Архивын баримт
үдэж архивлахын ач холбогдол
Архивын баримтыг стандартын дагуу үдэж, хадгалах нь ямар ач холбогдолтой вэ?
Архивын баримтыг зөв зохион байгуулж, стандартын дагуу үдэж, хадгалах нь байгууллагын үйл ажиллагааг үр ашигтай болгох, мэдээллийн хүртээмжийг нэмэгдүүлэх, хууль эрх зүйн шаардлагыг хангах, байгууллагын нэр хүндийг хамгаалах зэрэг олон талын ач холбогдолтой. Үүнд:
1. Хуулийн хэрэгжилт хангах
-
- Монгол Улсын Архивын тухай хууль, холбогдох журам, стандартыг мөрдөх
- Төрийн болон хувийн хэвшлийн байгууллагуудын архивын бодлогыг хэрэгжүүлэх боломж бүрдэнэ.
- Баримт бичгийн хадгалалт, аюулгүй байдал сайжрах
- Баримтын хуудас элэгдэх, алга болох эрсдэл багасна.
- Гал, ус, хулгай зэргээс хамгаалах боломжтой
- Байгууллагын мэдээллийн хүртээмж нэмэгдүүлэх
- Архивын баримтыг зөв ангилан, стандартын дагуу хадгалснаар хэрэгцээтэй мэдээллээ түргэн шуурхай олох боломжтой болно.
- Ажилтнуудын ажлын бүтээмжийг нэмэгдүүлнэ.
- Шүүхийн маргаан, аудитын шалгалтад бэлэн байх
- Санхүү, гэрээ хэлцэл, хүний нөөцийн баримтуудыг архивлаж, шаардлагатай үед нотолгоо болгон ашиглах
- Аудит болон эрх бүхий байгууллагын шалгалтад шаардлагатай мэдээллийг хурдан шуурхай гаргаж өгч чадна
Байгууллагууд ямар ямар баримтыг хэдэн жил хадгалах шаардлагатай вэ?
Монгол Улсад архивын баримтын хадгалах хугацааг холбогдох хууль, журмаар тодорхойлсон байдаг. Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлогоос хамаарч баримтыг дараах байдлаар хадгална:
Баримт үдэгч машин ба Шидэт Шоголын туршлага
Баримтыг стандартын дагуу үдэх, хадгалах ажилд баримт үдэгч машин ихээхэн ач холбогдолтой. Энэ төрлийн төхөөрөмжийг ашигласнаар дараах давуу талууд бий болно:
- Цаг хугацаа хэмнэнэ – Олон тооны хуудастай баримтыг хурдан, найдвартай үднэ.
- Үдсэн баримтын бат бөх чанар нэмэгдэнэ – Олон хуудастай баримт урагдахгүй, салж алдагдахгүй.
- Стандартын дагуу үдэх боломж – Төрийн болон байгууллагын архивын стандартын дагуу баримтаа эмх цэгцтэй хадгална.
Бидний туршлагаас харахад:
- Yunguang, Deli брэндийн баримт үдэгч машинууд манай улсад хамгийн өргөн хэрэглэгддэг бөгөөд эдэлгээний хувьд харьцангуй бат бөх, удаан эдэлгээтэй байдаг.
- Архивын баримт ихтэй байгууллагууд 100-200 хуудас үдэх хүчин чадалтай машин ашиглах нь зүйтэй.
- Зарим компаниуд 2-с дээш төрлийн үдэгчийг хослуулан ашиглах нь зүйтэй гэж үздэг.
Тиймээс байгууллага, аж ахуйн нэгжүүд архивын баримтыг стандартын дагуу үдэж хадгалахдаа зөв төхөөрөмжийг сонгох нь чухал юм. Мэргэжлийн баримт үдэгч машин ашигласнаар архивын зохион байгуулалт сайжирч, үйл ажиллагааны үр дүн нэмэгдэх боломжтой.
Байгууллагууд архивын зохион байгуулалтаа сайжруулж, мэргэжлийн баримт үдэгч төхөөрөмж ашигласнаар албан хэрэг хөтлөлтийн үр дүнг сайжруулж чадна.
Шидэт шоголоос санал болгож буй баримт үдэгч машинууд нь Хятад улсын архивын чиглэлээр дагнасан Yunguang болон бичгийн хэрэгслийн Deli брэндийн чанартай машинууд байдаг тул танай архивын ажлыг илүү хялбар, найдвартай гүйцэтгэх боломжтой. Мөн бид дагалдах хэрэгслийн худалдаа болон зөвлөгөө, засварын үйлчилгээ үзүүлэх боломжтой.
