Баримт бичиг архивлахын ач холбогдол
Танай байгууллага томрохын хэрээр баримт бичиг архивлах буюу байгууллагын үйл ажиллагааны явцын түүхийг баримт бичгээр хадгалах хэрэгцээ гарна. Байгууллага архивлахдаа хууль эрх зүй, зохицуулалт, төсөв, үйл ажиллагааны болон өмнөх жилүүдийн шаардлагад үндэслэн баримт бичгийг тодорхой хугацаанд хадгалах ёстой байдаг. Баримт бичгийн төрлөөс хамаарч хадгалах хугацаа мөн өөр өөр байж болно.
Шаардлагагүй баримт бичгийг тодорхойлж, хянаж шийдвэрлэн архивлах эсвэл устгах үйл явцыг тогтмол хэрэгжүүлэх хэрэгтэй байдаг. Ингэснээр ажлын байрны эмх цэгц, ажиллах орчинд эерэг нөлөөтэйгөөс гадна чухал бичиг баримтыг чухал бишэс ангилан ялгаж авах чухал давуу талтай. Байгууллагын баримт бичгийг эмх замбараагүй байлгах нь таны болон танай байгууллагын үнэт цаг хугацааг хомслож шаардлагатай үед холбогдох материалыг эрж хайх асуудлууд их тулгардаг. Тиймээс чухалд тооцогдохуйц бичиг баримтуудыг хамгаалахын тулд архивын ажлыг тогтмол хийж байх хэрэгтэй юм. Зөвхөн уламжлалт аргаар архив үүсгэхээс гадна үүлэн технологи ашиглах, дижитал шийдлүүдийг ч мөн давхар ашиглаж явах нь хэрэгтэй байдаг.
Нэмэлт хуулбарыг давхар хадгалж хэвшсэнээр таны баримт бичгийн эх хувийг хамгаалах бас нэг шийдэл байж болох юм.
Баримт бичгийн бүртгэл хөтлөх
Архивлагдсан бичиг баримтад хэн хандаж байгаа бүртгэл, ямар засвар орсон, хэр өөрчлөлт хийгдсэн зэргийг архивлах үйл ажиллагааны хүрээнд тухай бүрд бүртгэл хөтлөх юм. Энэхүү баримт бичиг нь хэн, хэзээ ямар баримт бичигт хандсаныг тодорхой хянахад тусалдаг бөгөөд ил тод, хариуцлагатай байдлыг хангахад тусалдаг. Баримт бичгийн бодлогыг дагаж мөрдөхөд хяналт тавих нь ажил цэгцтэй явагддаг ба байгууллагууд баримт бичгийн тодорхой бодлогыг байгууллагатаа бий болгож мөрдөх хэрэгтэй.
Баримт бичиг архивлах, хянах, удирдах дүрмийг хүн бүр ойлгож байгааг давхар шалгаж ажлаа эрсдэлээс хамгаалаарай. Тууштай байдлыг хадгалах, зөвшөөрөлгүй үйлдлээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд эдгээр бодлогын хэрэгжилтийг тогтмол хянаж баталгаажуулалт, зөвшөөрөл, шифрлэлт зэрэг аюулгүй байдлын найдвартай протоколуудыг хөтөлж хэрэгжүүлээрэй. Ингэснээр хандалтын хяналт нь хэн баримтыг үзэх, өөрчлөх, устгахыг хязгаарладаг.
Баримт бичиг архивлах ажлыг хялбаршуулах
Танд зориулан баримт бичгээ хэрхэн хурдан хугацаанд эмх цэгцтэй архивлахад туслах баримт бичгийг архивлах зориулалтын машинуудын талаарх зөвлөгөөг хүргэе. Та баримт бичигт нүх гаргаж, өрөмдөх шаардлагатай (жишээ нь, хавтаслах) зорилготой бол зориулалтын тусгай цоолж, өрөмдөх машин ашиглах талаар бодож үзээрэй.
Эдгээр машинууд нь гар ажиллагаатай харьцуулахад өндөр үр ашигтай, нарийвчлалтай, цаг хугацаа хэмнэдэг.
Баримт бичгийг цэгцлэх, архивлах нь мэдээлэл олж авах, стандартыг дагаж мөрдөх, нийт бүтээмжийг сайжруулахад чухал хувь нэмэр оруулдаг гэдгийг ойлгох нь чухал.
Баримт бичгийн өрөмдлөгийн машинууд нь нүхийг нарийн, жигд хэмтэй тууштай байрлуулах боломжийг олгодог ба бэхлэх, нүхлэх, нарийвчлалтай жигд байдлыг бий болгож чаддаг. Энэ нарийвчлал нь их хэмжээний баримт бичигтэй ажиллахад таны ажлыг хөнгөвчлөх зориулалттай. Баримт бичгийн өрөмдлөгийн машин ашиглах нь гараар цоолохтой харьцуулахад асар их цаг хэмнэдэг ба хэд хэдэн хуудсыг нэгэн зэрэг өрөмдөж, үйл явцыг хялбарчлах боломжтой. Баримт бичгийг байнга боловсруулдаг бизнес эсвэл албан байгууллагуудын хувьд цаг хугацаа хэмнэдэг энэ функц нь цаг хугацаа ажлын бүтээмжийн хувьд үнэлж баршгүй үнэ цэнтэй хөрөнгө оруулалт болно.
Баримт бичгийн өрөм нь янз бүрийн хэмжээтэй, зузаан цаасыг цоолж өрөмдөх чадвартай бөгөөд зарим загварууд нь нүхний диаметр болон зайг тохируулан хэрэглэх боломжтой байдгаараа ялгаатай байдаг. Та стандарт бичгийн хэмжээтэй цаас эсвэл тусгай форматтай ажиллаж байгаа эсэхээс үл хамааран баримт бичгийн өрөмдлөгийн машин нь таны хэрэгцээнд нийцсэн үйлдлүүдтэй тул өрөмдлөгийн тохиргоог хүссэнээрээ үүсгэж болно. Жишээлбэл, та цагариган холбогчийг хоёр цооног эсвэл стандарт хавтсанд гурван цооног өрөмдөж болно. Тохируулга нь таны баримт бичиг болон сонгосон файлын системд бүрэн нийцэх боломжийг олгодог.
Гараар нүхлэх нь бугуйнд хэт их ачаалал өгдөг ба чангалах, үдэх зэрэгт ялангуяа том цаастай харьцах үед их хэцүү байдаг Өрөмдлөгийн машин нь биеийн хүчин чармайлтыг багасгаж, үйлдлээрээ хэд дахин илүүг хийж, ядрахгүйгээр тав тухтай ажиллах, бүтээмжээ хурдтай сайжруулах сайхан боломжийг танд өгөх болно.
Баримт бичиг үдэгч нь цаасыг урж, гэмтээхгүйгээр маш цэвэрхэн цоолбор нүх гаргадаг. Үр дүн нь мэргэжлийн чанартай баримт бичиг үдэлт байх болно Цэвэрхэн өрөмдсөн нүх нь тайлан, танилцуулга болон бусад материалын ерөнхий дүр төрхийг сайжруулж. илүү удаан хадгалах нөхцөлийг бүрдүүлдэг. Орчин үеийн баримт бичиг үдэгч машинууд нь ослоос урьдчилан сэргийлэх хамгаалалт, бамбай зэрэг аюулгүй байдлын хэрэгслүүдтэй байдаг ба аюулгүй байдлын арга хэмжээ авсан гэдгийг мэдсэн та машинууд дээр итгэл төгс ажиллах боломжтой.
Хүчин чадал, нүхний хэмжээ, ашиглахад хялбар зэрэг хүчин зүйлсийг харгалзан өөрийн шаардлагад нийцсэн баримт бичгийн өрөмдлөгийн машин сонгохоо бүү мартаарай.
Баримт бичиг архивлах ажлын цаг заваа хэмнэн зохион байгуулалт эмх цэгцтэй ажилладаг байгууллагууддаа баяр хүргэе!