Монгол Улсын Засгийн газрын 2025 оны 23 дугаар тогтоолоор архив, албан хэрэг хөтлөлт, төрийн байгууллагын ажлын зохион байгуулалтын үйл ажиллагаанд улсын үзлэг зохион байгуулах шийдвэр гарлаа. Энэхүү шийдвэрийн дагуу Төв комиссоос “Шалгуур үзүүлэлт, аргачлал”-ыг баталсан нь байгууллага бүрээс өндөр бэлтгэл, нарийн зохион байгуулалт шаардаж буйг илтгэж байна.
Танай байгууллага энэхүү томоохон шалгалтад бэлэн үү? Шалгуур үзүүлэлтүүдийг хэрхэн бүрэн хангаж, үйл ажиллагаагаа дараагийн түвшинд гаргах вэ? Энэхүү нийтлэлээр бид танд архивын улсын үзлэгт өндөр амжилт гаргахад туслах практик зөвлөмж, зайлшгүй шаардлагатай арга хэрэгслийн талаарх цогц мэдээллийг хүргэх болно.
Улсын үзлэгийн шалгуур үзүүлэлтүүд: Юунд анхаарах вэ?
Улсын үзлэгийн Төв комиссоос баталсан шалгуур үзүүлэлтийг ерөнхийд нь гурван үндсэн чиглэлд хувааж болно. Байгууллага бүр эдгээр чиглэлд онцгой анхаарал хандуулж, бэлтгэл ажлаа төлөвлөх нь чухал.
1. Байгууллагын архивын үйл ажиллагаа
Энэ хэсэгт байгууллагын архивын өрөө, тасалгааны стандарт, баримтын хадгалалт, хамгаалалт, архивын нэгж бүрдүүлэлт, данс бүртгэлийн хөтлөлт зэрэг үйл ажиллагааг шалгана. Баримт бичгийг стандартын дагуу зөв цэгцэлж, хадгалалтын горимыг мөрдөж буй эсэх нь хамгийн чухал үзүүлэлтүүдийн нэг байх болно.
2. Албан хэрэг хөтлөлтийн стандарт
Албан хэрэг хөтлөлт нь байгууллагын үйл ажиллагааны “цусны эргэлт” юм. Энд баримт бичгийн стандарт, тэдгээрийн боловсруулалт, бүртгэл, хяналт, шийдвэрлэлтийн явц, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт (ХХНЖ)-ын дагуу хэрэг бүрдүүлэлт зэргийг нарийвчлан шалгана. Цаасан болон цахим хэлбэрээр хөтлөгдөж буй баримт бичгийн уялдаа холбоо, нэгдсэн стандарт маш чухал.
3. Төрийн байгууллагын ажлын зохион байгуулалт
Энэ нь зөвхөн архив, бичиг хэргийн асуудал бус, байгууллагын нийт менежмент, үйл ажиллагааны үр дүнтэй холбогдоно. Байгууллагын дотоод журам, дүрэм, ажилтнуудын ажлын уялдаа холбоо, мэдээллийн урсгалын зөв зохион байгуулалт зэрэг нь төрийн байгууллагын ажлын зохион байгуулалтын гол үзүүлэлт болно.
Амжилттай Бэлтгэх Алтан Зөвлөмж: Баримт Бичгээ Үзлэгт Бэлэн Болгох нь
Онол, шалгуур үзүүлэлтүүдийг мэддэг байх нэг хэрэг, харин түүнийг практикт хэрхэн үр дүнтэй хэрэгжүүлэх нь хамгийн чухал. Ялангуяа баримт бичиг эмхлэх, хадгалах үйл ажиллагаа нь хамгийн их цаг хугацаа, нөөц шаарддаг.
Эмх Цэгц ба Стандарт: Баримт Бичгийг Үдэж, Хавтаслахын Ач Холбогдол
Шалгалтаар хамгийн түрүүнд нүдэнд тусах зүйл бол танай архивын эмх цэгц, баримт бичгийн гадаад үзэмж юм. Үдээсний машин, скочоор тогтоосон баримтууд нь стандартын шаардлага хангахгүйгээс гадна цаг хугацааны явцад баримтын бүрэн бүтэн байдалд сөргөөр нөлөөлдөг. Иймд Архивын тухай хууль болон холбогдох стандартын дагуу баримтыг зөв үдэж, хавтаслах нь өндөр оноо авах эхний алхам юм.
Төгс Шийдэл: Архивын Баримт Үдэгч Машин ба Дагалдах Хэрэгсэл
Энгийн нэг цоолтуур, үдээсний машинаар олон зуун хуудас бүхий архивын нэгжийг стандартын дагуу бэлтгэх боломжгүй. Энэ үед таны ажлыг хөнгөвчилж, цаг хугацаа хэмнэх, хамгийн гол нь стандартыг төгс хангуулах шийдэл бол архивын баримт үдэгч машин юм.
- Яагаад зайлшгүй шаардлагатай вэ?
- Нэгдсэн Стандарт: Энэхүү машин нь баримтыг дөрвөн цоолж, тусгай зориулалтын бат бөх утсаар үдэж, баримтын хуудас салахаас сэргийлж, нэгдсэн стандарт хангана.
- Цаг Хэмнэлт: Олон арван хавтастай хэргийг гараар цоолж, үдэх нь маш их цаг, хүч хөдөлмөр шаардана. Харин зориулалтын машин ашигласнаар энэ ажлыг хэд дахин хурдан, цэвэрхэн гүйцэтгэх боломжтой.
- Бат Бөх Байдал: Архивын баримт олон жилийн турш хадгалагдах ёстой. Зориулалтын утас, үдгээсний технологи нь баримтыг урагдаж, салж, гэмтэхээс найдвартай хамгаалдаг.
- Мэргэжлийн Үзэмж: Стандартын дагуу үдэж хавтасласан баримт нь танай байгууллагын ажилдаа хандах хандлага, мэргэжлийн түвшнийг илтгэнэ.
Энэхүү машиныг ашиглахад зориулалтын утас, хатуу хавтас зэрэг архивын дагалдах хэрэгсэл зайлшгүй шаардлагатай байдаг. Эдгээр хэрэгслийг иж бүрнээр нь бэлтгэснээр та улсын үзлэгт бэлдэх ажлаа жигд, тасалдалгүй явуулах боломжтой.
Зөвхөн Үзлэгт Төдийгүй, Ирээдүйд Хөрөнгө Оруулах нь
Архивын үйл ажиллагааг стандартын дагуу болгох, зориулалтын тоног төхөөрөмжид хөрөнгө оруулах нь зөвхөн улсын үзлэгт тэнцэх зорилготой биш юм. Энэ нь танай байгууллагын үйл ажиллагааны үр ашгийг нэмэгдүүлэх урт хугацааны хөрөнгө оруулалт юм.
- Мэдээллийн олдоц сайжирна: Цэгцтэй архив нь шаардлагатай мэдээллийг хэдхэн минутын дотор олох боломжийг олгож, ажилтнуудын цагийг хэмнэнэ.
- Эрсдэлээс хамгаална: Баримт бичгийг зөв хадгалснаар үрэгдэх, гэмтэх, хууль бусаар ашиглагдах эрсдэлээс сэргийлнэ.
- Засаглал сайжирна: Ил тод, цэгцтэй баримт хадгалалт нь байгууллагын засаглалыг сайжруулж, шийдвэр гаргалтыг дэмждэг.
Эцэст нь, архивын стандарт-ыг мөрдөх нь хуулийн өмнө хүлээсэн үүрэг төдийгүй, байгууллагынхаа түүхийг хадгалж, ирээдүй хойч үедээ өвлүүлэх хариуцлага юм.
МЭДЛЭГЭЭ ШАЛГАЯ: БОГИНО АСУУЛТ ХАРИУЛТ
Асуулт 1: Архивын улсын үзлэг ямар хууль, тогтоомжийн дагуу зохион байгуулагдаж байна вэ? Хариулт: Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хуулийн 5.2.3-т заасныг үндэслэн Засгийн газрын 2025 оны 23 дугаар тогтоолоор зохион байгуулагдаж байна.
Асуулт 2: Улсын үзлэгийн үндсэн гурван шалгуур үзүүлэлтийг нэрлэнэ үү. Хариулт: Байгууллагын архивын үйл ажиллагаа, албан хэрэг хөтлөлтийн стандарт, төрийн байгууллагын ажлын зохион байгуулалт.
Асуулт 3: Баримт бичгийг энгийн үдээсний машинаар үдэх нь ямар сул талтай вэ? Хариулт: Стандартын шаардлага хангахгүй, бат бөх бус, цаг хугацааны явцад зэвэрч баримтыг гэмтээдэг, хуудас салах эрсдэлтэй.
Асуулт 4: “Архивын баримт үдэгч” машин ашиглахын гол давуу тал юу вэ? Хариулт: Баримтыг нэгдсэн стандартын дагуу, бат бөх утсаар үдэж, цаг хугацаа хэмнэж, мэргэжлийн түвшинд гүйцэтгэдэг.
Асуулт 5: “Архивын нэгж” гэж юуг хэлэх вэ? Хариулт: Энэ нь тодорхой нэг асуудлаар нэгтгэгдсэн, данс бүртгэлд тусгагдсан, хадгаламжийн нэгж болгон цэгцэлсэн баримт бичгийн цогц юм.
Асуулт 6: Албан хэрэг хөтлөлтийн шалгуур үзүүлэлтэд юуг голчлон шалгах вэ? Хариулт: Баримт бичгийн стандарт, боловсруулалт, бүртгэл, хяналт, шийдвэрлэлт болон хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу хэрэг бүрдүүлэлтийг шалгана.
Асуулт 7: Архивын дагалдах хэрэгсэлд юу юу багтах вэ? Хариулт: Зориулалтын үдээсний утас, баримтын хатуу хавтас, хавтасны шошго, наалт зэрэг багтана.
Асуулт 8: Улсын үзлэгт сайн бэлтгэх нь байгууллагад ямар урт хугацааны ач холбогдолтой вэ? Хариулт: Мэдээллийн олдоц, ажлын үр ашиг сайжирч, эрсдэлээс хамгаалж, байгууллагын засаглалыг бэхжүүлдэг.
Асуулт 9: Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт (ХХНЖ) ямар үүрэгтэй вэ? Хариулт: Байгууллагын үйл ажиллагаанд үүсэж буй баримт бичгүүдийг системтэйгээр ангилж, хэрэг бүрдүүлэх, хадгалах хугацааг тогтоох үндсэн баримт бичиг юм.
Асуулт 10: Баримт бичиг эмхлэх ажлыг юунаас эхлэх нь зүйтэй вэ? Хариулт: Юун түрүүнд тухайн онд шийдвэрлэгдсэн баримт бичгүүдийг хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу ангилан ялгаж, цэгцлэхээс эхлэх нь зүйтэй.
Дүгнэлт
Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн улсын үзлэг нь байгууллагуудын хувьд сорилт мэт боловч нөгөө талаас үйл ажиллагаандаа цогц үнэлгээ хийж, эмх цэгц, стандартыг нэвтрүүлэх томоохон боломж юм. Энэхүү шалгалтад амжилттай бэлтгэхийн тулд шалгуур үзүүлэлтүүдээ сайтар судалж, төлөвлөгөө гарган, зөв арга хэрэгслийг сонгох нь нэн чухал.
Ялангуяа баримт бичиг үдэх, эмхлэх гэх мэт техникийн ажлуудад зориулалтын тоног төхөөрөмж ашиглах нь таны ажлыг хөнгөвчилж, үнэлгээнд эерэгээр нөлөөлөх болно. Танай байгууллага улсын үзлэгтээ амжилттай бэлтгэж, өндөр үнэлгээ авахад энэхүү зөвлөмж тус болно гэдэгт итгэлтэй байна. Танай байгууллагын архивын үйл ажиллагаа шалгалтын дараа ч үлгэр жишээ байх болтугай!