасан эх хувийг хуульд заасан хугацаагаар давхар хадгалах шаардлага хэвээр байгааг анхаарах хэрэгтэй. Энэ нь мэдээллийн давхар баталгаа болдог.
7. Санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн баримтын хадгалалт
Санхүүгийн анхан шатны баримт, тайлан тэнцлийг Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай хууль болон татварын хууль тогтоомжийн дагуу 10-аас доошгүй жил хадгалах үүрэгтэй.
Санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг нь байгууллагын эдийн засгийн үйл ажиллагааг нотлох гол баримт болдог. Эдгээр баримтын хадгалалт нь зөвхөн архивын хуулиар бус, санхүү, татварын хууль тогтоомжоор давхар зохицуулагддаг онцлогтой.
Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай хуульд зааснаар санхүүгийн анхан шатны баримт, нягтлан бодох бүртгэлийн журнал, ерөнхий дэвтэр, санхүүгийн тайлан зэргийг 10-аас доошгүй жил хадгалах шаардлагатай байдаг. Энэ нь хөндлөнгийн хяналт шалгалт хийх боломжийг олгодог.
Санхүүгийн баримт бичгийг хадгалахдаа он, сар, өдөр, гүйлгээний утгаар нь нарийн дэс дараалалд оруулан үдэж, хавтасласан байх ёстой. Эмх цэгцгүй хадгалсан баримт нь шалгалтын үед нотлох баримтын шаардлага хангахгүй байх эрсдэлтэй.
Мөн кассын баримт, банкны хуулга, нэхэмжлэх, төлбөрийн баримт зэрэг нь санхүүгийн сахилга батыг илтгэх чухал үзүүлэлт тул тэдгээрийн бүрэн бүтэн байдлыг хангах нь нягтлан бодогч болон удирдлагын шууд хариуцах ажил юм.
Санхүүгийн тайлан тэнцэл, аудитын дүгнэлт зэрэг нэгтгэсэн мэдээллүүд нь байгууллагын түүхэн хөгжлийг харуулах тул байнга хадгалах баримтын жагсаалтад орох тохиолдол ч бий. Тиймээс эдгээрийг онцгойлон анхаарч архивлах нь зүйтэй.
Цахим төлбөр тооцоо хөгжсөн өнөө үед санхүүгийн баримтууд ихэвчлэн цахим хэлбэрээр үүсч байгаа бөгөөд тэдгээрийг зориулалтын программ хангамжид найдвартай нөөцлөн хадгалах нь орчин үеийн архивын чухал шаардлага болоод байна.
8. Татварын тайлан, анхан шатны баримтыг архивлах нь
Татварын хяналт шалгалтад зориулан татварын тайлан, түүнд холбогдох анхан шатны баримтуудыг хөөн хэлэлцэх хугацаа дуустал буюу 5-10 жил найдвартай хадгалах шаардлагатай.
Татварын баримт бичиг нь төртэй харилцах харилцааны хамгийн чухал нотолгоо болдог. Татварын ерөнхий хуульд заасан хөөн хэлэлцэх хугацаатай уялдуулан эдгээр баримтыг тодорхой хугацаанд заавал хадгалах үүргийг татвар төлөгч хуулийн этгээд хүлээдэг.
Татварын тайлан, нэмэгдсэн өртгийн албан татварын падаан, гаалийн мэдүүлэг зэрэг баримтуудыг үнэн зөв, бүрэн гүйцэд хадгалах нь болзошгүй торгууль, шийтгэлээс хамгаалах гол бамбай болдог бөгөөд үүнийг нягтлан бодогчид онцгой анхаардаг.
Энэ хүрээнд Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн ойлголт нь татварын эрсдэлээс урьдчилан сэргийлэх менежменттэй шууд холбогддог. Баримт дутуу байх нь татварын байцаагчийн өмнө маргаан үүсгэх эрсдэлтэй.
Татварын цахим систем (e-barimt) нэвтэрснээр анхан шатны баримтын бүртгэл цахимжсан хэдий ч, томоохон гэрээ хэлцэл, худалдан авалтын цаасан баримтуудыг эх хувиар нь хавсарган хадгалах шаардлага хэвээр байгааг мартаж болохгүй.
Татварын баримтуудыг архивлахдаа тайлант он, сараар нь тодорхой ангилж, тусгай хавтсанд хийн, гарчигжуулах нь хайж олоход хялбар болгодог. Мөн татварын шалгалт орох үед шууд гаргаж өгөхөд бэлэн байдалд байлгах хэрэгтэй.
Хэрэв татварын баримт бичиг гал, усны аюул зэрэг гэнэтийн ослоор устсан тохиолдолд холбогдох байгууллагад нэн даруй мэдэгдэж, акт үйлдэн, боломжит хэмжээгээр нөхөн сэргээх арга хэмжээг авах нь хуулиар хүлээсэн үүрэг юм.
9. Хуулийн этгээдийн үүсгэн байгуулах баримт бичгийн ач холбогдол
Үүсгэн байгуулах баримт бичиг, дүрэм, гэрчилгээ зэрэг нь байгууллагын оршин тогтнох хууль зүйн үндэс тул тэдгээрийг байнга хадгалах ангилалд оруулж, онцгой хамгаалдаг.
Аливаа хуулийн этгээдийн хувьд үүсгэн байгуулах баримт бичиг нь тухайн байгууллагын “төрсний гэрчилгээ” л гэсэн үг юм. Үүнд үүсгэн байгуулагчдын хурлын тогтоол, байгууллагын дүрэм, улсын бүртгэлийн гэрчилгээ зэрэг нэн чухал баримтууд багтдаг.
Эдгээр баримт бичиг нь байгууллагын өмчлөл, эрх зүйн байдал, үйл ажиллагааны чиглэлийг тодорхойлдог тул хэзээ ч устгагдахгүй, байнга хадгалагдах ёстой. Тэдгээрийн эх хувийг гадны нөлөөллөөс бүрэн хамгаалагдсан, аюулгүй орчинд хадгалах шаардлагатай.
Байгууллагын дүрэмд нэмэлт өөрчлөлт орох, хувь нийлүүлэгчдийн бүтэц солигдох бүрт шинээр гарсан тогтоол, шийдвэрүүдийг анхны баримтуудтай хамт дэс дараалан хавсаргаж архивлах нь түүхэн залгамж чанарыг хадгалах чухал ач холбогдолтой.
Хуулийн этгээдийн гэрчилгээ, тусгай зөвшөөрөл (лиценз), патент, барааны тэмдгийн гэрчилгээ зэрэг нь бизнесийн үйл ажиллагааг хэвийн явуулах үндэс болдог тул тэдгээрийн хугацааг хянах, сунгах үйл явцыг архивын бүртгэлтэй уялдуулах хэрэгтэй.
Эдгээр онцгой чухал баримт бичгүүдийг галын аюулгүй сейфэнд хадгалахын зэрэгцээ, нотариатаар гэрчлүүлсэн хуулбарыг өөр байршилд нөөцлөн хадгалах нь эрсдэлийн удирдлагын маш зөв алхам болдог бөгөөд олон улсад үүнийг зөвлөдөг.
Банкны данс нээх, тендерт оролцох, томоохон гэрээ байгуулах зэрэгт үүсгэн байгуулах баримт бичгүүд байнга шаардагдаж байдаг тул тэдгээрийг хурдан шуурхай гаргаж өгөх боломжтойгоор, гэхдээ эх хувийг нь гэмтээхгүйгээр зохион байгуулах нь чухал.
10. Гэрээ, хэлцэл, эрх зүйн баримт бичгийг хадгалах горим
Гэрээ, хэлцлийн баримт бичгүүдийг гэрээний хүчинтэй хугацаа дууссанаас хойш хуульд заасан хөөн хэлэлцэх хугацааг дуустал буюу ихэвчлэн 3-5 жил хадгалдаг.
Бизнесийн байгууллагын өдөр тутмын үйл ажиллагаа нь төрөл бүрийн гэрээ, хэлцлийн үндсэн дээр явагддаг. Худалдан авах ажиллагаа, түрээс, хамтын ажиллагаа, зээлийн гэрээ зэрэг нь хоёр болон түүнээс дээш талуудын эрх, үүргийг баталгаажуулдаг.
Гэрээний баримт бичгийг хадгалах хугацаа нь тухайн гэрээний хүчинтэй хугацаа болон Иргэний хуульд заасан гомдол гаргах хөөн хэлэлцэх хугацаанаас шууд хамаардаг. Ихэвчлэн гэрээ дуусгавар болсноос хойш 3-аас 5 жилийн хугацаанд хадгалах шаардлагатай байдаг.
Гэрээг архивлахдаа зөвхөн үндсэн гэрээг бус, түүнтэй холбоотой нэмэлт өөрчлөлт, хавсралт, ажил хүлээлцсэн акт, төлбөрийн баримтуудыг нэг багц болгон хадгалах нь зүйтэй. Энэ нь маргаан гарсан тохиолдолд бүрэн нотлох баримт болж чадна.
Томоохон хэмжээний хөрөнгө оруулалт, үл хөдлөх хөрөнгө худалдан авахтай холбоотой гэрээ хэлцлүүд нь байгууллагын өмчлөлийн эрхийг баталгаажуулдаг тул тэдгээрийг байнга хадгалах баримтын ангилалд оруулан онцгойлон хамгаалах шаардлагатай болдог.
Гэрээний эх хувийг хуулийн хэлтэс эсвэл төв архивт төвлөрүүлэн хадгалж, харин хэрэгжүүлэгч нэгжүүдэд хуулбарыг нь өгч ажиллуулах нь баримт үрэгдэх, гэмтэх эрсдэлээс сэргийлэх шалгарсан арга юм. Бүртгэлийн нэгдсэн систем энд маш чухал.
Олон улсын байгууллагуудтай байгуулсан гадаад хэл дээрх гэрээг хадгалахдаа албан ёсны орчуулгын хамт хавсаргаж архивлах нь ирээдүйд үүсч болох үл ойлголцлоос сэргийлэх бөгөөд архивын лавлагаа гаргахад ихээхэн хялбар болгодог давуу талтай.
11. Цахим баримт бичиг хадгалах орчин үеийн шийдлүүд
Цахим баримт бичгийг хадгалахдаа зориулалтын сервер, үүлэн технологи ашиглан, мэдээллийн бүрэн бүтэн байдал, хандалтын эрхийг хянах орчин үеийн шийдлүүдийг нэвтрүүлж байна.
Мэдээллийн технологийн хурдацтай хөгжлийг дагаад байгууллагын баримт бичгийн дийлэнх хувь нь цахим хэлбэрээр үүсч, дамжигдах болсон. Энэ нь уламжлалт цаасан архиваас гадна цахим архивын системийг зайлшгүй нэвтрүүлэх шаардлагыг бий болгож байна.
Цахим баримт бичиг нь зай талбай хэмнэх, хайж олоход хялбар, олон хүн нэгэн зэрэг хандах боломжтой зэрэг маш олон давуу талтай. Гэвч тэдгээрийг урт хугацаанд, аюулгүй хадгалах нь технологийн хувьд нарийн шийдэл шаарддаг асуудал юм.
Цахим архивын системийг бүрдүүлэхдээ мэдээллийн баазын найдвартай байдал, серверийн хүчин чадал, өгөгдлийн нөөцлөлт (backup) зэргийг сайтар тооцоолох хэрэгтэй. Өгөгдлийг тогтмол хугацаанд нөөцөлж байх нь мэдээлэл устах эрсдэлээс бүрэн хамгаална.
Энэхүү шилжилтийн үед Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн бодлогыг цахим орчинд хэрхэн буулгах вэ гэдэг нь мэдээллийн технологийн болон архивын мэргэжилтнүүдийн хамтран шийдвэрлэх ёстой гол зорилт болж байна.
Цахим баримтыг хадгалахдаа файлын форматыг зөв сонгох нь чухал. Жишээлбэл, урт хугацаанд хадгалах баримтыг өөрчлөх боломжгүй PDF/A форматаар хадгалах нь олон улсын стандартад нийцдэг бөгөөд ирээдүйд уншигдахгүй болох эрсдэлээс сэргийлдэг.
Мөн цахим гарын үсэг, цахим тамга зэрэг технологиуд нь цахим баримт бичгийн хууль зүйн хүчин төгөлдөр байдлыг баталгаажуулдаг тул эдгээрийг архивын системтэйгээ уялдуулан нэвтрүүлэх нь орчин үеийн байгууллагуудын зайлшгүй хийх ёстой алхам юм.
12. Мэдээллийн аюулгүй байдал ба цахим архивын хамгаалалт
Цахим архивын хамгаалалт нь кибер халдлага, мэдээлэл алдагдах, устгагдахаас сэргийлэх зорилгоор хандалтын хяналт, шифрлэлт, галт хана зэрэг технологийн арга хэмжээнүүдийг багтаадаг.
Цахим архив нь мэдээллийг хурдан шуурхай түгээх боломжийг олгодог хэдий ч нөгөө талаараа кибер аюулгүй байдлын эрсдэлийг дагуулж байдаг. Тиймээс мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах нь цахим архивын хамгийн чухал бүрэлдэхүүн хэсэг юм.
Хамгийн эхний хамгаалалт бол хандалтын эрхийн хяналт юм. Байгууллагын ажилтнууд зөвхөн өөрийн ажил үүрэгт холбогдох баримт бичигт л хандах эрхтэй байхаар системийг тохируулах нь дотоод мэдээлэл алдагдахаас сэргийлэх үндсэн арга болдог.
Мөн гадны хакерын халдлага, вирус, хортой кодоос хамгаалахын тулд сүлжээний галт хана (firewall), вирусний эсрэг программ хангамжуудыг тогтмол шинэчилж, өндөр түвшний шифрлэлтийн (encryption) технологийг ашиглах шаардлагатай байдаг.
Цахим архивын системд нэвтэрсэн, баримт бичиг уншсан, хуулбарласан, өөрчилсөн бүх үйлдлүүд системийн лог (log) файлд бүртгэгдэж үлддэг байх нь мэдээллийн аюулгүй байдлын аудитад маш чухал бөгөөд хариуцлага тооцох үндэслэл болдог.
Технологийн хамгаалалтаас гадна ажилтнуудын мэдээллийн аюулгүй байдлын талаарх мэдлэг, ухамсарыг дээшлүүлэх сургалтыг тогтмол зохион байгуулах нь хүний хүчин зүйлээс шалтгаалсан алдаа гаргахаас урьдчилан сэргийлэх үр дүнтэй арга юм.
Гэнэтийн цахилгаан тасралт, серверийн гэмтэл зэрэг техникийн саатлын үед мэдээллийг алдахгүй байхын тулд газар зүйн хувьд өөр байршилд нөөц сервер (disaster recovery site) байршуулах нь томоохон байгууллагуудын хувьд зайлшгүй шаардлагатай байдаг.
13. Нууцын зэрэглэлтэй баримт бичигтэй харьцах тусгай журам
Нууцын зэрэглэлтэй баримт бичгийг тусгайлан бэлтгэсэн өрөө, сейфэнд хадгалж, зөвхөн эрх бүхий албан тушаалтнууд тусгай бүртгэлээр харьцах хатуу журам үйлчилдэг.
Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлогоос хамааран төрийн болон байгууллагын нууцад хамаарах, эсвэл хувь хүний нууцыг агуулсан баримт бичгүүд үүсдэг. Эдгээр баримттай харьцах үйл явц нь энгийн баримтаас тэс өөр, маш нарийн дэг журамтай байдаг.
Нууцын зэрэглэлтэй баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, шилжүүлэх, хадгалах бүх үйл явц нь тусгай бүртгэлийн дэвтэр эсвэл хязгаарлагдмал хандалттай цахим системээр дамжин явагддаг бөгөөд хөдөлгөөн бүр нь нарийн хянагддаг.
Эдгээр баримтыг хадгалах өрөө нь гадны хүн нэвтрэх боломжгүй, дохиолол хамгаалалтын системээр бүрэн тоноглогдсон байх шаардлагатай бөгөөд баримт бичгүүдийг галд тэсвэртэй, кодтой сейфэнд цоожлон хадгалах нь аюулгүй байдлын наад захын шаардлага юм.
Нууц баримттай танилцах эрхийг зөвхөн байгууллагын удирдлагын тушаалаар баталгаажсан, тусгай зөвшөөрөл бүхий цөөн тооны албан тушаалтнуудад олгодог. Тэдгээр ажилтнууд нь нууц хадгалах баталгаа гаргаж, гарын үсэг зурсан байх ёстой.
Нууцын зэрэглэлтэй баримт бичгийг хувилах, олшруулах, гэрэл зураг авах, цахим сүлжээгээр дамжуулахыг хатуу хориглодог бөгөөд зайлшгүй шаардлагаар хувилсан тохиолдолд хувь бүрийг дугаарлан, бүртгэлд оруулж хяналт тавьдаг.
Нууцын хугацаа дууссан эсвэл нууцаас гаргах шаардлагатай болсон тохиолдолд тусгай комисс хуралдаж, зохих шийдвэрийг гаргасны үндсэн дээр энгийн архивын горимд шилжүүлэх эсвэл устгах арга хэмжээг авч хэрэгжүүлдэг байна.
14. Баримт бичиг устгах үйл явц, устгалын акт үйлдэх
Хадгалах хугацаа нь дууссан, цаашид ашиглах шаардлагагүй болсон баримт бичгийг комиссын шийдвэрээр акт үйлдэж, мэдээллийг сэргээх боломжгүйгээр устгадаг.
Архивын сан хөмрөгийг зохистой хэмжээнд барих, ашиггүй баримтаар дүүргэхгүй байхын тулд хадгалах хугацаа нь дууссан баримт бичгийг тогтмол устгаж байх шаардлагатай. Энэ нь архивын менежментийн нэг чухал хэсэг юм.
Баримт бичгийг дур мэдэн устгахыг хатуу хориглодог. Устгах үйл явц нь заавал албан ёсны шийдвэр, батлагдсан журмын дагуу явагдах ёстой бөгөөд устгалд оруулах баримтын жагсаалтыг нарийвчлан гаргаж, хянасан байх шаардлагатай.
Устгалын жагсаалтад орсон баримт бичгүүдийг нэг бүрчлэн шалгаж, үнэхээр хадгалах хугацаа нь дууссан, түүхэн болон практик ач холбогдолгүй болсон эсэхийг баталгаажуулсны дараа “Баримт бичиг устгах акт” үйлддэг бөгөөд үүнийг удирдлага баталдаг.
Энэхүү үйл явцад Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн удирдамжийг чанд баримтлах нь хугацаа нь дуусаагүй чухал баримтыг андуурч устгах ноцтой алдаанаас урьдчилан сэргийлэх гол арга болдог.
Устгах ажиллагааг гүйцэтгэхдээ мэдээллийг дахин сэргээх боломжгүй болгох аргыг сонгох хэрэгтэй. Цаасан баримтыг зориулалтын машин (shredder) ашиглан жижиглэн хэрчих, эсвэл шатаах үйлдвэрт шилжүүлэх зэрэг аргуудыг өргөн ашигладаг.
Цахим баримт бичгийг устгахдаа зүгээр нэг устгах товч дарах бус, хатуу дискнээс мэдээллийг бүрмөсөн устгах (data wiping) тусгай программ хангамж ашиглах, эсвэл физик байдлаар дискийг устгах арга хэмжээ авдаг нь мэдээлэл алдагдахаас сэргийлдэг.
15. Устгалд оруулах баримт бичгийг сонгох комисс
Баримт бичгийн үнэ цэнийг тодорхойлж, устгах эсэхийг шийдвэрлэх зорилгоор байгууллагын удирдлага, архивч, холбогдох мэргэжилтнүүдээс бүрдсэн Баримт бичиг нягтлан шалгах комисс ажилладаг.
Баримт бичгийг устгах шийдвэрийг ганц хүн гаргах боломжгүй бөгөөд энэ нь маш эрсдэлтэй үйлдэл юм. Тиймээс байгууллагын даргын тушаалаар “Баримт бичиг нягтлан шалгах комисс”-ыг байгуулж, хамтын шийдвэр гаргах зарчмаар ажилладаг.
Комиссын бүрэлдэхүүнд байгууллагын удирдлагын төлөөлөл, архивын эрхлэгч, хуулийн зөвлөх, нягтлан бодогч болон тухайн баримт бичгийг анх үүсгэсэн нэгжийн мэргэжилтнүүд багтдаг. Энэ нь олон талын өнцгөөс баримтын үнэ цэнийг дүгнэх боломжийг олгодог.
Комиссын гол чиг үүрэг нь архивын ажилтны бэлтгэсэн устгах баримтын жагсаалттай нэг бүрчлэн танилцаж, хууль тогтоомж, хадгалах хугацааны жагсаалттай нийцэж байгаа эсэхийг хянан шалгах явдал юм. Тэд маш хариуцлагатай ажил гүйцэтгэдэг.
Хэрэв комиссын гишүүд аль нэг баримт бичгийг цаашид үргэлжлүүлэн хадгалах шаардлагатай гэж үзвэл устгалын жагсаалтаас хасч, хадгалах хугацааг сунгах эрхтэй байдаг. Энэ нь түүхэн чухал баримт устахаас сэргийлэх давхар хяналт болдог.
Комисс нь хурлын тэмдэглэл хөтөлж, гаргасан шийдвэрээ албажуулан, устгалын актад бүх гишүүд гарын үсэг зурснаар устгах үйл явц албан ёсоор баталгааждаг. Энэхүү акт нь өөрөө байнга хадгалагдах баримт бичиг болж архивт үлддэг.
Зарим тохиолдолд, ялангуяа төрийн байгууллагуудын хувьд устгалын актыг дээд шатны байгууллага эсвэл харьяа төрийн архивын байгууллагаар хянуулж, зөвшөөрөл авсны дараа сая устгах ажиллагааг гүйцэтгэх нарийн зохицуулалт үйлчилдэг байна.
16. Архивын өрөө, тасалгаанд тавигдах стандартын шаардлага
Архивын өрөө нь гадны нөлөөллөөс хамгаалагдсан, зориулалтын гэрэлтүүлэг, агааржуулалттай, галын аюулгүй байдлыг бүрэн хангасан тусгай зориулалтын тасалгаа байх шаардлагатай.
Баримт бичгийг урт хугацаанд, бүрэн бүтэн хадгалахын тулд хамгийн түрүүнд архивын зориулалтын өрөө, тасалгааг стандартын дагуу бэлтгэх шаардлагатай байдаг. Энэ нь баримтын насжилтыг уртасгах хамгийн чухал хүчин зүйл юм.
Архивын өрөөг сонгохдоо барилгын подвал эсвэл дээврийн давхрыг сонгохоос зайлсхийх хэрэгтэй. Учир нь эдгээр давхруудад ус алдах, дээврээс дусаал гоожих, чийгтэх эрсдэл маш өндөр байдаг тул баримт бичиг гэмтэх аюултай.
Өрөөний цонх нь нарны шууд тусгалаас хамгаалагдсан, хөшиг эсвэл хаалттай байх ёстой. Нарны хэт ягаан туяа нь цаасны чанарыг муутгаж, бэхний өнгийг гандаах сөрөг нөлөөтэй байдаг тул гэрэлтүүлгийг зохиомлоор, тохиромжтой түвшинд шийдэх нь зүйтэй.
Архивын өрөөний хаалга нь галд тэсвэртэй, бат бөх материалаар хийгдсэн, найдвартай цоожтой байх шаардлагатай. Мөн өрөөнд гадны хүн нэвтрэхээс сэргийлсэн хяналтын камер, дохиоллын системийг суурилуулах нь аюулгүй байдлыг хангана.
Цахилгааны утас, холболтууд нь далд хийгдсэн, маш найдвартай байх ёстой бөгөөд архивын өрөөнд ил халаагуур, цахилгаан хэрэгсэл ашиглахыг хатуу хориглодог. Энэ нь гал гарах эрсдэлийг тэглэх зорилготой урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээ юм.
Мөн архивын өрөө нь ажилтнууд ажиллах хэсэг болон баримт хадгалах хэсэг гэж тусгаарлагдсан байх нь зохимжтой байдаг. Ингэснээр хадгаламжийн сангийн орчныг тогтвортой байлгах, тоосжилт үүсэхээс сэргийлэх боломж бүрддэг байна.
17. Гал, ус, байгалийн гамшгаас архивыг хамгаалах төлөвлөгөө
Архивыг болзошгүй гамшгаас хамгаалахын тулд галын дохиолол, унтраах систем суурилуулж, гамшгийн үед ажиллах онцгой байдлын төлөвлөгөөг урьдчилан боловсруулсан байх шаардлагатай.
Архивын баримт бичиг нь гал, ус болон бусад байгалийн гамшигт маш өртөмтгий, эмзэг зүйл юм. Нэгэнт устсан баримтыг дахин сэргээх боломжгүй байдаг тул гамшгаас урьдчилан сэргийлэх, хамгаалах төлөвлөгөөтэй байх нь амин чухал асуудал болдог.
Галын аюулаас хамгаалахын тулд архивын өрөөнд утаа мэдрэгч, галын дохиоллын системийг заавал суурилуулах шаардлагатай. Мөн гал унтраах автомат системтэй байх нь зүйтэй бөгөөд ингэхдээ усаар бус, хийгээр унтраах системийг сонгох нь баримтыг норж гэмтэхээс сэргийлнэ.
Усны аюулаас сэргийлэхийн тулд архивын өрөөгөөр ус, дулааны шугам хоолой дайран өнгөрөөгүй байхыг анхаарах хэрэгтэй. Хэрэв зайлшгүй тохиолдолд шугамтай өрөөнд байрласан бол ус алдалт мэдрэгч суурилуулж, тавиурыг шалнаас хөндий байрлуулах хэрэгтэй.
Гамшгийн үед ажиллах төлөвлөгөөнд баримт бичгийг хэрхэн яаралтай нүүлгэн шилжүүлэх, аль баримтыг хамгийн түрүүнд аврах зэрэг дарааллыг нарийвчлан зааж өгсөн байх ёстой бөгөөд ажилтнууд энэ төлөвлөгөөний дагуу сургуулилт хийсэн байх шаардлагатай.
Гамшгийн эрсдэлийг бууруулах өөр нэг чухал арга бол мэдээллийг цахимжуулан нөөцлөх явдал юм. Цаасан эх хувь устсан ч цахим хуулбар нь өөр байршилд хадгалагдаж байвал байгууллагын үйл ажиллагаа тасалдахгүй үргэлжлэх боломжтой болно.
Энэ бүх эрсдэлийн удирдлагыг хэрэгжүүлэхдээ Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн цогц бодлогын хүрээнд авч үзэж, шаардлагатай төсөв хөрөнгийг удирдлагын зүгээс шийдвэрлэж өгөх нь зүйтэй юм.
18. Архивын зориулалтын тавиур, шүүгээний сонголт ба байршил
Архивт бат бөх, галд тэсвэртэй металл тавиур ашиглах бөгөөд агаар сэлгэлт хэвийн явагдах боломжтойгоор хананаас зайтай, стандартын дагуу байрлуулах ёстой.
Архивын өрөөний зай талбайг зөв зохистой ашиглах, баримт бичгийг эмх цэгцтэй, аюулгүй хадгалахын тулд зориулалтын тавиур, шүүгээг зөв сонгож байрлуулах нь маш чухал байдаг. Модон тавиур нь галын аюултай, мөн шавьж үржих эрсдэлтэй тул ашиглахаас татгалзах хэрэгтэй.
Орчин үед архивт зэвэрдэггүй ган эсвэл тусгай будгаар бүрсэн металл тавиуруудыг өргөнөөр ашиглаж байна. Эдгээр нь даац сайтай, галд тэсвэртэй, эдэлгээ урттай байдаг бөгөөд баримт бичгийг хайрцаглан өрөхөд хамгийн тохиромжтой сонголт болдог.
Зай талбай хэмнэх зорилгоор хөдөлгөөнт (нягтруулсан) тавиурын системийг суурилуулах нь ихээхэн үр дүнтэй байдаг. Энэ нь энгийн тавиуртай харьцуулахад багтаамжийг 50-70 хувиар нэмэгдүүлдэг бөгөөд баримтыг тоос шорооноос давхар хамгаалдаг давуу талтай.
Тавиурыг байрлуулахдаа агаар сэлгэлт хэвийн явагдах нөхцөлийг бүрдүүлэхийн тулд хананаас 10-15 см, шалнаас 15-20 см хөндий байрлуулах стандартыг баримтлах ёстой. Мөн тавиур хоорондын зай нь хүн чөлөөтэй зөрөх, тэрэг түрэх боломжтой буюу 75-120 см байх нь тохиромжтой.
Баримт бичгийг тавиур дээр байрлуулахдаа хүнд, овор ихтэй хайрцгуудыг доод тавиурт, хөнгөн баримтуудыг дээд тавиурт байрлуулах нь хөдөлмөрийн аюулгүй байдлыг хангахад тусалдаг. Мөн тавиур бүрийг дугаарлаж, хаягжуулах нь хайлтыг хялбарчилна.
Тусгай хэрэгцээт буюу том хэмжээний зураг төсөл, газрын зураг зэргийг нугалахгүйгээр хадгалахын тулд хэвтээ шургуулгатай тусгай шүүгээг ашиглах шаардлагатай байдаг. Төрөл бүрийн баримтад тохирсон тавилга сонгох нь архивын соёлын нэг хэсэг юм.
19. Бичил цаг уурын тохируулга буюу температур, чийгшлийн хяналт
Цаасан баримт бичгийг муудахаас сэргийлэхийн тулд архивын өрөөний температурыг 17-19°C, харьцангуй чийгшлийг 50-55% орчимд тогтмол барих шаардлагатай.
Архивын баримт бичиг, ялангуяа цаасан суурьтай баримтууд нь орчны температур, чийгшлийн өөрчлөлтөд маш мэдрэмтгий байдаг. Тиймээс архивын өрөөнд бичил цаг уурын тогтвортой орчныг бүрдүүлэх нь баримтын насыг уртасгах хамгийн гол нөхцөл болдог.
Олон улсын болон үндэсний стандартаар архивын өрөөний температурыг +17-оос +19 хэмийн (Цельсийн) хооронд, харин харьцангуй чийгшлийг 50-55 хувьд тогтмол барихыг зөвлөдөг. Энэхүү хэмжээс нь цаас хэврэгших, эсвэл хөгцрөхөөс сэргийлэх хамгийн зохимжтой түвшин юм.
Хэрэв өрөөний температур хэт өндөр, чийгшил бага байвал цаас хатаж, хэврэгшин, амархан урагдаж гэмтэх аюултай болдог. Харин эсрэгээрээ чийгшил хэт өндөр байвал цаасанд хөгц мөөгөнцөр үүсч, шавьж үржих таатай нөхцөл бүрддэг бөгөөд энэ нь баримтыг бүрмөсөн устгах аюултай.
Эдгээр үзүүлэлтийг тогтмол хянахын тулд архивын өрөөнд термометр, гигрометр (чийгшил хэмжигч) байрлуулж, өдөр бүр тэмдэглэл хөтлөх шаардлагатай. Орчин үед эдгээр хэмжигчийг ухаалаг системтэй холбож, өөрчлөлт гарсан үед дохио өгдөг болгох нь илүү үр дүнтэй байдаг.
Бичил цаг уурыг тогтвортой барихын тулд архивын өрөөнд зориулалтын агааржуулалтын систем, агаар чийгшүүлэгч эсвэл хатаагч төхөөрөмжүүдийг суурилуулах хэрэгтэй. Мөн улирлын чанартай цаг агаарын өөрчлөлтөд тохируулан тохиргоог тогтмол хийж байх нь чухал.
Гэрэл зураг, дуу дүрсний бичлэг, соронзон хальс зэрэг тусгай тээгч дээрх баримтууд нь цаасан баримтаас илүү сэрүүн, хуурай орчин шаарддаг тул тэдгээрийг тусдаа өрөөнд эсвэл тусгай зориулалтын хөргүүртэй шүүгээнд хадгалах нь зүйтэй байдаг.
20. Баримт бичгийг нэгжээс архивт шилжүүлэх үйл явц
Бүтцийн нэгжүүд нь тухайн онд хөтлөгдөж дууссан баримт бичгээ цэгцэлж, данс бүртгэл үйлдэн, дараа жилийн эхний улиралд багтаан байгууллагын төв архивт шилжүүлэн өгдөг.
Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн журмын дагуу бүтцийн нэгжүүд буюу хэлтэс, тасгууд нь өөрсдийн үйл ажиллагааны явцад үүссэн баримт бичгийг жил бүр цэгцэлж, байгууллагын төв архивт шилжүүлэх үүрэгтэй байдаг.
Баримт шилжүүлэх үйл явц нь ихэвчлэн дараа жилийн эхний улиралд багтан явагддаг. Үүнээс өмнө тухайн нэгжийн ажилтнууд хөтлөгдөж дууссан хавтаст хэргүүдээ шалгаж, илүүдэл хувь, ноорог, хар цаасыг ялган авч, хуудас бүрийг дугаарлан үдэж бэлтгэсэн байх шаардлагатай.
Үүний дараа баримт бичгийн нэр төрөл, он цаг, хадгалах хугацаагаар нь ангилж, дотоод товьёг буюу жагсаалт үйлддэг. Энэхүү жагсаалт нь архивт шилжүүлж буй баримтуудын тоо хэмжээ, агуулгыг баталгаажуулах үндсэн баримт болдог бөгөөд маш нягт нямбай үйлдэгдэх ёстой.
Архивын ажилтан нь нэгжүүдээс ирүүлсэн баримт бичгийг жагсаалтын дагуу нэг бүрчлэн тулгаж хүлээн авдаг. Хэрэв үдэлт, хавтаслалт буруу хийгдсэн, хуудас дутуу, эсвэл стандартын шаардлага хангаагүй байвал буцааж, засварлуулах шаардлага тавих эрхтэй байдаг.
Баримт бичгийг бүрэн хүлээлцсэний дараа шилжүүлсэн болон хүлээн авсан талууд актад гарын үсэг зурснаар тухайн баримтуудын хадгалалт, хамгаалалтын хариуцлага нь байгууллагын төв архивт албан ёсоор шилжин ирдэг хууль зүйн зохицуулалттай.
Энэхүү шилжүүлэх үйл явцыг тогтмол, хуваарийн дагуу зохион байгуулах нь албан тасалгаанд баримт овоорох, үрэгдэх эрсдэлээс сэргийлж, байгууллагын мэдээллийн нэгдсэн санг цаг тухайд нь баяжуулах чухал ач холбогдолтой үйл ажиллагаа юм.
21. Төрийн архивт баримт шилжүүлэх, хүлээлгэн өгөх журам
Төрийн болон төрийн өмчийн оролцоотой байгууллагууд, мөн түүхэн ач холбогдолтой хувийн хэвшлийн байгууллагууд байнга хадгалах баримтаа тогтоосон хугацааны дараа Төрийн архивт шилжүүлдэг.
Монгол улсын Архивын тухай хуульд зааснаар төрийн байгууллагууд болон төрийн өмчийн оролцоотой хуулийн этгээдүүд нь өөрийн архивт тодорхой хугацаанд хадгалсан байнга хадгалах баримт бичгүүдээ Үндэсний төв архив эсвэл орон нутгийн төрийн архивт шилжүүлэх үүрэгтэй байдаг.
Төрийн архивт баримт шилжүүлэх хугацаа нь байгууллагын онцлогоос хамааран өөр өөр байдаг. Ихэвчлэн яам, агентлагууд 15 жил, орон нутгийн байгууллагууд 10 жил өөрийн архивт хадгалсны дараа төрийн архивт шилжүүлэн өгөх хуваарьтай байдаг.
Хувийн хэвшлийн байгууллагуудын хувьд төрийн архивт баримтаа заавал шилжүүлэх үүрэг хүлээхгүй ч, улс орны түүх, эдийн засагт онцгой ач холбогдолтой томоохон компаниудын баримтыг гэрээний үндсэн дээр төрийн архивт хүлээн авч хадгалах боломжтой байдаг.
Төрийн архивт баримт шилжүүлэх үйл явц нь маш өндөр шаардлага, нарийн шалгуураар явагддаг. Баримт бичгүүд нь бүрэн сэлбэгдсэн, сэргээн засварлагдсан, цахим хувь үйлдэгдсэн, эрдэм шинжилгээний лавлах үйлдэгдсэн байх зэрэг олон стандартыг хангасан байх ёстой.
Шилжүүлэх баримтын данс, бүртгэлийг Төрийн архивын дэргэдэх Баримт бичиг нягтлан шалгах арга зүйн комиссоор хэлэлцүүлж батлуулсны дараа сая бодит шилжүүлэлт хийгддэг. Энэ нь үндэсний архивын сан хөмрөгийн чанарыг баталгаажуулах үйл явц юм.
Төрийн архивт шилжсэн баримт бичгүүд нь Үндэсний архивын сан хөмрөгийн салшгүй хэсэг болж, төрийн тусгай хамгаалалтад ордог бөгөөд судлаачид, иргэд олон нийт зохих журмын дагуу ашиглах боломжтой нээлттэй мэдээлэл болон хувирдаг байна.
22. Байгууллага өөрчлөгдөх, татан буугдах үеийн архивын шийдэл
Байгууллага татан буугдсан эсвэл өөрчлөн байгуулагдсан тохиолдолд архивын баримтыг эрх залгамжлагчид эсвэл харьяа төрийн архивт заавал шилжүүлэн өгч, мэдээллийн тасралтгүй байдлыг хангадаг.
Бизнесийн орчинд байгууллагууд нэгдэх, хуваагдах, өөрчлөн байгуулагдах эсвэл бүрмөсөн татан буугдах тохиолдол цөөнгүй гардаг. Энэ үед хамгийн түрүүнд шийдвэрлэх ёстой чухал асуудлуудын нэг бол архивын баримт бичгийн хувь заяа юм.
Байгууллага өөрчлөн байгуулагдаж, эрх залгамжлагч гарч ирсэн тохиолдолд бүх архивын баримт бичгийг акт үйлдэн шинэ байгууллагад бүрэн шилжүүлэн өгдөг. Ингэснээр өмнөх байгууллагын түүх, үйл ажиллагааны мэдээлэл тасалдахгүй үргэлжлэх боломжтой болно.
Харин эрх залгамжлагчгүйгээр бүрмөсөн татан буугдаж байгаа буюу дампуурсан тохиолдолд татан буулгах комисс нь архивын баримт бичгийг цэгцэлж, харьяалах төрийн архивт эсвэл хувийн хэвшлийн нэгдсэн архивт шилжүүлэн өгөх хуулийн хатуу үүрэг хүлээдэг.
Ялангуяа ажилтнуудын цалин хөлс, нийгмийн даатгалтай холбоотой хүний нөөц, санхүүгийн 70 жил хадгалах баримтуудыг ямар ч тохиолдолд хаяж үрэгдүүлж болохгүй бөгөөд заавал төрийн архивт хүлээлгэн өгч, иргэдийн нийгмийн баталгааг хангах ёстой.
Татан буугдах үеийн архивын шилжүүлэлт нь ихэвчлэн цаг хугацаа шаардсан, зардал ихтэй ажил байдаг тул татан буулгах комисс үүнд зориулсан төсвийг урьдчилан тооцоолж, мэргэжлийн архивч хөлслөн ажиллуулах нь зүйтэй байдаг.
Энэхүү үйл явцыг зөв зохион байгуулаагүйгээс болж баримт бичиг устсан, үрэгдсэн тохиолдолд татан буулгах комиссын гишүүд болон байгууллагын хуучин удирдлагууд хуулийн хариуцлага хүлээх эрсдэлтэй байдгийг анхаарах нь зүйтэй.
23. Архивын ажилтны мэргэжлийн ур чадвар ба хариуцлага
Архивын ажилтан нь албан хэрэг хөтлөлт, мэдээллийн технологийн мэдлэгтэй, нягт нямбай, хууль эрх зүйн мэдлэгтэй байх шаардлагатай бөгөөд баримтын аюулгүй байдлыг бүрэн хариуцдаг.
Архивын үйл ажиллагаа нь зөвхөн цаас өрөх төдий ажил биш бөгөөд маш нарийн мэргэжлийн ур чадвар, өндөр хариуцлага шаарддаг онцлогтой. Тиймээс архивын ажилтныг сонгон шалгаруулах, сургаж хөгжүүлэх нь байгууллагын удирдлагын анхаарах ёстой чухал асуудал юм.
Архивын ажилтан нь Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн сэдвийн хүрээнд хууль эрх зүйн гүнзгий мэдлэгтэй байж, түүнийгээ өдөр тутмын үйл ажиллагаандаа хэрэгжүүлэх чадвартай байх ёстой.
Орчин үед архивч хүн зөвхөн уламжлалт цаасан баримттай ажиллаад зогсохгүй, цахим архивын программ хангамж дээр ажиллах, мэдээллийн бааз үүсгэх, тоон мэдээлэлд дүн шинжилгээ хийх зэрэг мэдээллийн технологийн зохих түвшний мэдлэгтэй байхыг шаардаж байна.
Хувь хүний хандлагын хувьд архивч нь маш нягт нямбай, тэвчээртэй, аливаа зүйлд системтэй ханддаг, мөн байгууллагын болон хувь хүний нууцыг чандлан хадгалах ёс зүйн өндөр ухамсартай байх нь энэ мэргэжлийн үндсэн шалгуур болдог.
Архивын ажилтан нь байгууллагын нийт ажилтнуудад албан хэрэг хөтлөлтийн талаар заавар зөвлөгөө өгөх, сургалт явуулах чиг үүргийг давхар хүлээдэг тул харилцааны ур чадвар, бусдад нөлөөлөх чадвар сайтай байх нь ажлын үр дүнд эергээр нөлөөлдөг.
Баримт бичиг үрэгдсэн, гэмтсэн, нууц задарсан тохиолдолд архивын ажилтан шууд хариуцлага хүлээдэг тул тэдний ажлын байрны тодорхойлолтод эрх, үүрэг, хариуцлагыг маш тодорхой зааж өгөх нь зүйтэй бөгөөд удирдлагын зүгээс байнга дэмжиж ажиллах хэрэгтэй.
24. Баримт бичгийн бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сан үүсгэх
Архивын баримтыг хурдан хайж олох, үр дүнтэй ашиглахын тулд цаасан болон цахим хэлбэрээр бүртгэл, данс, каталог үүсгэж, мэдээллийн нэгдсэн санг бүрдүүлдэг.
Архивт хичнээн их үнэ цэнтэй баримт хадгалагдаж байлаа ч, түүнийг хэрэгтэй үед нь хурдан олж ашиглаж чадахгүй бол тэрхүү архив нь үхмэл агуулах төдий зүйл болж хувирна. Тиймээс баримт бичгийн бүртгэл, мэдээллийн санг зөв бүрдүүлэх нь хамгийн чухал юм.
Бүртгэлийн үндсэн хэлбэр нь архивын данс, бүртгэл юм. Энэ нь баримт бичгүүдийг он цаг, сэдэв, бүтцийн нэгжээр нь системчлэн жагсаасан лавлах бөгөөд архивын сан хөмрөгийн агуулгыг бүхэлд нь харуулдаг газрын зураг л гэсэн үг.
Уламжлалт цаасан каталогоос гадна орчин үед архивын мэдээллийн нэгдсэн цахим санг үүсгэх нь түгээмэл болсон. Цахим санд баримтын мета өгөгдөл (гарчиг, он сар, зохиогч, түлхүүр үг) болон сканнердсан эх хувийг холбож оруулснаар хайлтыг хэдхэн секундэд хийх боломжтой болдог.
Мэдээллийн санг бүрдүүлэхдээ баримт бичгүүдийг хооронд нь холбох, кросс-референс (cross-reference) хийх нь судлаачид болон ажилтнуудад нэг сэдвийн дагуух бүх мэдээллийг цогцоор нь харах боломжийг олгодог маш үр дүнтэй арга юм.
Цахим мэдээллийн санг байгууллагын дотоод сүлжээтэй (Intranet) холбож, ажилтнуудад хандалтын эрх олгосноор архивын ажилтны ачааллыг бууруулж, мэдээллийн хүртээмжийг эрс нэмэгдүүлэх давуу талтай байдаг.
Мэдээллийн санг байнга шинэчилж, шинээр орж ирсэн баримтуудыг цаг алдалгүй бүртгэж байх нь архивын амьд, идэвхтэй байдлыг хангадаг бөгөөд энэ нь байгууллагын мэдлэгийн менежментийн (knowledge management) салшгүй нэг хэсэг болж хөгжиж байна.
25. Архивын лавлагаа, хуулбар олгох үйлчилгээний стандарт
Архивын лавлагааг иргэн, хуулийн этгээдийн хүсэлтийн дагуу албан ёсны хэвлэмэл хуудсан дээр баталгаажуулан, тогтоосон хугацаанд үнэн зөв гаргаж өгөх үйлчилгээний стандарт үйлчилдэг.
Архивын байгууллагын нийгэм болон байгууллагын өмнө хүлээх хамгийн гол үүрэг бол хадгалагдаж буй баримт мэдээллийг хэрэгцээт хүмүүст нь үнэн зөв, шуурхай гаргаж өгөх үйлчилгээ юм. Үүнийг архивын лавлагаа, хуулбар олгох үйл ажиллагаа гэж нэрлэдэг.
Иргэд, хуулийн этгээдээс ирүүлсэн өргөдөл, хүсэлтийн дагуу архивын ажилтан холбогдох баримтыг хайж олж, албан ёсны лавлагааг бэлтгэдэг. Лавлагаа нь байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэгдэж, эрх бүхий албан тушаалтны гарын үсэг, тамгаар баталгаажсан байх ёстой.
Лавлагааг гаргахдаа зөвхөн баримтад байгаа мэдээллийг ямар нэгэн засвар, нэмэлт тайлбаргүйгээр үнэн зөв хуулбарлан бичих шаардлагатай байдаг. Хэрэв хүссэн мэдээлэл архивт байхгүй бол энэ тухай албан ёсны хариуг мөн бичгээр өгөх үүрэгтэй.
Баримт бичгийн хуулбарыг олгохдоо эх хувиас нь шууд хувилж, “Хуулбар үнэн” гэсэн тэмдэг дарж баталгаажуулдаг. Гэхдээ маш хуучин, хэврэгшсэн баримтыг хувилах машинд оруулах нь гэмтээх эрсдэлтэй тул гэрэл зураг авах эсвэл цахим хувилбараас хэвлэх аргыг илүүд үздэг.
Архивын лавлагаа олгох хугацаа нь хүсэлтийн нарийн төвөгтэй байдлаас хамаарч хуулиар тогтоогдсон байдаг бөгөөд ихэвчлэн ажлын 3-аас 14 хоногт багтаан шийдвэрлэх стандарттай байдаг. Шуурхай үйлчилгээ нь байгууллагын нэр хүндийн илэрхийлэл болдог.
Нууцын зэрэглэлтэй эсвэл хувь хүний эмзэг мэдээлэл агуулсан баримтаас лавлагаа олгохдоо зөвхөн тухайн хүнд нь эсвэл хууль хяналтын байгууллагын албан ёсны шаардлагаар олгох зэрэг мэдээллийн аюулгүй байдлын хатуу хязгаарлалтууд үйлчилдэг болохыг анхаарах хэрэгтэй.
26. Олон улсын ISO 15489 стандартын танилцуулга ба ач холбогдол
ISO 15489 нь баримт бичгийн менежментийн олон улсын стандарт бөгөөд байгууллагын мэдээллийг үүсэхээс эхлээд устгах хүртэлх бүх үйл явцыг системтэйгээр удирдах шилдэг туршлагыг тодорхойлдог.
Даяаршиж буй өнөөгийн нийгэмд байгууллагууд зөвхөн дотоодын хууль тогтоомжоор хязгаарлагдахгүй, олон улсын түвшинд хүлээн зөвшөөрөгдсөн стандартуудыг үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлэх хандлагатай болсон. Үүний нэг нь баримт бичгийн менежментийн ISO 15489 стандарт юм.
Энэхүү стандарт нь аливаа байгууллага хэлбэр, хэмжээнээсээ үл хамааран өөрийн баримт бичгийг хэрхэн зөв зохистой удирдах, хадгалах, хамгаалах талаарх цогц аргачлал, шилдэг туршлагуудыг (best practices) агуулсан байдаг маш үнэ цэнтэй баримт бичиг юм.
ISO 15489 стандартыг нэвтрүүлснээр Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн ойлголт нь олон улсын жишигт хүрч, мэдээллийн үнэн зөв, найдвартай, бүрэн бүтэн байдал бүрэн хангагдах боломж бүрддэг.
Стандартын гол үзэл санаа нь баримт бичгийг зөвхөн архивт орсны дараа бус, анх үүсч бий болох мөчөөс нь эхлэн хяналтад авч, амьдралынх нь бүхий л мөчлөгийн туршид системтэйгээр удирдах явдал юм. Энэ нь эрсдэлийг эрт үе шатанд нь бууруулдаг.
Мөн энэхүү стандарт нь баримт бичгийн менежментийг байгууллагын чанарын удирдлагын систем (ISO 9001), мэдээллийн аюулгүй байдлын систем (ISO 27001) зэрэг бусад стандартуудтай уялдуулан хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог давуу талтай.
ISO 15489 стандартыг хэрэгжүүлсэн байгууллага нь түншүүд болон үйлчлүүлэгчдийнхээ өмнө илүү найдвартай, ил тод, хариуцлагатай харагддаг бөгөөд энэ нь бизнесийн өрсөлдөх чадварыг нэмэгдүүлэх нэгэн чухал хөшүүрэг болж өгдөг байна.
27. Олон улсын стандартыг дотоодын үйл ажиллагаанд нэвтрүүлэх нь
ISO стандартыг нэвтрүүлэхийн тулд одоогийн нөхцөл байдлаа үнэлж, дотоод журам боловсруулан, ажилтнуудаа сургаж, үе шаттайгаар хэрэгжүүлэх төлөвлөгөө гаргах шаардлагатай.
Олон улсын стандартыг шууд хуулбарлан хэрэгжүүлэх боломжгүй бөгөөд түүнийг тухайн байгууллагын онцлог, дотоодын хууль эрх зүйн орчинтой уялдуулан нутагшуулах нь хамгийн чухал үе шат байдаг. Энэ нь нарийн төлөвлөлт шаардсан үйл явц юм.
Хамгийн эхний алхам бол байгууллагын одоогийн баримт бичгийн менежментийн нөхцөл байдалд үнэлгээ (gap analysis) хийх явдал юм. Ингэснээр стандартаас хэр зэрэг зөрүүтэй байгаагаа тодорхойлж, юуг сайжруулах шаардлагатайг олж хардаг.
Үүний дараа стандартын шаардлагад нийцүүлэн байгууллагын “Баримт бичгийн менежментийн бодлого”, “Архивын дотоод журам” зэрэг баримт бичгүүдийг шинэчлэн боловсруулж, удирдлагаар батлуулах шаардлагатай. Энэ нь үйл ажиллагааны эрх зүйн үндэс болно.
Стандартыг амжилттай нэвтрүүлэх гол хүчин зүйл нь ажилтнуудын оролцоо байдаг тул нийт ажилтнуудад шинэ журмын талаар сургалт явуулж, тэдний өдөр тутмын ажилд хэрхэн нөлөөлөхийг ойлгуулах нь өөрчлөлтийг эсэргүүцэх хандлагыг бууруулдаг.
Нэвтрүүлэх үйл явцыг нэг дор бус, үе шаттайгаар (pilot project хэлбэрээр) эхлээд тодорхой нэг хэлтэс дээр туршиж, алдаа дутагдлаа зассаны дараа нийт байгууллагын хэмжээнд хэрэгжүүлэх нь илүү үр дүнтэй бөгөөд эрсдэл багатай байдаг.
Стандартыг нэвтрүүлсний дараа тогтмол дотоод аудит хийж, хэрэгжилтэд хяналт тавих, тасралтгүй сайжруулах (continuous improvement) зарчмыг баримтлах нь системийн урт хугацааны тогтвортой байдлыг хангах үндэс болдог байна.
28. Баримт бичиг хадгалалтад гардаг түгээмэл алдаа, зөрчлүүд
Хадгалах хугацааг буруу тодорхойлох, баримтыг дур мэдэн устгах, зориулалтын бус орчинд хадгалах, бүртгэл хөтлөхгүй байх зэрэг нь архивын ажилд хамгийн түгээмэл гардаг алдаанууд юм.
Байгууллагуудын архивын үйл ажиллагаанд хийсэн шалгалт, аудитын дүгнэлтээс үзэхэд хэд хэдэн нийтлэг алдаа, зөрчлүүд байнга давтагдан гардаг байна. Эдгээр алдааг мэдэж авснаар урьдчилан сэргийлэх боломжтой болно.
Хамгийн түгээмэл алдаа бол баримт бичгийн хадгалах хугацааг буруу тодорхойлох явдал юм. Байнга хадгалах ёстой чухал баримтыг түр хадгалах ангилалд оруулж устгах, эсвэл хэрэггүй баримтыг олон жил хадгалж зай талбай үрэх тохиолдол их гардаг.
Мөн баримт бичгийг зориулалтын бус газар буюу чийгтэй подвал, хэт халуун дээврийн хөндийд хадгалснаас болж баримт хөгцрөх, гандах, цаас нь хэврэгшиж устах эрсдэлд орох нь маш ноцтой зөрчилд тооцогддог.
Албан хэрэг хөтлөлтийн шатанд баримт бичгийн бүрдлийг дутуу хийх, гарын үсэг, тамга тэмдэггүй баримтыг архивт шилжүүлэх нь тухайн баримтын хууль зүйн хүчин төгөлдөр байдлыг алдагдуулдаг түгээмэл алдаануудын нэг юм.
Архивын данс, бүртгэлийг цаг тухайд нь хөтлөхгүй орхигдуулах, эсвэл хайнга хандсанаас болж хэрэгтэй баримтаа хайж олох боломжгүй болох нь байгууллагын үйл ажиллагаанд шууд сөргөөр нөлөөлдөг дотоод зохион байгуулалтын алдаа юм.
Цахим баримтын хувьд нөөцлөлт (backup) хийхээ мартах, эсвэл нөөцөлсөн өгөгдлөө шалгадаггүйгээс болж сервер гэмтэх үед бүх мэдээллээ алдах маш хүнд үр дагавартай алдаанууд мэдээллийн технологийн эрин үед ихээр гарах болсон байна.
29. Алдаанаас урьдчилан сэргийлэх дотоод хяналтын тогтолцоо
Архивын алдаанаас сэргийлэхийн тулд байгууллага дотоод аудит тогтмол хийж, ажилтнуудын хариуцлагыг өндөржүүлэн, цахим хяналтын системийг нэвтрүүлэх шаардлагатай.
Дээр дурдсан алдаа дутагдлуудаас урьдчилан сэргийлэх хамгийн үр дүнтэй арга бол байгууллага дотроо хяналтын хүчирхэг тогтолцоог бүрдүүлэх явдал юм. Хяналтгүй орчинд алдаа гарах магадлал үргэлж өндөр байдаг.
Дотоод хяналтын эхний алхам бол архивын үйл ажиллагаанд жил бүр дотоод аудит хийх явдал юм. Аудитаар баримт бичгийн хадгалалт, хамгаалалт, бүртгэлийн байдлыг шалгаж, илэрсэн зөрчлийг газар дээр нь арилгах арга хэмжээ авдаг.
Мөн хэлтэс, нэгжүүдийн дарга нар өөрсдийн ажилтнуудын албан хэрэг хөтлөлтийн байдалд өдөр тутам хяналт тавьж, баримт бичгийг хугацаанд нь архивт шилжүүлж байгаа эсэхийг шаарддаг байх нь хариуцлагын тогтолцоог сайжруулна.
Энэхүү хяналтын үйл явцад Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн удирдамжийг шалгуур үзүүлэлт болгон ашиглах нь үнэлгээг илүү бодитой, системтэй болгоход ихээхэн тус дөхөм болдог.
Цахим системийн хувьд хандалтын эрхийн хяналтыг чангатгаж, хэн, хэзээ, ямар баримтад хандсан, өөрчлөлт хийсэн түүхийг автоматаар хадгалдаг лог (audit trail) системийг идэвхжүүлэх нь мэдээллийн аюулгүй байдлын хяналтын гол цөм юм.
Эцэст нь, алдаа гаргасан ажилтанд хариуцлага тооцохоос илүүтэйгээр, алдаа гарах шалтгааныг судалж, үйл явцыг сайжруулах, сургалт явуулах зэргээр урьдчилан сэргийлэх тал дээр анхаарч ажиллах нь орчин үеийн менежментийн зөв хандлагад тооцогддог.
30. Ирээдүйн чиг хандлага: Үүлэн технологи ба хиймэл оюун ухаан
Архивын салбарын ирээдүй нь үүлэн технологид суурилсан хязгааргүй хадгалалт болон хиймэл оюун ухаан ашиглан баримтыг автоматаар ангилах, хайх ухаалаг систем рүү чиглэж байна.
Технологийн хөгжил нь архивын салбарт хувьсгал хийсээр байна. Ирээдүйд уламжлалт цаасан архив бүрэн цахимжиж, баримт бичгийн менежмент нь илүү ухаалаг, автоматжсан систем рүү шилжих нь тодорхой болоод байна.
Үүлэн технологи (Cloud computing) нь байгууллагуудад өөрийн сервер, техник хангамжид их хэмжээний хөрөнгө оруулах шаардлагагүйгээр, мэдээллээ найдвартай, хязгааргүй орон зайд хадгалах боломжийг олгож байна. Энэ нь зардлыг эрс бууруулах давуу талтай.
Хиймэл оюун ухаан (AI) болон машин сургалтын (Machine learning) технологиуд нь архивын ажилд нэвтэрснээр баримт бичгийг агуулгаар нь автоматаар ангилах, хадгалах хугацааг санал болгох, бүр устгах хугацааг сануулах зэрэг ажлуудыг хүний оролцоогүйгээр хийх боломжтой болж байна.
Мөн AI-д суурилсан хайлтын системүүд нь зөвхөн түлхүүр үгээр бус, баримтын утга санаа, контекстээр хайлт хийх, зураг болон гар бичмэлээс текст таних (OCR) чадвар нь эрс сайжирч, мэдээлэл олох хурдыг хэдэн арав дахин нэмэгдүүлж байна.
Блокчейн (Blockchain) технологи нь цахим баримт бичгийн үнэн зөв, өөрчлөгдөөгүй байдлыг 100 хувь баталгаажуулах шийдэл болж гарч ирж байгаа бөгөөд энэ нь цахим архивын хууль зүйн найдвартай байдлыг цоо шинэ түвшинд гаргах төлөвтэй байна.
Эдгээр шинэ технологиудыг нэвтрүүлэх нь цаг хугацааны асуудал боловч, үүнийг дагаад мэдээллийн аюулгүй байдал, хувь хүний нууцыг хамгаалах шинэ сорилтууд гарч ирж байгаа тул байгууллагууд технологийн дэвшлийг хууль эрх зүйн зохицуулалттай зөв хослуулан хэрэглэх шаардлагатай болно.
Conclusion & Topic Restatement
Энэхүү нийтлэлээр бид архивын хууль эрх зүйн орчин, баримт бичгийн ангилал, хадгалалтын горим, цахим шилжилт болон аюулгүй байдлын талаар дэлгэрэнгүй авч үзлээ. Мэдээлэл бол орчин үеийн байгууллагын хамгийн үнэ цэнтэй хөрөнгө бөгөөд түүнийг зөв удирдах нь амжилтын үндэс болдог. Тиймээс удирдлага болон ажилтнууд Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны стандарт ба анхаарах зүйлс гэсэн сэдвийг гүнзгий ойлгож, өдөр тутмын үйл ажиллагаандаа хэвшүүлэх нь хууль эрх зүйн эрсдэлээс хамгаалаад зогсохгүй, байгууллагын түүхэн ой санамжийг ирээдүй хойч үедээ бүрэн бүтнээр нь өвлүүлэн үлдээх эрхэм үйлс юм.