Орчин үеийн оффис ажилчдын хэрэглэгдэхүүн гэдэг нь зөвхөн цаас, бал, ширээ сандлаар хязгаарлагдахаа больсон өргөн хүрээний ойлголт юм. Технологийн хурдацтай хөгжил, ажиллах хүчний шинэ хандлага, эрүүл мэндийн шаардлагууд нь оффисын орчныг эрс өөрчилж байна. Өнөөдөр амжилттай яваа компаниуд ажилтнуудынхаа бүтээмжийг нэмэгдүүлэх, эрүүл мэндийг хамгаалах, сэтгэл ханамжийг өндөр байлгахын тулд ажлын байрны тоног төхөөрөмж, хэрэгсэлдээ онцгой анхаарал хандуулах болсон. Энэхүү нийтлэлээр бид орчин үеийн оффист зайлшгүй байх ёстой техник технологи, тавилга, бичиг хэргийн зүйлс болон оффисын соёлыг бүрдүүлэгч бусад чухал элементүүдийг дэлгэрэнгүй авч үзэх болно. Бидний зорилго бол танд зөвхөн бүтээгдэхүүн санал болгох бус, харин ажлын байраа хэрхэн ‘ухаалаг’ бөгөөд ‘хүн төвтэй’ болгон хувиргах талаар цогц мэдээлэл өгөхөд оршино.
Орчин үеийн оффисын хувьсал ба чиг хандлага
Орчин үеийн оффис нь уян хатан байдал, технологийн дэвшил, болон ажилтны сайн сайхан байдалд суурилсан экосистем болж хувирсан.
Сүүлийн арван жилд оффисын орчинд хэрэглэгдэж байгаа хэрэглэгдэхүүн, ажиллаж байгаа ажилтнуудын оффисын хэрэглэгдэхүүн нь танигдахын аргагүй өөрчлөгдсөн. Уламжлалт ‘cubicle’ буюу хайрцагласан өрөөнүүдээс нээлттэй орон зай, хамтын ажиллагааны бүсүүд рүү шилжих хандлага давамгайлж байна. Энэхүү шилжилт нь орчин үед оффист хэрэглэгдэж байгаа хэрэглэгдэхүүнүүд нь сонголтод шууд нөлөөлж байна. Ажилтнууд суурин компьютерээс илүү зөөврийн компьютер, таблет ашиглан хаанаас ч ажиллах боломжтой болсон нь оффисын тавилга, дагалдах хэрэгслийн дизайныг өөрчилсөн юм.
Технологийн интеграцчилал бол орчин үеийн оффисын хэрэглэгдэхүүн гол хөдөлгүүр юм. Ухаалаг самбар, видео хурлын төхөөрөмжүүд, үүлэн технологид суурилсан программ хангамжууд нь өдөр тутмын ажлын салшгүй хэсэг болжээ. Эдгээр хэрэгслүүд нь багийн хамтын ажиллагааг сайжруулж, цаг хугацааг хэмнэхэд чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Тиймээс байгууллагууд техник хангамжийн шинэчлэлд ихээхэн хөрөнгө оруулалт хийх болсон.
Эргономик буюу хүний биеийн онцлогт тохирсон дизайн нь орчин үеийн хэрэглэгдэхүүн сонгох гол шалгуур болж байна. Ажилтнууд өдрийн ихэнх цагийг сууж өнгөрүүлдэг тул нуруу, хүзүүний өвчлөлөөс сэргийлэх зориулалттай сандал, өндөр нь тохируулгддаг ширээ зэрэг нь тансаг хэрэглээ бус, зайлшгүй хэрэгцээ болсон. Энэ нь ажилтны эрүүл мэндийг хамгаалахаас гадна ажлын бүтээмжийг шууд нэмэгдүүлдэг.
Байгаль орчинд ээлтэй байдал буюу тогтвортой хөгжлийн үзэл баримтлал оффисын хэрэглээнд нэвтэрч байна. Дахин боловсруулсан цаас, байгальд хор хөнөөлгүй бэх, эрчим хүчний хэмнэлттэй цахилгаан хэрэгслүүд нь орчин үеийн оффисын имижийг бүрдүүлдэг. Компаниуд нийгмийн хариуцлагынхаа хүрээнд ‘ногоон оффис’ болох зорилт тавьж, худалдан авалтын бодлогоо үүнд чиглүүлж байна.
Ажлын байрны сэтгэл зүй ба тав тухыг хангах нь чухал болсон. Зөвхөн ажил хийх бус, амрах, сэргэх боломжийг олгодог булангууд, кофе машин, агаар цэвэршүүлэгч, амьд ургамал зэрэг нь оффисын орчныг бүрдүүлэгч чухал хэсгүүд юм. Аз жаргалтай ажилтан илүү бүтээмжтэй ажилладаг гэдгийг орчин үеийн менежмент нотолж байна.
Эцэст нь, брэндинг ба соёлыг илэрхийлэх хэрэгсэл болгон оффисын хэрэглэгдэхүүнийг ашиглах болсон. Компанийн лого бүхий дэвтэр, үзэг, аяга зэрэг нь ажилтнуудад харьяалагдах мэдрэмжийг төрүүлж, харилцагчдад мэргэжлийн сэтгэгдэл төрүүлдэг. Энэ бүхэн нийлээд орчин үеийн оффисын цогц дүр төрхийг бий болгодог.
Эргономик тавилга: Эрүүл мэнд ба бүтээмжийн үндэс
Эргономик тавилга нь хүний биеийн бүтцэд тохирсон загвартай бөгөөд удаан хугацаагаар суух үеийн ачааллыг бууруулж, эрүүл мэндийг хамгаалдаг.
Орчин үеийн хэрэглэгдэхүүн дотроос хамгийн чухал хөрөнгө оруулалт бол эргономик тавилга юм. Хүний биеийн анатомийн онцлогт тохируулан бүтээгдсэн сандал нь нурууны доод хэсгийг дэмжиж, суултаас үүдэлтэй өвдөлтийг багасгадаг. Сайн чанарын эргономик сандал нь толгойны түшлэг, гарын түшлэг, суудлын өндөр болон налууг тохируулах боломжтой байх ёстой.
Өндөр нь тохируулгддаг ширээ (Standing desk) нь сүүлийн үед оффисуудад өргөнөөр нэвтэрч байна. Ажилтнууд өдрийн турш сууж болон зогсож ажиллах боломжтой болсноор цусны эргэлт сайжирч, ядрах нь багасдаг. Энэ төрлийн ширээ нь цахилгаан мотортой эсвэл механик удирдлагатай байж болох бөгөөд ажлын хэв маягийг эрс өөрчилдөг.
Мониторын гар (Monitor arm) нь дэлгэцийг нүдний түвшинд зөв байрлуулахад тусалдаг чухал хэрэгсэл юм. Дэлгэц хэт доор эсвэл дээр байрлах нь хүзүү хөших, нүд ядрах шалтгаан болдог. Мониторын гар ашигласнаар ширээн дээрх зайг хэмнэхээс гадна эрүүл мэндэд эерэг нөлөө үзүүлдэг.
Хөлийн гишгүүр (Footrest) нь ихэнхдээ орхигддог боловч чухал ач холбогдолтой. Хөлөө зөв байрлалд байлгах нь нурууны ачааллыг бууруулж, цусны эргэлтийг чөлөөтэй байлгахад тусалдаг. Ялангуяа намхан нуруутай хүмүүст энэ хэрэгсэл нэн шаардлагатай байдаг.
Гэрэлтүүлэг бол эргономикийн салшгүй хэсэг юм. Байгалийн гэрэл хангалтгүй үед нүдний ядаргааг багасгах зориулалттай LED ширээний гэрлүүд чухал үүрэгтэй. Гэрлийн өнгө, тод бүдгэрэх тохиргоо нь ажилтны төвлөрөлд шууд нөлөөлдөг.
Эдгээр эргономик шийдлүүдийг цогцоор нь нэвтрүүлэх нь ажилтнуудын өвчлөлийн чөлөөг багасгаж, урт хугацаанд байгууллагад эдийн засгийн хэмнэлт авчирдаг. Эрүүл ажилтан бол хамгийн бүтээмжтэй ажилтан гэдгийг мартаж болохгүй.
Технологийн тоног төхөөрөмж ба дагалдах хэрэгсэл
Өндөр хүчин чадалтай компьютер, чанартай дэлгэц, утасгүй холболтын төхөөрөмжүүд нь ажлын урсгалыг тасалдалгүй явуулах гол нөхцөл юм.
Технологийн дэвшил нь орчин үеийн хэрэглэгдэхүүн жагсаалтыг байнга шинэчилж байна. Суурин компьютерээс илүүтэйгээр өндөр хүчин чадалтай зөөврийн компьютерууд (Laptop) давамгайлах болсон нь ажилтнуудад хөдөлгөөнт байдлыг олгодог. Гэсэн хэдий ч оффис дээр ажиллах үед тав тухыг хангахын тулд ‘Docking station’ буюу олон үйлдэлт холбогч төхөөрөмжүүд зайлшгүй шаардлагатай.
Хос дэлгэц эсвэл хэт өргөн (Ultrawide) дэлгэц ашиглах нь олон цонх зэрэг нээж ажилладаг мэргэжилтнүүдийн бүтээмжийг 30-40% нэмэгдүүлдэг гэсэн судалгаа бий. График дизайнер, санхүүч, програмистуудын хувьд өнгөний нарийвчлал өндөртэй, нүд хамгаалах технологитой дэлгэц сонгох нь чухал.
Утасгүй технологиуд оффисын хэрэглэгдэхүүүн ширээг кабелийн замбараагүй байдлаас аварч байна. Утасгүй хулгана, гар, чихэвч зэрэг нь хэрэглэхэд хялбар бөгөөд цэвэрхэн орчинг бүрдүүлдэг. Ялангуяа дуу чимээ тусгаарлагчтай (Noise-canceling) чихэвч нь нээлттэй оффисын орчинд төвлөрч ажиллахад хамгийн хэрэгтэй зүйлсийн нэг юм.
Видео хурлын төхөөрөмжүүд цар тахлын дараах үед стандарт хэрэглээ болсон. Өндөр нягтралтай вэб камер, 360 градусын микрофон, ухаалаг спикерүүд нь зайнаас ажиллаж буй багийн гишүүд болон харилцагчидтай саадгүй харилцах боломжийг олгодог.
Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах үүднээс бичиг баримт устгагч (Shredder), гадаад хатуу диск, хурууны хээ уншигч зэрэг төхөөрөмжүүд ч оффисын чухал хэсэг хэвээр байна. Технологийн найдвартай байдал нь бизнесийн тасралтгүй үйл ажиллагааны баталгаа юм.
Эцэст нь, цахилгаан тэжээлийн менежмент буюу ухаалаг залгуур, утасгүй цэнэглэгч, UPS (Тасралтгүй тэжээл үүсгүүр) зэрэг нь үнэтэй тоног төхөөрөмжийг хамгаалах, ажлыг гэнэтийн эрсдэлээс сэргийлэхэд тусалдаг.
Бичиг хэргийн ухаалаг зохион байгуулалт
Дижитал эрин үед ч чанартай бичиг хэргийн бараа, зохион байгуулалтын хэрэгслүүд нь санаагаа буулгах, ажлаа төлөвлөхөд чухал үүрэгтэй хэвээр байна.
Хэдийгээр бид дижитал эрин зуунд амьдарч байгаа ч уламжлалт бичиг хэргийн зүйлс орчин үеийн хэрэглэгдэхүүн жагсаалтаас хасагдаагүй байна. Харин ч эсрэгээрээ, чанартай тэмдэглэлийн дэвтэр, тансаг зэрэглэлийн үзэг зэрэг нь сэтгэлгээг цэгцлэх, бүтээлч санааг буулгах чухал хэрэгсэл хэвээр байна. Moleskine эсвэл Leuchtturm1917 зэрэг брэндийн дэвтрүүд нь оффисын соёлын нэг хэсэг болжээ.
Ширээний зохион байгуулагч (Desk organizer) нь эмх цэгцтэй байдлыг хангахад тусалдаг. Үзэг, харандаа, цаасны хавчаар, наалддаг тэмдэглэл зэргийг зориулалтын саванд байрлуулах нь ажлын байрыг цэвэрхэн харагдуулахаас гадна хэрэгтэй зүйлээ хурдан олоход тусалдаг. Минималист загвартай зохион байгуулагчид сүүлийн үед тренд болж байна.
Самбар (Whiteboard) бол багийн хамтын ажиллагааны төв цэг юм. Шилэн самбар эсвэл ухаалаг интерактив самбарууд нь санаа бодлоо солилцох, төлөвлөгөө гаргах, brainstorming хийхэд хамгийн тохиромжтой. Зөөврийн жижиг самбарууд ч хувийн хэрэглээнд түгээмэл болж байна.
Файлын систем ба хадгалалт нь цаасгүй оффис руу шилжиж байгаа ч чухал гэрээ, баримт бичгүүдийг хадгалахад хэрэгтэй хэвээр байна. Өнгөөр ялгасан хавтас, шошго наагч машин (Label maker) ашиглах нь архивын ажлыг хөнгөвчилдөг.
Наалддаг тэмдэглэл (Sticky notes) нь энгийн боловч хамгийн үр дүнтэй хэрэгслүүдийн нэг юм. Kanban самбар үүсгэх, сануулга бичих, санаагаа ангилах зэрэгт өнгө өнгийн наалддаг цааснууд орлуулашгүй үүрэгтэй.
Бичиг хэргийн барааг сонгохдоо чанарыг эрхэмлэх нь чухал. Сайн чанарын цаас, тод гардаг маркер, бат бөх үдээсний машин зэрэг нь өдөр тутмын ажлын бухимдлыг багасгаж, ажлын урсгалыг жигд явуулахад тусалдаг.
Оффисын тав тух ба ахуйн хэрэглээ
Ажилтнуудын сэтгэл ханамжийг нэмэгдүүлэхийн тулд кофены булан, агаар цэвэршүүлэгч, амралтын хэсгийн тохижилт зэрэг ахуйн тав тухыг хангах хэрэгтэй.
Орчин үеийн оффис нь зөвхөн ажиллах газар биш, амьдрах орчин болсон. Тиймээс ахуйн болон тав тухын хэрэглэгдэхүүнүүд чухал байр суурь эзэлдэг. Сайн чанарын кофе машин бол оффисын ‘зүрх’ юм. Ажилтнууд кофены булан дээр уулзаж, мэдээлэл солилцож, эрч хүчээ сэлбэдэг. Капсултай кофе машин эсвэл бүрэн автомат машинууд оффисын стандарт болж байна.
Агаарын чанар нь сэтгэн бодох чадварт шууд нөлөөлдөг. Агаар цэвэршүүлэгч, чийгшүүлэгч төхөөрөмжүүд нь оффисын хэрэглэгдэхүүн хуурай, тоостой агаарыг цэвэрлэж, ханиад томуу болон харшлын эрсдэлийг бууруулдаг. Ялангуяа өвлийн улиралд Улаанбаатар хотын оффисуудад эдгээр төхөөрөмж зайлшгүй шаардлагатай.
Амьд ургамал нь оффисын ажилчдад хэрэглэгдэхүүн нь ажил болон ажлын харилцаанд гардаг уур амьсгалыг зөөлрүүлж, стрессийг бууруулдаг. Ногоон ургамал нь нүдний ядаргааг тайлж, агаарыг хүчилтөрөгчөөр хангадаг. Арчилгаа бага шаарддаг ургамлуудыг сонгож, оффисын өнцөг булан бүрт байрлуулах нь зүйтэй.
Гал тогоо болон амралтын өрөөний хэрэгслүүд ч жагсаалтад багтана. Богино долгионы зуух, хөргөгч, аяга таваг угаагч зэрэг нь ажилтнуудын өдрийн хоолны асуудлыг шийдэхэд тусалдаг. Эрүүл хүнс, хөнгөн зуушаар хангах нь ажилтнуудаа халамжилж буйн илрэл юм.
Хувийн эд зүйлс хадгалах шүүгээ (Locker) нь нээлттэй оффисын орчинд ажилтнуудад хувийн орон зайг мэдрүүлдэг. Спорт хувцас, цүнх, гадуур хувцсаа найдвартай газар хадгалах нь сэтгэл санааны амар амгалан байдалд нөлөөлдөг.
Ариун цэврийн болон цэвэрлэгээний бүтээгдэхүүнүүд, гар ариутгагч, нойтон салфетка зэрэг нь эрүүл ахуйн стандартыг сахихад чухал. Цэвэрхэн, таатай үнэртэй оффис нь мэргэжлийн түвшинг илтгэдэг.
Програм хангамж ба дижитал хэрэгслүүд
Биет хэрэглэгдэхүүнээс гадна төслийн удирдлага, харилцаа холбоо, үүлэн хадгалах үйлчилгээ зэрэг дижитал хэрэгслүүд нь орчин үеийн оффисын салшгүй хэсэг юм.
Орчин үеийн оффисын хүмүүс өөрийн ажиллаж байгаа ажилдаа хэрэглэж байгаа хэрэглэгдэхүүн гэдэгт нь зөвхөн биет зүйлс орохгүй, програм хангамжууд ч багтана. Төслийн удирдлагын програмууд (Asana, Trello, Jira) нь багийн ажлыг хуваарилах, явцыг хянах, хугацааг баримтлахад гол үүрэг гүйцэтгэдэг. Эдгээр хэрэгсэлгүйгээр орчин үеийн нарийн төвөгтэй төслүүдийг удирдах боломжгүй юм.
Харилцаа холбооны аппликейшнууд (Slack, Microsoft Teams, Google Chat) нь и-мэйлийн хэт ачааллыг бууруулж, шуурхай мэдээлэл солилцох боломжийг олгодог. Багаараа чатлах, файл хуваалцах, видео дуудлага хийх зэрэг бүх үйлдлийг нэг дороос хийх нь бүтээмжийг нэмэгдүүлдэг.
Үүлэн хадгалах үйлчилгээ (Google Drive, Dropbox, OneDrive) нь бичиг баримтыг хаанаас ч хандах боломжтой болгож, цаасан архивыг халж байна. Файлын хувилбарыг хянах, хамтран засварлах боломжууд нь багийн хамтын ажиллагааг шинэ түвшинд гаргасан.
Цаг бүртгэл болон бүтээмжийн хэрэгслүүд нь ажилтнуудад өөрсдийн цагаа хэрхэн зарцуулж байгааг хянах, анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тусалдаг. Pomodoro техник ашигладаг аппликейшнууд эсвэл вэбсайт хаагч програмууд нь анхаарал сарнихаас сэргийлдэг.
Дизайн болон бүтээлч ажлын програмууд (Adobe Creative Cloud, Canva) нь маркетингийн материал бэлтгэх, танилцуулга хийхэд энгийн ажилтнуудад ч хэрэгтэй болж байна. Мэргэжлийн түвшний контент бүтээх хэрэгслүүд оффис бүрт шаардлагатай болсон.
Кибер аюулгүй байдлын програмууд (Antivirus, VPN, Password Manager) нь компанийн үнэт мэдээллийг хамгаалахад чухал. Дижитал орчинд ажиллаж буй үед аюулгүй байдал бол нэн тэргүүний асуудал юм.
Оффисын хэрэглэгдэхүүн худалдан авах зөвлөмж
Хэрэгцээгээ зөв тодорхойлж, чанарыг үнээс дээгүүр тавьж, найдвартай ханган нийлүүлэгчийг сонгох нь ухаалаг худалдан авалтын үндэс юм.
Орчин үеийн оффисын хэрэглээнд хамгийн их хэрэглэгддэг хэрэглэгдэхүүн худалдан авахдаа төсөв болон чанарын тэнцвэрийг хадгалах нь чухал. Хамгийн хямд сонголт нь ихэнхдээ урт хугацаанд илүү их зардал гаргадаг (эвдрэх, солих, ажилтны бүтээмж буурах гэх мэт). Тиймээс ‘Cost per use’ буюу нэг удаагийн хэрэглээний өртгийг тооцож үзэх хэрэгтэй.
Ажилтнуудын санал хүсэлтийг сонсох нь зөв сонголт хийхэд тусална. Тэдэнд яг юу хэрэгтэй байгаа, ямар хэрэгсэл ажлыг нь хөнгөвчлөх талаар судалгаа явуулах нь үр дүнтэй. Хэрэглэхгүй үнэтэй төхөөрөмж худалдаж авах нь мөнгө үрсэн хэрэг болно.
Нийлүүлэгчээ зөв сонгох нь чухал. Shogol.mn зэрэг найдвартай, өргөн сонголттой, хүргэлтийн үйлчилгээтэй дэлгүүрүүдтэй хамтран ажиллах нь цаг хугацаа хэмнэж, баталгаат бүтээгдэхүүн авах боломжийг олгодог. Байнгын харилцагчийн хөнгөлөлт, урамшуулал ч санхүүд хэмнэлттэй.
Брэндэд хэт туйлшрах хэрэггүй ч, баталгаатай брэндүүд чанарын баталгаа болдог. Техник технологийн хувьд Dell, HP, Apple, Logitech, бичиг хэргийн хувьд Deli, 3M зэрэг танигдсан брэндүүд эдэлгээ сайтай байдаг.
Туршилтын журмаар цөөн тоогоор авч үзэх нь эрсдэлийг бууруулна. Жишээ нь, бүх ажилтанд шинэ сандал авахаасаа өмнө нэгийг авч туршиж үзээд, сэтгэл ханамжтай байвал нэмж захиалах нь ухаалаг арга юм.
Байгальд ээлтэй сонголтуудыг дэмжих нь ирээдүйн чиг хандлага. Дахин боловсруулсан материалаар хийсэн бүтээгдэхүүн, эрчим хүчний хэмнэлттэй төхөөрөмж сонгох нь компанийн нэр хүндэд ч эерэгээр нөлөөлнө.
Conclusion & Topic Restatement
Дүгнэж хэлэхэд, орчин үеийн хэрэглэгдэхүүн бол зүгээр нэг эд зүйлсийн цуглуулга биш, харин байгууллагын соёл, ажилтны эрүүл мэнд, бизнесийн амжилтыг тодорхойлогч стратегийн чухал хүчин зүйл юм. Эргономик тавилгаас эхлээд ухаалаг технологи, тав тухтай орчин бүрдүүлэх жижиг хэрэгслүүд хүртэл бүгд нийлж бүтээмжтэй, аз жаргалтай ажлын байрыг бий болгодог. Та өөрийн оффисыг шинэчлэхдээ зөвхөн өнгө үзэмжийг бус, үйл ажиллагааны үр ашиг, хүний хэрэгцээг нэн тэргүүнд тавих хэрэгтэй. Shogol.mn танд дэлхийн жишигт нийцсэн, чанартай, орчин үеийн шийдлүүдийг санал болгож, таны бизнесийн өсөлтөд хувь нэмрээ оруулахад бэлэн байна. Зөв хөрөнгө оруулалт хийж, ажлын байраа ирээдүйн амжилтынхаа бат бөх суурь болгоорой.